CEVAP:

“Resmî olsun, özel olsun telefona cevap verirken “efendim” ya da “şube müdürü Ahmet Yıldız” veya “personel şefi Ali Akın, buyurun efendim” veya “Nihal Doğan, buyurun efendim” gibi ifadeler kullanılmalıdır. İş yerinde santral telefonunu açan görevli, önce kurum/kuruluş/işletme adını söylemeli, bir den fazla görevli varsa adını da belirtmelidir. Örneğin “Çağdaş Otel, iyi günler, ben Ayşe, size nasıl yardımcı olabilirim?” demelidir.

Telefon açan kişi kendisini tanıtmamışsa “kimsiniz?” sorusu yerine, “kiminle görüşüyorum?” veya “sizi tanıyabilir miyim lütfen?” ya da arayan kişi tahmin ediliyorsa “Ali Beyle mi görüşüyorum?” ifadeleri kullanılabilir. Arayan kişi adını söylememişse ve bulunulan yerde başka birisi ile görüşmek istiyor da ilgili kişi yoksa telefona cevap veren kişi “kim aradı diyeyim?”, “kimin aradığını sorabilir miyim?” veya “not bırakmak ister misiniz?” ifadelerinden uygun olanını kullanabilir.

Yanlış bir numara arandığında özür dilenmeli, yanlışlıkla arandığı konusunda emin olmak için aranılan numara tekrar edilerek karşı tarafa teyit ettirilmelidir. Örneğin “321 XX XX veya 0596 XX XX’i aramıştım “veya” Nihat Güntürk’le mi görüşüyorum?” denilerek teyit alınabilir. Eğer numara yanlışsa özür dilenmeli; yanlışlıkla aranılan kişi de anlayışlı olmalıdır.