CEVAP:

Sistemde doküman hazırlamada bakış acısı şu şekilde sıralanabilir;
• İşleyişi en kısa şekilde anlatmalı ve gerçekten gerekli bilgileri ihtiva etmelidir. Yani işleyiş ile ilgili kısımlar dokümanda yer alırken, ilgisizler dışarıda bırakılmalıdır.
• Doküman sayısı ne az nede çok olmalıdır. Çok sayıda dokümanın hazırlanması ve doldurulması pek mümkün değildir. Az sayıda doküman ise beklenen faydayı temin etmez. Bu koşulda Optimum sayıda doküman ile bir dokümantasyon sistemi kurulmalıdır.
• Doküman, ana ve alt süreçler ile faaliyetlerin doğru biçimde uygulanmasına katkı sağlamalıdır.
• Lüzumsuz tekrarlar olamamalıdır.