CEVAP:

Gündemi Belirlemek beklide toplantı hazırlıklarının en önemli aşlamasıdır.  Gündemin, edinilen bilgilerden ve amaç ve katılımcılardan yola çıkılarak oluşturulmasıdır. Gündem, anahtar katılımcılarla beraber belirlenmelidir. Gündem, toplantıya ilişkin, niçin ne kim ne zaman ve nerede gibi soruların cevabını içerecek şekilde düzenlenmelidir. Gündeme sadece, grubun kendisine ayrılan zaman içinde gerçekçi olarak ele alabilecek tartışma kalemleri dâhil edilmelidir. Gündem maddeleri toplantının enerjik olmasını sağlayacak şekilde sıralandırılmalıdır. Birbiri ile bağlantılı olan konular ardı sıra gelecek şekilde ayarlanmalıdır. Sorunlar türlerine göre ayrılmalı, önce bilgilendirme yapılmalı, ardından kararlar alınmalı ve sorun çözülmelidir. Gündemde karmaşık maddeler yer alıyorsa, bunlar anlaşılabilir hale getirilerek açıklanmalıdır. Toplantıya hoş¸ bir ivme kazandırmak için bir kaç kolay madde toplantının başında ele alınabilir. Zor meseleler, katılımcıların zihninin açık olduğu, en yaratıcı olduğu bir sırada ele alınacak şekilde ayarlanmalıdır. Gündem, hız kazanmak ve önceden katılımcılar bilgilendirilmiş olacağından tartışmaya doğrudan girilmesini sağlayarak, toplantı süresinin etkin kullanılmasını sağlayacağından mutlaka toplantı öncesinde dağıtılmalıdır. Toplantının gündeminde yapısal olarak bir eksiklik var ise, gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır. Eğer gündem saat saat belirlenirse, katılımcıların geç kalması da önlenmiş olur.