DOSYALAMA ARŞİVLEME Dersi DOSYALAMA SİSTEMİNİN KURULMASI soru detayı:

PAYLAŞ:

SORU: Klasör hakkında bilgi vererek türlerini, özelliklerini ve dosyalamadaki önemini açıklayınız.


CEVAP: Kalın karton ya da mukavva gibi dayanıklı malzemeden yapılmış ve içerisine dosya konulan araçlardır. Evrak önce dosyaya sonra da klasöre konulabildiği gibi, direk klasör içerisine de konulabilmektedir. Mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi klasör çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör; içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasördür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçimindeki klasörler, kutu klasörler veya arşiv kutuları olarak adlandırılır. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur. Klasörler dosyalama sürecinde en çok önem taşıyan araçlardan biridir. Çünkü dosyalanan belgeler, seçilmiş ve uygulanmakta olan dosyalama sistemi doğrultusunda sınıflarına göre sıralanıp gruplandırılarak klasörlere yerleştirildikten sonra dosya dolaplarındaki yerlerini alırlar. Dolayısı ile doğru klasör seçimi ve doğru etiketleme yöntemiyle dosyaların kaldırıldıktan sonra yeniden bulunması ve kullanıma alınması için kolaylık sağlanabilir.