BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi İnsan Kaynakları Yönetiminde Form Kullanımı soru detayı:

CEVAP:

Gerek özel işletmelerde, gerek kamu kurum ve kuruluşlarında oldukça yaygın olarak kullanılan formlar, sayı ve tür olarak çok fazladır. Birçok iş ve
faaliyet alanı, veri toplamak için standart formlar kullanır. Bu formlar çeşitli bildirgeler, raporlar, başvurular, istekler vb. içerebilir. Tipik bir üretim işletmesinde işlemlerin yüzde 75’inin formlar üzerinde yapıldığı tahmin edilmektedir. Hizmet işletmelerinde ise, bu oran yüzde 90’ın üzerine çıkabilmektedir. Bu nedenle bir büro için formların önemi büyüktür.Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. İş başvuru formu, SGK giriş ve çıkış bildirgesi, sağlık raporu, İŞKUR müracaat
formu, aile durum bildirimi, iş sağlığı ve güvenliği çalışma belgesi, hizmet belgesi, diploma, kimlik belgesi, ikametgâh ilmühaberi vb. insan kaynakları
alanında kullanılan form örnekleridir. Dikkat edilirse bu formlar üzerinde sürekli ve değişmez bir takım bilgilerin olduğu görülür. Örneğin, bir işe başladınız ve kurum tarafından size bir kimlik belgesi verildi. Kimlik belgesinin üzerinde bazı bilgilerin önceden basılı olduğunu; adınız, soyadınız, TC kimlik numaranız, çalıştığınız bölüm, göreviniz gibi size özel bilgilerin bırakılan boşluklara sonradan yazılmış olduğunu görürsünüz. Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan faaliyetlerin
koordinasyonuna rehberlik eden formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak üzerinde çok çeşitli bilgiyi toplayan formlar, rapor niteliğindedir.