CEVAP:

Yönetici adına randevu verme ilkeleri:
• Yönetici asistanı telefonla randevu talep eden bir kişiyle konuşurken her şeyden önce onun ismini, makamını, temsil ettiği kuruluşu ve hangi konuda ve ne zaman için randevu istediğini öğrenmelidir. Çünkü her randevu konusu için aynı süre verilmez. Bazı konular için 5 dk. görüşme yeterli olabilir bazı konular için 50 dk gerekir.
• Randevular saptanırken kimin, niçin, ne zaman görüşmek istediği ve görüşme yeri de belirlenip, kaydedilmelidir.
• Yönetici ile görüşmek isteyen kişilerin randevu sırasını kim olduklarına göre değil, görüşecekleri konunun önemine göre ayarlamalıdır.
• Yöneticinin seyahate çıkacağı güne veya seyahat dönüşüne randevu verilmemelidir. (Yönetici gitmeden önce seyahatle ilgili hazırlıklar yapar. Aynı zamanda yokluğunda işlerin nasıl yürütüleceği ile ilgili talimatlar verdiği kısa toplantıları olur. Gitmeden tamamlaması gereken işleri olur. Döndüğünde ise yokluğunda birikmiş işler olacaktır. Ayrıca kendisinin yokluğunda neler olduğunu öğreneceği kısa bilgilendirme toplantılarına gereksinim duyacaktır. Dönüşü herhangi bir nedenle aksayabileceğinden randevular tehlikeye girebilir.)
• Bayram arifesi gibi çalışma gününün yarım gün olduğu günlere randevu verilmemelidir. Çalışma saatinin hemen başlangıcına ya da çalışma saati sonuna randevu verilmemelidir.
• Randevuların hepsini peşi sıra dağıtmak yerine gün içine dağıtılmasına özen gösterilmelidir. Randevuların çakışmamasına dikkat edilmelidir.
• Randevulu konuklar adil bir sıra ile içeri alınmalıdır.
• İptal edilen randevu varsa, zaman geçirmeden hemen her iki tarafa da bildirilmelidir. İptal edilen randevu yerine yeni randevu alınıp/verilmelidir (yöneticinin direktifine göre)
• Randevu iptalleri görüşme günü ve saatinden önce gerçekleştirilmelidir.
• Görüşme için hazırlanmış ya da gelmiş kişilere son dakikada görüşmenin gerçekleşemeyeceğini söylemek kaba bir davranıştır.