Değerlendirme, tatbikat sırasında müdahalelerin ve tepkilerin gözlemlenmesi ve kaydedilmesi, katılımcıların performanslarının tatbikat amaçlarıyla kıyaslanması ve güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesidir. Tatbikatı tasarlayan kişilerin tatbikatın hedeflerini yakalayıp yakalamadığını belirlemelerine yarayan bir araçtır.

Tatbikatların asıl amacı afet ve acil durumlarda koordinasyonun sağlanması, gerçekleşebilecek senaryoların tatbik edilmesi, afet sırasında yaşanan ani değişimlere karşı personelin hazırlanması ve plan ve prosedürlerin test edilmesi, güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesine imkan vermektir. Değerlendirme, tatbikatı gerçekleştiren kişiler tarafından kendileri için de kullanılır. Bu sayede ekip kurulumlarını veya paydaş seçimini tekrar gözden geçirme fırsatı bulurlar.

İzleme, tatbikat sırasında sergilenen işlerle ilgili çıktı, etki ve tepkilerin gözlemlenebildiği ve tatbikat süresi boyunca da sürekliliği olan bir süreçtir. İzleme, sayesinde değerlendirme için gerekli olan göstergelere/verilere ait durum bilgileri tespit edilir.

İyi bir değerlendirme,

• Acil durum hareket planlarının, yönetmeliklerinin ve kılavuzlarının geliştirilmesine,
• Acil durum yönetim sisteminde gerekli değişikliklerin yapılmasına,
• Eğitim ve personel eksikliklerinin ortaya çıkmasına,
• Tatbikatın hedeflerini yakalayıp yakalayamadığının anlaşılmasına,
• Gerekli ekipmanın olup olmadığına karar verilmesine,
• Plan ve müdahaleler açısından tatbikatların tekrarlanma sürelerinin belirlenmesine olanak verir.

Başarılı bir değerlendirme için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibidir:

• Değerlendirmede kullanılacak olan izleme göstergelerinin gerçekçi ve doğru olması gerekmektedir.
• Değerlendirme, tatbikatın ölçeğine göre, yeterli sayıda uzman kişiden oluşan değerlendirme ekibi tarafından yapılmalıdır. Ekipte yer alan kişilerin plan ve programlar, senaryo, rol alan oyuncular, ekiplerin imkan ve kapasiteleri ile tatbikattan beklentiler konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekmektedir.
• Tatbikat sırasında karşılaşılan eksiklerin, hata ve sorunların “başarısızlık” olarak değerlendirilmesi gibi bir yaklaşımdan ziyade; geliştirilmesi, değiştirilmesi ve eklenmesi gereken unsurlar olduğu düşünülmelidir. Dolayısıyla değerlendirme ile yeni öneri ve görüşlerin ortaya çıkabileceği unutulmamalıdır.
• Değerlendirme, plan ve prosedürlerdeki işleyen ve işlemeyen yönleri test etmek ve ihtiyaç varsa gerekli düzenlemeleri yapabilmek adına önemli bir basamak olarak düşünülmelidir.

Tatbikat izleme ve değerlendirme aşamasında sıklıkla karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:

• Tatbikat izleme ve değerlendirme sürecinde en çok karşılaşılan sorunlardan birisi gerçekçi izleme ve değerlendirmenin yapılmamasıdır.
• Tatbikatta görev alan katılımcılar, yeteri kadar istekli değillerse çoğu kez tatbikat asıl amacının dışında sadece bir gösteri özelliği taşıyan ve yönetici konumdakiler için sergilenen bir tiyatro olarak kalabilir. Dolayısıyla da tatbikattan beklenen ve amaca uygun olarak gerçekleştirilmesi gereken göstergeler, ikna etmek amacıyla baştan savma ve yanlış veriler üzerine şekillenebilmektedir.
• Değerlendirme yapan kişi/kişiler alana inmeden, uzaktan masa başında, gerçekçi olmayan değerlendirme yapabilirler.
• Gerçekçi ve amaca uygun izleme ve değerlendirme yapılsa bile elde edilen sonuçlar dikkate alınmayabilir.
• Tatbikat sırasında ortaya çıkan hatalar, sorunlar izleme ve değerlendirme aşamasında gizlenebilir.

Tatbikat sürecinin değerlendirme aşaması için, bir değerlendirme ekibinin oluşturulması gerekmektedir. Değerlendirme ekibinde yer alacak kişiler ilgili birimler, paydaş kurum ve kuruluşlar, öğretim elemanları, yerel hizmet grupları, sivil toplum kuruluşları gibi farklı gruplardan katılımcılarla oluşturulabilir.

Tatbikat sırasında değerlendirmecinin rolü; yürütülen müdahaleleri ve oyuncuların aldıkları kararları yakından gözlemlemek ve buna bağlı olarak hazırlanacak raporda tatbikat sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğini saptamaktır.

Tatbikat sırasında değerlendirmeciler tarafından yürütülecek olan özel işler aşağıdaki gibidir:

• Yürütülen tatbikatın gelişimini gözlemlemek. Kayıtlar için genelde değerlendirme formları kullanılır. Bu sürede değerlendirmeci zor kullanmamaya ve açık vermemeye çalışır.
• Tatbikat sırasında hedeflenen amaçların ne denli sağlandığını saptamak. Amaçlar sağlanamadığı takdirde, buna neden olan sorunları belirlemeye çalışmak.
• Oyuncuların kendilerini değil de, yürüttükleri faaliyetleri değerlendirmek. Kötü uygulamaların yanı sıra güzel örnekleri de yakından izlemek.
• Gerçekleştirilmiş olan tatbikat sonrası bununla ilgili olarak afet yöneticisi tarafından hazırlanan raporu, bu raporda yer alan değerlendirmeleri ve önerileri incelemek ve hazırlanan bu raporu kısaca yazılı olarak yorumlayarak tekrar değerlendirmek.

Değerlendirme ekibinin dikkat etmesi gereken hususlar;

• Genel eylemleri en iyi dinleyecek ve görebilecek konumda olunmalı ve tatbikata müdahale edilmemelidir.
• Ayrıntılı not alınmalıdır: Kim, Ne, Nerede, Ne zaman, Neden, Nasıl
• Senaryo başladıktan sonra plan ve uygulamalardan sapmalar olup olmadığına dikkat edilmelidir.
• Zamanlamanın nasıl kullanıldığı takip edilmelidir.
• Senaryo olayları izlenilmeli ve değerlendirilmelidir.
• Komuta ve kontrol ile ilgili gözlemler yapılmalıdır.
• Tatbikat sırasında sergilenen yaratıcı problem çözme kabiliyeti değerlendirilmelidir.
• Oyuncu performanslarını etkileyen planlar veya prosedürler göz önüne alınmalıdır.
• Oyuncu performanslarını etkileyen ekipman sorunları değerlendirilmelidir.

şeklinde sıralanabilir.

Değerlendirme ekip lideri, değerlendirme yöntemlerinden, değerlendirme takımını seçip eğitmekten ve Tatbikat Sonuç Raporu’nu hazırlamaktan sorumludur. Ayrıca değerlendirme ekibini seçmek ve eğitmekle de yükümlüdür. Bu ekibin büyüklüğü ve oluşturulması tatbikatın türüne, karmaşıklığına ve katılabilecek kişi sayısına bağlıdır.

Bu kişilerden beklenen beceriler;

• Değerlendirme konusunda teknik uzmanlık,
• Plana aşina olma,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri,
• Organizasyon becerileri,
• Olaylar ve amaçlar arasındaki ilişkiyi görme becerisi

şeklinde sıralanabilir.

Bu kişilerden beklenen özellikler;

• İnsani ilişkiler, duyarlılık,
• Tarafsız olma,
• Kendi kendini yönlendirebilme,
• Değişen durumlara hızlı uyum sağlama,
• Yardıma istekli olma,
• Dürüstlük ve güvenilirlik: Olayları doğru bir şekilde rapor edip, bilgileri gizli tutma şeklinde sıralanabilir.

Tatbikatın doğru bir şekilde değerlendirilebilmesi için “Tatbikat Değerlendirme Ekibi” tatbikat planına, tatbikat senaryosuna, değerlendirme araçları ve diğer dokümanlara sahip olmalıdır. Gerekli olan bu dokümanlar; tatbikatın amaç ve hedeflerini, tatbikat akışını, kritik eylemleri, tatbikat katılımcılarını ve değerlendirilecek işlevler ve faaliyetleri içermelidir. Değerlendirme ekibi tatbikattan önce eğitime/ toplantıya alınarak tatbikatın amacı ve hedefleri ile katılımcıların ve değerlendirmecilerin rolleri ve sorumlulukları da dahil bilgilendirilmelidir. Ayrıca tatbikat öncesinde yapılan eğitim/toplantıda değerlendirme ekibine;

• Neye bakacağı,
• Ne kaydedileceği,
• Değerlendirme kılavuzlarını veya diğer değerlendirme araçlarını nasıl kullanacağı,
• Verilerin analizini nasıl yapacağı ile ilgili bilgiler verilmelidir.

Değerlendirmeciler, değerlendirme için kullanacakları verileri çeşitli gözlem formları, değerlendirme formları, kontrol listeleri, ses kaydı, video çekimi, fotoğraf, tatbikat senaryosu, tatbikat planı vb. alternatiflerin bazılarını ya da tamamını kullanarak elde edebilirler. Verilerin sağlıklı şekilde toplanabilmesi için gözlemden elde edilen bilgilerin vakit kaybetmeden ilgili formlara ya da kontrol listelerine eklenmesi oldukça önemlidir.

Değerlendirme süreci aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Değerlendirmenin planlanması ve organize edilmesi,
• Tatbikatın gözlemlenmesi verilerin toplanması,
• Verilerin analiz edilmesi,
• Taslak “Tatbikat Sonuç Raporu”nun geliştirilmesi
• Oyunculardan ve değerlendirmecilerden mevcut bilgileri almak için toplantı yapılması,
• Gelişmelerin/iyileştirilmelerin belirlenmesi,
• “Tatbikat Sonuç Raporu”nun tamamlanması,
• İyileştirmelerin takip edilmesi.

Bu aşamada tatbikatın amaç ve hedefleri göz önünde bulundurularak bir değerlendirme planı hazırlanmalıdır. Değerlendirme planı “Kim, Neyi, Nasıl değerlendirecek?” sorularına cevap verecek nitelikte olmalıdır. Neyin ölçüleceği belirledikten sonra değerlendirme için araçlar ve değerlendirme ölçekleri geliştirilmelidir.

Tatbikatın gözlemlenmesi ve verilerin toplanması için 15 dakika önce değerlendirme alanında olunmalıdır. Genel eylemlerin en iyi dinlenebileceği ve görülebileceği konumda yer alarak, tatbikat boyunca ayrıntılı not alınmalıdır. Gözlem sırasında tatbikata müdahale edilmemelidir.

Bu aşamada tatbikat ile ilgili elde edilen veriler analiz edilmelidir. Analiz aşamasında;

• Ne oldu?
• Olması gereken neydi?
• Fark var mı? Neden?
• Farkın etkisi nedir?
• Ne öğrenilmeli?
• Hangi gelişme gerekiyor?
• Ne yapılmalı?

sorularına cevap verilmelidir.

Bu aşamada tatbikat sonrası gerek tatbikatı analiz etmek ve gerekse tüm değerlendirme notlarını karşılaştırarak gözden geçirmek ve “Tatbikat Sonuç Raporu’nu hazırlamak adına toplantılar düzenlenebilir. Toplantıya, ihtiyaca göre ya yalnız değerlendirme ekibi üyeleri katılır ya da fikir alış verişi ve önerileri tartışabilmek adına tatbikat tasarımından sorumlu kişiler ile oyuncular da katılabilir.

Bu aşamada geliştirilmesi ya da iyileştirilmesi gereken noktalar belirlenmeli ve iyileştirmelerin takip edilmesi için bir takvim hazırlanmalıdır.

Bu aşamada hazırlanan takvime göre iyileştirmelerin takip edilmesi gerekmektedir.

Tatbikatın etkinliğine ilişkin belgeler “Tatbikat Sonuç Raporu” şeklinde bellekler daha tazeyken bir iki hafta içinde hazırlanmalıdır.

Tatbikat sonuç raporunun amacı, ileride hazırlanacak tatbikatlar için temel oluşturmak, Acil Durum Eylem Planı’nı geliştirmek ve düzeltmektir.

Raporlar farklı yapıda olabilirler. Küçük çaplı bir tatbikatın raporu, tatbikat katılımcılarına sorulan sorulara verilen yanıtlar ve kısa yorumlardan oluşan kısa bir not şeklinde olabilir. Ancak, büyük tatbikat raporlarının tam ve kesin olması gerekmektedir. Dolayısıyla da daha kapsamlı ve uzun olan bu raporların hazırlanması için değerlendirmecilerin hem verileri analiz etmek hem de başarılı ve aksayan noktaları tespit etmek için toplanması gerekir. Bu sayede tatbikat sırasındaki gözlemler ve diğer tüm veriler irdelenerek “Tatbikat Sonuç Raporu” hazırlanır.

Raporlama tatbikatlar açısından şeffaflık ve sergilenen işlemler açısından hesap verilebilirlik sağladığı için son derece önemlidir. Doğru yapılan raporlama ile yönetsel kararların isabetliliği artırılmış, düzenleyici ve önleyici faaliyetler tespit edilmiş ve sergilenen tatbikata ciddiyet katılmış olacaktır.

Başarılı bir raporlama için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Tatbikat ile ilgili alan uzmanı olmak,
• Tatbikat amaç ve hedeflerini iyi kavramış olmak,
• Değerlendirme verilerini iyi analiz etmek,
• Elde edilen değerlendirme çıktılarını etkili ve doyurucu nitelikte hazırlamak,
• Objektif davranmak,
• Raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak,
• Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek,
• Gereksiz ayrıntılara girmeden amaçlar ve hedefler doğrultusunda raporu sınırlandırmak,
• Açık ve net bir ifade kullanmak, yanlış anlaşılmaya meydan vermemek.

Raporlamada karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:

• Raporda yer alan açıklamaların yetersizliği; “Tatbikat Sonuç Raporu’nda tatbikatın amaç ve hedefleri ile sonuç ve öneriler başlıkları altındaki açıklamalar yetersiz kalabilir. Dolayısıyla amaç ve hedeflerin net olarak ifade edilmesi gerekmektedir.

• Rapor konusunun kapsamı dışına çıkmak ;Rapor hazırlarken konu ile amaç ve hedefler dikkate alınmalı; konu kapsamı dışına çıkılmamalıdır.

• Net ifadelerin kullanılmaması; “Tatbikat Sonuç Raporun’da yer alan ifadeler bilgiyi doğrudan iletmelidir. Dolayısıyla da raporda kesin ve net ifadelere yer verilmelidir.

• Raporları usulen/formaliteden yazmak; Her rapor gerçekleştirilen tatbikata özel olarak, belli standartlar dahilinde ve gerçekçi olarak yeniden oluşturulmalıdır.

Tatbikat Sonuç Raporu’nun içeriği için standart bir rapor biçimi bulunmamaktadır. Bununla birlikte raporda genellikle aşağıdaki başlıklar yer almaktadır:

• Tatbikatın tarihi ve yeri : Bu bölüme tatbikatın gerçekleştirildiği tarih ve tatbikat yeri yazılır.
• Tatbikatın konusu ve amacı : Amaç başlığı altında tatbikatın amacının net bir şekilde ifade edilmesi gerekmektedir.
• Tatbikata katılan kişi/kurum ve kuruluşlar: Tatbikata katılan kişi/kurum ve kuruluşlar bu bölümde belirtilir.
• Tatbikat değerlendirme süreci : Tatbikat değerlendirme sürecinin tüm basamakları için yapılan çalışmalar bu bölümde detaylandırılır.
• Sonuç ve öneriler: Tatbikatla ilgili güçlü ve zayıf yönler, öneri ve değerlendirmeler bu başlık altına yazılır.

İzleme, tatbikat sırasında sergilenen işlerle ilgili çıktı, etki ve tepkilerin gözlemlenebildiği ve tatbikat süresi boyunca da sürekliliği olan bir süreçtir.

Tatbikat değerlendirmenin amacı; kritik görevlerdeki performansların değerlendirilmesi, karşılaşılabilecek güçlükleri görme/tanıma ve iyileştirme için gereken alanları belirleme, hazırlıklı olmayı iyileştirme olarak sıralanabilir.

1. Acil durum hareket planlarının, yönetmeliklerinin ve kılavuzlarının geliştirilmesine,
2. Acil durum yönetim sisteminde gerekli değişikliklerin yapılmasına,
3. Eğitim ve personel eksikliklerinin ortaya çıkmasına,
4. Tatbikatın hedeflerini yakalayıp yakalayamadığının anlaşılmasına,
5. Gerekli ekipmanın olup olmadığına karar verilmesine,
6. Plan ve müdahaleler açısından tatbikatların tekrarlanma sürelerinin belirlenmesine, olanak verir.

1. Değerlendirmede kullanılacak olan izleme göstergelerinin gerçekçi ve doğru olması gerekmektedir.
2. Değerlendirme, tatbikatın ölçeğine göre, yeterli sayıda uzman kişiden oluşan değerlendirme ekibi tarafından yapılmalıdır. Ekipte yer alan kişilerin plan ve programlar, senaryo, rol alan oyuncular, ekiplerin
imkan ve kapasiteleri ile tatbikattan beklentiler konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekmektedir.
3. Tatbikat sırasında karşılaşılan eksiklerin, hata ve sorunların “başarısızlık” olarak değerlendirilmesi gibi bir yaklaşımdan ziyade; geliştirilmesi, değiştirilmesi ve eklenmesi gereken unsurlar olduğu düşünülmelidir. Dolayısıyla değerlendirme ile yeni öneri ve görüşlerin ortaya çıkabileceği unutulmamalıdır.
4. Değerlendirme, plan ve prosedürlerdeki işleyen ve işlemeyen yönleri test etmek ve ihtiyaç varsa gerekli düzenlemeleri yapabilmek adına önemli bir basamak olarak düşünülmelidir.

Tatbikat sırasında değerlendirmecinin rolü; Yürütülen müdahaleleri ve oyuncuların aldıkları kararları yakından gözlemlemek ve buna bağlı olarak hazırlanacak raporda tatbikat sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğini saptamaktır.

• Yürütülen tatbikatın gelişimini gözlemlemek. Kayıtlar için genelde değerlendirme formları kullanılır. Bu sürede değerlendirmeci zor kullanmamaya ve açık vermemeye çalışır.
• Tatbikat sırasında hedeflenen amaçların ne denli sağlandığını saptamak. Amaçlar sağlanamadığı takdirde, buna neden olan sorunları belirlemeye çalışmak.
• Oyuncuların kendilerini değil de, yürüttükleri faaliyetleri değerlendirmek. Kötü uygulamaların yanı sıra güzel örnekleri de yakından izlemek.
• Gerçekleştirilmiş olan tatbikat sonrası bununla ilgili olarak afet yöneticisi tarafından hazırlanan raporu, bu raporda yer alan değerlendirmeleri ve önerileri incelemek ve hazırlanan bu raporu kısaca yazılı olarak yorumlayarak tekrar değerlendirmek

•Genel eylemleri en iyi dinleyecek ve görebilecek konumda olunmalı ve tatbikata müdahale edilmemelidir. 
• Ayrıntılı not alınmalıdır: Kim, Ne, Nerede, Ne zaman, Neden, Nasıl
• Senaryo başladıktan sonra plan ve uygulamalardan sapmalar olup olmadığına dikkat edilmelidir.
• Zamanlamanın nasıl kullanıldığı takip edilmelidir.
• Senaryo olayları izlenilmeli ve değerlendirilmelidir.
• Komuta ve kontrol ile ilgili gözlemler yapılmalıdır.
• Tatbikat sırasında sergilenen yaratıcı problem çözme kabiliyeti değerlendirilmelidir.
• Oyuncu performanslarını etkileyen planlar veya prosedürler göz önüne alınmalıdır.
• Oyuncu performanslarını etkileyen ekipman sorunları değerlendirilmelidir.

Tatbikat ile ilgili elde edilen veriler analiz edilmelidir. Analiz aşamasında;
- Ne oldu?
- Olması gereken neydi?
- Fark var mı? Neden?
- Farkın etkisi nedir?
- Ne öğrenilmeli?
- Hangi gelişme gerekiyor?
- Ne yapılmalı? sorularına cevap verilmelidir.

Tatbikatın etkinliğine ilişkin belgeler “Tatbikat Sonuç Raporu” şeklinde bellekler daha tazeyken en geç
iki hafta içinde hazırlanmalıdır.

Başarılı bir raporlama için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Tatbikat ile ilgili alan uzmanı olmak,
• Tatbikat amaç ve hedeflerini iyi kavramış
olmak,
• Değerlendirme verilerini iyi analiz etmek,
• Elde edilen değerlendirme çıktılarını etkili
ve doyurucu nitelikte hazırlamak,
• Objektif davranmak,
• Raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da
olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut
bir biçimde açıklamak,
• Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek,

Raporlamada karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:
• Raporda yer alan açıklamaların yetersizliği
• Rapor konusunun kapsamı dışına çıkmak
• Net ifadelerin kullanılmaması
• Raporları usulen/formaliteden yazmak

• Değerlendirme konusunda teknik uzmanlık
• Plana aşina olma
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri
• Organizasyon becerileri
• Olaylar ve amaçlar arasındaki ilişkiyi görme becerisi

• İnsani ilişkiler, duyarlılık
• Tarafsız olma
• Kendi kendini yönlendirebilme
• Değişen durumlara hızlı uyum sağlama
• Yardıma istekli olma
• Dürüstlük ve güvenilirlik: Olayları doğru bir şekilde rapor edip, bilgileri gizli tutm

Değerlendirme ekip lideri, değerlendirme yöntemlerinden, değerlendirme takımını seçip eğitmekten ve Tatbikat Sonuç Raporu’nu hazırlamaktan sorumludur.

Değerlendirme katılımcının yargılanması için değil tatbikatı yapanın kendini test etmesi içindir.

Değerlendirmeciler hedeflenen amaçları, tatbikatın senaryosunu ve tatbikatın yürütüleceği yetki alanını çok iyi bilmek zorundadırlar.

Tatbikatta rol alan aktörler ve gözlemciler tarafından doldurulur.

Üstte yer alan Katılımcı Değerlendirme Formu değerlendirme ekibine teslim edilir.

1. Tatbikatın Tarihi ve Yeri
2. Tatbikatın Konusu ve Amacı
3. Tatbikata Katılan Kişi/Kurum ve Kuruluşlar
4. Tatbikatın Değerlendirme Süreci
5. Sonuç ve Öneriler

1. Değerlendirmenin planlanması ve organize edilmesi
2. Tatbikatın gözlemlenmesi ve verilerin toplanması (izleme)
3. Verilerin analiz edilmesi
4. Tatbikat sonrası, taslak “Tatbikat Sonuç Raporu” oluşturulmaya başlanılması
5. Oyunculardan ve değerlendirmecilerden mevcut bilgileri
almak için toplantı yapılması
6. Gelişmelerin/iyileştirmelerin belirlenmesi
7. “Tatbikat Sonuç Raporu”nun tamamlanması
8. İyileştirmelerin takip edilmesi