CEVAP:

Sekreterlerin üstlenmesi gereken temel görev ve sorumluluklar şunlardır:
• Çalıştığı örgütün amaç ve politikalarını öğrenmek, benimsemek ve örgütün bu amaçlara ulaşmasında kendi payına düşen her türlü çabayı göstermek.
• Büroda neyi, neden, ne zaman ve nasıl yapacağının bilincinde olmak ve bunları önceden planlamak.
• Yapılacak günlük işleri planlamak, planı izlemek ve kontrol etmek, gerektiğinde planlarda değişiklik yaparak, neyin, ne zaman yapılacağını önem sırasına göre düzenlemek.
• Yönetici ve çevresinde yer alan kişiler ile oluşturulacak iletişim köprüsünde anahtar görevini başarı ile yerine getirmek.
• Çalıştığı örgütü ve yöneticiyi en iyi şekilde temsil etmek.
• Yöneticinin iş yerinde bulunmadığı durumlarda yönetici varmış gibi çalışmak, işlerin aksamasını önlemek.
• İletişimde aktif olmak. Telefon kayıt formu, not defteri, adres defteri, ajanda gibi iletişimi kolaylaştıracak ve unutmayı engelleyecek hatırlatıcıları kullanmak.
• Gizli tutulması gereken bilgi ve belgeleri saklamak, açığa vurmamak.
• Üzerine düşen tüm görev ve sorumlulukları en iyi şekilde ve zamanında yerine getirmek.
• Yazışmaları (gerektiğinde kendi inisiyatifini kullanarak) yapmak.
• Belge akışını kontrol etmek, dosyalama ve arşivleme tekniklerini kullanarak gerekli belgeleri, gerektiği zaman, tam ve güncel olarak bulunacak şekilde saklamak.
• Telefon görüşmelerini telefon protokolüne uygun olarak gerçekleştirmek ve telefon trafiğini yöneticinin istediği şekilde yönetmek.
• Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, beklenmeyen ziyaretçilere karşı ne yapacağına doğru karar vermek.
• Toplantıları organize etmek.
• Yönetici iş seyahatlerine çıkacaksa ulaşım ve otel rezervasyonlarını yapmak. Randevu ve seyahat programlarını hazırlamak.
• Büro makinelerini ve gerekli olan bilgisayar programlarını kullanmayı öğrenmek; büro donanımlarının satın alma, bakım ve koruma esaslarını bilmek.
• Görevleriyle ilgili her türlü gider için ekonomik önlemler almak.
• Yöneticinin ve kendi bürosunun görünümünü kontrol etmek, düzenlemek.
• İş yaşamında en değerli kaynak olan zamanı etkili kullanmak.