BÜRO TEKNOLOJİLERİ Dersi Günümüz Büroları ve Teknoloji soru detayı:

CEVAP:

İş akışının yönetimiyle ilgili olarak dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır (Griffin, 2003):

• İş nesnelerinin (örneğin belgelerin) büro organizasyonu içerisindeki akış güzergahının (rotasının) açık olarak ortaya konması, gerekli durumlarda alternatifler ya da ayrımların belirtilmesi,
• İş akış güzergahındaki (rota) büro çalışanlarına görevlerin atanması, bu atamanın çalışanların işlevlerine, rollerine, iş yüklerine veya yetki düzeylerine göre yapılması,
• Çalışanların yerine getirecekleri görevlerin zaman çizelgesinin; iş yükleri, işlerin önceliği veya gerekli kaynakların mevcudiyeti dikkate alınarak yapılması, çalışanların çizelge konusunda bilgilendirilmesi,
• Toplantı odası, belirli özel donanım gibi kıt kaynakların kullanımına ilişkin zaman çizelgesinin kaynakların hazır olma durumu, kullanım süresi ve önceliğe göre yapılması,
• İş akışının yönetimce takibi ve itina gereken durumlarda uyarılarda bulunulması,
• Geciken işler veya görevli personel olmaması gibi durumlarda sorunun istisnai durum yönergeleri ve genel işletme kuralları çerçevesinde çözülmesi,
• Operasyonel, taktik ve stratejik yönetim için gerekli bilgilerin sağlanması