CEVAP:

Toplantılarda yönetici asistanının görevleri şöyle sıralanabilir:
• Toplantıdan önce yöneticisiyle görüşerek amaca uygun bir toplantı mekânı ayarlamak,
• Toplantı gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri, saati ve tarihi konularında bilgilendirmek,
• Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak,
• Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak,
• Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak, toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da hazırlamak,
• Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek,
• Toplantı mekânı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek,
• Katılımcıların toplantıda oturacağı yerleri tespit etmek ve isim kartlarını yerleştirmek,
• Toplantı tutanaklarının düzenlenmesi için gerekli hazırlıkları yapmak,
• Toplantının bölünmesine izin vermemek,
• Toplantı sonrasında alınan kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak,
• Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak,
• Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektupları yazmak,
• Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda yardımcı olmak ve toplantıya ait tüm evrakın dosyalanmasını yapmak.