İş yaşamında zamanı iyi kullanamayan kişiler, belirlenen zamanda işlerini tamamlayamamaları, acil işleri çakıştırmaları gibi nedenlerle bunalırlar. Bunların sonucu olarak daha iyi işler ortaya çıkaramaz ve endişelenerek baskı altına girerler. Genelde
insanlar zamanı iyi kullanamamalarının sebebi olarak telefon, toplantı, ziyaretçi ve erteleme gibi dış sebepleri sayarlar. Fakat sebeplerin çoğunluğu dışarıda değil insanın içindedir.

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Çoğu zaman “etkililik” kavramıyla karıştırılır. Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği
bir performanstır.

Verimlilik, girdi ve çıktı arasındaki farktır. Kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmektir.

Zaman yönetimine gösterilen bu ilginin 4 ana sebebi
vardır, bunlar:
• Hedefler: Bireysel anlamda insanların işlerinde
ulaşmayı umdukları hedeflerin artması. Örgütsel anlamda ise her yıl geçmiş yıla göre daha iyisini başarma hedefleri.
• Çevre: Örgütün ya da insanların çevresi giderek artan şekilde karmaşıklaşmaktadır. Her geçen gün yasal yükümlülükler artmakta, çevre kirliliği ile ilgili yeni programlar ve kontroller getirilmektedir.
• Değişim Hızı: Teknolojinin hızına ayak uydurmak
hem bireylerin hem de örgütlerin kontrol edebileceği sınırlar içinde tutmak gerçekten büyük bir çaba gerektirmektedir.
• Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik
alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır (Yılmaz, 2015).

Planlama yönetim fonksiyonlarının ilki ve en genelidir. Diğer yönetim fonksiyonları planlamanın devamı niteliğindedir. Planlama, en genel anlamda bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır.

Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta
ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun
işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır.

İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçenekten birine başvururlar:
• Bireyler kendi başlarına karar vermeye başlarlar,
• İşletme için fazla mesai ve yan ödemeler
çıkartırlar,
• İşleri kestirmeden ve üstünkörü yaparlar.

İşini doğru yapabilmesi için çalışana yeterli zamanın tanınması gerekir. Yetersiz zaman çalışanların sıkıntıya girmesine neden olur. Ama çok fazla zaman olması da örgütü sıkıntıya sokar. Bunun için yönetici “zaman değerlendirme yöntemini”
kullanmalıdır.

80/20 Kuralının diğer adı Pareta İlkesidir.

• Herhangi bir bireyin önemli başarılarından çoğu, zamanının küçük bir bölümünde ortaya çıkar.
• Başarının % 80’i kullanılan zamanın % 20’sinde üretilir; buna karşılık, harcanan zamanın % 80’i çıktı değerinin sadece % 20’sini verir.

80/20 ilkesini, zamanı kullanmaya uyguladığımızda, yukarıdaki  sonuçlar ortaya çıkmaktadır

Kendini örgütleme; örgütteki en önemli işlevlerinden biri faaliyetleri ve fiziksel kaynakları örgütlemek olan yönetici, bunları etkili şekilde yerine getirebilmek için öncelikle kendisini ve faaliyetlerini örgütleyebilmelidir. Bunun gerçekleşmesi için kullanışlı bir çalışma alanına ve ortamına, düzenli bir masaya ve düzenli okumaya önem vermelidir.

• İşe başlamadan önce iş için gerekli tüm bilgi ve kaynakları topladığından emin olmak.
• Çok acil olmamak kaydıyla hiçbir yeni işin başlanan işe engel olmasına izin vermemek. Bitiremeyeceğini bildiğin bir işe başlamamak.
• Öncelikler listesine mutlaka uymak.
• Zor ve sıkıcı işleri önce, kolay ve zevkli işleri sonra yapmak.
• Her iş için belirli bir bitirme zamanı tespit etmek

Bu yaklaşıma göre, zaman yönetiminin sorun oluşturan yanı, bireyin hayatındaki düzensizliklerdir. Düzensizliğin, baş kaynağı ise bireyin amaçladığı şeyin zamanında gerçekleştirememesi sonucu diğer işlerinin de aksamasıdır. Bu yaklaşımda düzensizliğe gelen, giden evrakları dosyalamak, yapılacak işleri hatırlatmak için bir sistem oluşturmak ve veri tabanı sistemleri ile nesneleri ve insanlar arasındaki ilişkileri düzenlemek çözüm olarak sunulmaktadır

Savaşçı yaklaşım, zamana sahip çıkma amacı doğrultusunda şu teknikleri içerir:
• Kendini yalıtmak: Telesekreter kullanmak,
ev işleri için yardımcı ayarlamak, çalışma
alanı oluşturmak ve gereksiz görüşmeleri
geri çevirmeyi başarmaktır.
• Yalnız kalmak: Çalışma performansını arttırma
adına yoğunlaşmak ve verimli olabilmek
için yalnız çalışma ortamı yaratmaktır.
• Yetki devretmek: Öncelikli ve önemli işleri
yapabilmek için donanımlı personele işleri
devretmektir.

Bu yaklaşım zaman yönetimi konusundaki sorunların çevresel, toplumsal, kültürel ya da psikolojik nedenlere bağlı olarak ortaya çıkabileceğini ve bireyin iç dünyasında sıkıntıya sebep olacağı varsayımına dayanır. Yaklaşımın önerdiği çözüm; zaman yönetimi sorunlarını oluşturan kültürel ve psikolojik yetersizlikleri iyileştirmektir.

• Öncelikleri belirleme ve planlama: Zaman yönetimi içinde en gerekli kavram ve
dikkat edilmesi gereken konudur. Öncelikleri belirleyerek ve bu önceliklere göre işleri planlayarak zaman daha etkin ve verimli kullanılabilir.
• Etkin iletişim: Hem kişilerarası hem de örgüt içinde iletişimin devamlı ve kesintisiz sağlanması bir gerekliliktir.
• Karar verme: Yöneticilerin ve astların kararsız kalmaması gereklidir.
• Yetki devri ve astların zamanını yönetme: Karar mekanizmasının doğru çalışması için yetki devri ve yetkinin devredildiği kişilerin kontrolü gerekmektedir.

• Gereksiz ziyaretçiler,
• Amaçsız toplantılar,
• Kötü iletişim,
• Yetersiz ve yeteneksiz astlar,
• Düzensiz çalışmak,

Gündem, toplantıda görüşülecek konuların bütünüdür. Genelde gündem bir ana
başlık ve alt maddeleri şeklinde sıralanabileceği gibi farklı maddelerden de oluşabilir

Bir konuda sorunların çözümlenmesi için görüş birliğine varmak üzere düzenlenen
toplu tartışmadır.

Toplantının başlamasından az bir zaman önce toplantı görevlisinin toplantıyı yürütme görevi başlamaktadır. Öncelikle toplantı salonu için yönlendirme levhalarının yerlerinin kontrol edilmesi ve salon görevlilerinin veya karşılama görevini yapacak olan kişilerin bilgilendirilmesi gerekir. Gündemin bir kopyası, katılımcılara daha önce gönderilmiş olmasına rağmen, masalara bırakılmalıdır. Toplantıların yürütülmesi sırasında yaşanacak olaylarla ilgili bilgiler, toplantı kuralları başlığı içinde sıralanmıştır.