BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi İnsan Kaynakları Yönetiminde Form Kullanımı soru detayı:

CEVAP:

İş analizleri sırasında kullanılan anketler:

İş analizi, işletmedeki işler hakkında bilgi toplamak için yapılan çalışmalar bütünüdür. İş analizi işletme içinde yer alan veya yer alacak olan tüm işlerin ayrı
ayrı ve ayrıntılı olarak incelenmesidir. İş analizi işin gereklerini belirleyebilmek, yetkinliklerini belirleyebilmek, iş tanımlarını hazırlayabilmek, çalışma sırasında personel için gerekli olan giyim, kuşam ve donanımı belirleyebilmek ve korunma yöntemlerini saptayabilmek ve çalışma ortamını iyileştirerek personelin işini kolaylaştırabilmek amacıyla yapılır. İş analizi sonucunda iş kimliği, iş gerekleri, görev, yetki ve sorumluluklar ve çalışma koşulları elde edilmektedir (Saruhan ve Yıldız, 2014: 122-123; Barutçugil, 2004: 252). İş analizi yapılırken farklı yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemler tek başlarına olarak ya da birden fazla yöntem bir arada kullanılabilir. Soru formu ya da anket doldurma yöntemi, gözlem ve görüşme bu yöntemler arasındadır. İş analizinde kullanılan anket formları işin ve işi yapan kişinin özelliklerinin belirlenmesine yönelik sorulardan
oluşmaktadır. Anketleri çalışanlar doldurduğundan hızlı, güvenilir ve düşük maliyetli olmaktadır. Anketler çalışma saatlerinin belirli olmadığı veya düzensiz olduğu, gözlem yoluyla analiz yapmanın ya da incelemenin mümkün olmadığı işlerde tercih edilmektedir. Ayrıca anketler iş analizi sürecine katıldıkları için çalışanlarda olumlu etki yaratmaktadır (Saruhan ve Yıldız, 2014:127). İş analizinde anket kullanarak işin temel nitelik ve içeriğine ilişkin bilgiler hızlı, ucuz ve kolay bir şekilde elde edilebilir. Sakıncalı yönü ise anketlerin her zaman
beklenen ilgiyi görmemesi ciddiye alınmaması, soruların gelişigüzel yanıtlanması ya da soruların iyi anlaşılmaması sonucu yanlış bilgilerin verilmesi ve formların hazırlanmasındaki güçlükler olarak sayılabilir (Benligiray, 2017: 72).
İşe alma sırasında kullanılan anketler:

İşe alma, bildiğiniz gibi personel bulma, seçme ve yerleştirme olarak üç ayrı faaliyetle ilgilidir. Bu süreçte işletmenin çalışan ihtiyacını duyurabilmesinde
kullanılan yollardan biri staj uygulamalarıdır. Stajyerler performans değerlendirmeleri sonucunda işletmede sürekli bir pozisyonda da işe alınabilirler. Stajyer performansının değerlendirilmesinde deneme süresi (staj) değerlendirme formu kullanılmaktadır. Bu anket formu genel değerlendirme kriterlerini ve yöneticinin görüşlerini içermektedir. Benzer şekilde seçme sürecinde adayların
değerlendirmesi amacıyla da insan kaynakları uzmanları tarafından ölçek soruları içeren aday görüşmesi değerlendirme formları kullanılmaktadır (Saruhan ve Yıldız, 2014). Adayların seçimi sürecinde bir takım psikometrik teknikler kullanılmaktadır. Bunlardan en yaygın kullanılanlar arasında kişilik envanterleri, ilgi ve yetenek ölçekleri içeren anketler yer almaktadır. İşe alımların yüzde 80’inde kişilik envanterlerinden yararlanılmaktadır. Bu amaçla işle ilgili kişilik bileşenlerini test eden ölçekler geliştirilmektedir. Dürüstlük ve doğruluk, şiddet, stres toleransı, müşteri hizmetini vb. ölçen testler bunun bir örneğidir. Bu
anketler, kriter odaklı meslekle ilgili öznel ölçekler olarak adlandırılmaktadır (Newell, 2005: 167- 168). Bu anketler kişilik ölçekleri içerdiğinden geçerlilik, güvenilirlik ve sonuçların yorumlanması önem arz etmektedir. İnsan kaynakları yöneticileri geçerlilik testinin iş performansını ölçme yetisine odaklanırlar. Bir testin güvenirliği neyi ölçüyorsa onu tutarlı bir şekilde ölçme derecesidir. Anket
yüksek güvenirliğe sahipse, bireyin testten aldığı skorlara daha fazla önem verilebilir. Ancak güvenirliği yüksek olan bir testin, yüksek bir geçerliliği
yoksa işe alma sürecinde bir değeri yoktur (Torrington, Hall ve Taylor, 2005: 148-149).

Eğitim ihtiyacının ve sonuçlarının değerlendirilmesi sırasında kullanılan arketler: İşletmelerde eğitim ihtiyacı genellikle çalışanların performans düzeyleri öngörülen standartları karşılamadığında, değişen koşullar nedeniyle işin gerekleri
değiştiğinde ve işin geçerliliği ya da gerekliliği kalmadığında ya da çalışan işini değiştirdiğinde ortaya çıkmaktadır (Barutçugil, 2004:299). Eğitim uzmanları tarafından eğitim ihtiyacının saptanması için hazırlanan anketler ilgili bölüm yöneticilerine gönderilir ve bu yöneticiler ve/veya bölüm çalışanları tarafından doldurulduktan sonra insan kaynakları departmanına iletilir. Eğitim planlamasında sonuçlar göz önünde bulundurulur (Sabuncugil, 2000:123).
Eğitimin planlanan amaçlara ulaşıp ulaşamadığının, yani yaratılmak istenen bilgi artışının ve davranış değişikliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin değerlendirilmesi gerekir. İstenen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesi için de eğitimi verenlere ve eğitime katılanlara anket uygulanır.

İş değerlemesi sırasında kullanılan anketler:
İş değerlemesi adil ve akılcı bir ücret yapısı için temel sağlamak amacıyla farklı işlerin göreceli değerlerinin karşılaştırılmasında kullanılan yaygın bir yöntemdir. İş değerlemesi, işletme içindeki farklı  işlerin gereklerinin ve koşullarının değerlendirilmesi ile ilgilidir. Genel amacı farklı iş gereklerine farklı oranlarda ödeme yapabilmek için bir temel sağlamaktır. İş değerlemesi yapılırken çeşitli yöntemler kullanılır. Bu yöntemler uygulanırken ilgili kişilerden bilginin standart bir biçimde ve kısa zamanda elde edilebilmesi için anket yönteminden
yararlanılabilir.

Performans değerlendirme sırasında kullanılan
anketler:

Performans, amaçlı ve planlanmış bir etkinliğin gerçekleştirilmesiyle elde edilen sonuçların nicel ya da nitel olarak ölçüm sonucudur. Personelin performansı belirlenen hedefler, yetkinlikler, davranış beklentileri, sahip olunan potansiyel
vb. açısından ölçülür. Personelin performansı hakkında bilgi çeşitli yöntemler kullanılarak elde edilebilir. Bunlar arasında en sık kullanılanı anket yöntemidir. Anket formlarında personelin belirli bir hedefe hangi düzeye ulaştığı, belirli bir tutuma ne kadar sahip olduğu, belirli davranışları hangi düzeyde sıklıkta sergilediği vb. ile ilgili sorular yer alır. Personelin özellikle yetkinlikleriyle ve davranışlarıyla ilgili performansının değerlendirilmesinde hazırlanan formlar sadece yöneticisi tarafından (tek kaynaklı) doldurulabileceği gibi, ilave olarak
kendisi, astları, çalışma ya da ekip arkadaşları, müşterileri vb. tarafından da (çok kaynaklı) doldurulabilir.

Motivasyon, memnuniyet ve bağlılık anketleri:
Her çalışanın ihtiyaçları ve beklentileri farklıdır. İnsanların belli bir işi ve işyerini seçme nedenleri söz konusu ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaktır. Bunlar parayla, sağlanan çeşitli olanaklarla, ilişkilerle, iklimle, sosyal ortamla, fiziksel çalışma koşullarıyla vb. ilgilidir. İşin ve iş yerinin ihtiyaçları ve beklentileri karşılama derecesi çalışanların memnuniyetlerine ve bağlılıklarına yansır. Bu nedenle işletmeler çalışanlarının motivasyon, memnuniyet bağlılık düzeylerini bilmeleri insan kaynakları yönetimiyle ilgili pek çok problemi teşhis etmelerini ve çözmelerini sağlar. Bu, anketlerin kullanımı aracılığıyla gerçekleşir.