CEVAP:

Aramadan önce kod ve numarayı kontrol etmelisiniz. Eğer bir şüpheniz varsa rehbere bakmalısınız. Numaraları dikkatli bir şekilde tuşlayarak, doğru düşmelerine dikkat etmelisiniz. Numaraları çevirirken bir hata yaparsanız, butona basarak, numaraları yeniden çevirmelisiniz. Yanlış bir yeri aradığınızda hiçbir şey demeden telefonu kapatmamalısınız. Eğer yanlış numara çevirdiyseniz, özür dilemeli ve telefonu karşı tarafın yüzüne çarpmadan “Üzgünüm, yanlış numara çevirmişim” deyip, nazikçe kapatmalısınız.

Bağlantı gerçekleştiğinde kimi arıyor olursanız olun önce kendinizi tanıtmalı, sonra kiminle görüşmek istediğinizi söylemelisiniz. Cevaplayan aradığınız kişiyse, kendinizi tanıttıktan sonra görüşme için müsait olup olmadığını sormalısınız. Aradığınız kişi müsait değilse ya da yerinde değilse, yeniden ne zaman arayabileceğinizi öğrenmelisiniz. Mesaj bırakacaksanız, sizi hangi numaradan ve ne zaman yerinizde bulabileceklerini bildirme inceliğini göstermelisiniz.

Aramalarınızda karşınıza telesekreter çıkarsa, bırakacağınız mesaj önceden hazır olmalıdır. Mesajın kısa, basit ve konuya yönelik olmasına özen göstermelisiniz. Uluslararası görüşme yapacaksanız saat farklılıklarını da göz önünde bulundurmalısınız. Telefon görüşmesi için önceden randevulaşmışsanız ve bu randevu talebi sizden gelmişse, size randevuyu veren kişinin verdiği saat dilimleri arasında onu aramalısınız.

Daima

• Aradığınız kişi yerinde değilse, yeniden ne zaman arayabileceğinizi öğrenmelisiniz.

• Karşınıza telesekreter çıkarsa, bırakacağınız kısa mesajı önceden hazırlamalısınız.

• Mesaj bırakacaksanız, sizi ne zaman yerinizde bulabileceklerini belirtmeli veya bulabilmeleri olanaksızsa bunu bildirme inceliğini göstermeli, ben yeniden ararım demelisiniz.

• Aradığınız kişi cevap verdiğinde kim olduğunuzu ve kiminle görüşmek istediğinizi belirtmelisiniz. Eğer sadece makamını biliyor adını bilmiyorsanız elde ederek sonraki aramalarınızda kullanabilmek üzere kaydetmelisiniz.

• Arayan taraf sizseniz, sekreterinize (karşı tarafın sekreteri varsa) ona bağlamasını söylersiniz. Aradığınız kişinin sekreteriyle siz muhatap olursunuz. Eğer sekreteri yoksa siz direk kendiniz ararsınız. Karşı tarafı bekletmeye hakkınız yoktur. Çünkü siz arıyorsunuz.