DOSYALAMA ARŞİVLEME Dersi DOSYALAMA SİSTEMİNİN KURULMASI soru detayı:

PAYLAŞ:

SORU: Etiket hakkında bilgi vererek dosyaların nasıl etiketlenmesi gerektiğini yazınız.


CEVAP: Etiket; dosya açıldığında dosya kimliğine ait bilgilerin yazıldığı yerdir. Birçok dosya tipinde etiket alanı mevcuttur, etiket alanı mevcut olmayan dosyalara kâğıt etiketler yapıştırılabilir. Etiket üzerine dosyanın adı, başlığı, kotu ve içinde bulunan belgelerin konusu fihrist kurallarına göre yazılır. Dosya adı / başlığı 71 belirlenirken dosya başlığının kısa olmasına ve dosya içindeki belgelerin ne olduğunu tam olarak belirtebilecek kadar da açık olmasına dikkat edilmelidir. Dosyalardaki etiketlerin standart hale getirilmesi ve belli bir düzen içerisinde olması önemlidir. Etiketlerdeki yazıların tamamı belirlenmiş bir düzen içerisinde hazırlanarak yazılmalıdır. Örneğin; sadece ilk harfleri büyük yazılan ve dosya içeriğini açık ve anlaşılır ifade eden başlık metinleri ortalanarak etiketlere yazılabilir.