CEVAP: Dosyalanan bir belgenin incelenmesi ya da belgeye ihtiyaç duyulması durumlarında, eğer dosyayı isteyen mahkeme, denetleme kurulu gibi bir merci değilse, belge dosyadan çıkarılmadan kullanılır. Böylelikle hem belgenin kaybolması ve yıpranması önlenebilir hem de incelenecek belgenin ilişkili olduğu diğer belgeler de görülerek incelenebilir.