CEVAP:

Telefonda konuşurken daima gülümsemelisiniz. Gülümseyip gülümsemediğinizi anlamak için, arayanın yüzünüzü görmesi gerekmez.

Arayan kişi söylediğinizi tekrar etmenizi isterse bu genellikle anlaşılır biçimde konuşmuyorsunuz anlamına gelir. Konuşan biri sorumuzu veya söylediğimizi anlamadığında, aynı şeyi başka kelimelerle söylemek, ne demek istediğimizi açıklığa kavuşturabilir.

Anlaşılır biçimde konuşmaya gayret etmek, kendinizle ve şirketinizle gurur duyduğunuzu göstermenin bir yöntemidir. Her sözcüğü ayrı ayrı telaffuz etmelisiniz. Siz bu sözcükleri defalarca söylemiş olabilirsiniz, ama arayan kişi belki bunları ilk kez duyuyor olabilir. Bu yüzden anlaşılır biçimde konuşmak için bilinçli bir çaba göstermelisiniz.

Konuşanı aktif olarak dinlemeli, mesajı anlama düzeyinizi kontrol etmelisiniz. Bunu “Anladığıma göre….diyorsunuz. Doğru mu?” gibi bir kalıpla kontrol edebilirsiniz. Mesajı kaydettikten sonra hala karşı taraf konuyu noktalamıyorsa, sinirlenmeden mesajı kaydettiğinizi hatırlatmalısınız. Gerekli durumlarda açıklama veya tekrarları yaparak, “peki efendim, geldiklerinde 42l 65 47 yi aramalarını sağlarım” gibi ikna etmeye çalışmalısınız.

Gelen bir telefonu açtıktan sonra asla odadaki başka bir kişiyle konuşmaya devam etmemelisiniz. Telefon açıkken, büroda başka herhangi bir kişiyle konuşmak gerekiyorsa, telefondaki kişiden izin alınarak bekletmeye almalı ve telefondaki kişinin konuşmaları duymadığından emin olunmalıdır. Hiçbir zaman telefonun gerçekten kapandığından emin olmadan o telefon görüşmesiyle ilgili yorum yapılmamalıdır.

Daima

• Konuşma aktif olarak dinlenilmeli, mesajın anlaşılma derecesi kontrol edilmelidir.

• Evet, elbette, anlıyorum gibi ifadeler kullanılmalıdır.

• Sorular sorulmalıdır.

• Karşı taraf konuyu bir türlü noktalamıyorsa, sinirlenmeden mesajı kaydettiğinizi hatırlatabilirsiniz. Yine de ısrarla konuşmayı sürdürüyorsa “özür dilerim diğer hatta bir başkası beni bekliyor, 10 dakika içinde sizi tekrar arayabilir miyim?” diye izin istenebilir.

• Gerekli durumlarda açıklama veya tekrarlama yapılmalı, “peki efendim, geldiklerinde 42l 65 47 yi aramalarını sağlarım” gibi.

• Tüm dikkat telefon konuşmasına odaklanmalıdır.