Envanter kontrolünün önem kazanmasında etken olan faktörlerden biri, üretim tekniğindeki gelişmeler sayesinde mamul miktarında ve çeşitliliğinde meydana gelen artışlardır. İkincisi, işletmelerin sayıca artması ve artan rekabet ile daralan kâr marjlarıyla ağır rekabet koşulları altında hayatta kalmak istemesidir. Üçüncüsü, stok bulundurma ve envanteri kontrol etme zorunluluğunun ekonominin tüm sektörlerinde, bütün işletmeler için ortak bir zorunluluk olması ve sermaye için artan ihtiyaç ve yatırımların artan verimliliğinin, işletmeleri kıt bir kaynak olan çalışma sermayelerini daha rasyonel bir şekilde kullanmaya zorlamasıdır. Ayrıca, üretim sürecinin aksamadan devam edebilmesi, siparişlerin zamanında teslimi ve müşteri memnuniyetinin sağlanabilmesi için envanterde yer alan stok kalemlerinin izlenmesinin, kontrolünün, sipariş ve teslimlerinin uyumlaştırılmasının işletmeler açısından zorunlu hâle getirilmiş olmasıdır. Envanter kontrolünü önemli kılan bir diğer durum ise fire ve bozulmaların önlenmesine yardımcı olmasıdır. Farklı nitelikteki ürünlerin veya varlıkların bozulmadan, kullanım süreleri geçmeden ve birbirlerinden olumsuz etkilenmeden saklanabilmeleri için envanter kontrolü gereklidir. Envanterde yer alan stok kalemlerinin etkin olarak kontrol edilmesi; bozulabilecek ürünlerin, son kullanma tarihi yaklaşan ürünlerin ve teknolojik gelişmelere, modaya bağlı olarak talebi düşecek malların önceden elden çıkarılmalarını mümkün kılacaktır. Bunun yanı sıra, fazla stokları elden çıkararak işletmeleri zarara uğratan ucuz satış gibi işlemlerin oluşmaması için envanter kontrolü önem kazanmıştır.

Envanter kontrolü, işletmenin faaliyet konusunu oluşturan varlıkların sipariş ve satışını uyumlu hâle getirecek şekilde, satış sürecinin ve sipariş miktarının belirlenmesi, bu varlıkların elde bulundurulması sürecinde izlenmesi ve saklama koşullarının organize edilmesidir. Envanter kontrolü, envanter yönetiminin en önemli parçasıdır. Envanter yönetiminin, teknik ve matematiksel yönünü oluşturur. Envanter kontrolü, ortaya koyduğu verilerle aynı zamanda yönetime alacağı kararlarda bir anlamda danışmanlık hizmeti sunar. Envanter kontrolüyle envanterde yer alan stok kalemleriyle ilgili bilgilerin yönetime aktarılmasına ve envanter bulundurma giderleri ile envanter bulundurmanın sağlayabileceği faydaların dengelenerek işletme için optimum envanter miktarının saptanmasına çalışılır. Dolayısıyla envanter kontrolü aynı zamanda envanterde yer alan stok kalemlerinin miktar ve çeşitlerinin, işletmenin tedarik, üretim, satış ve finansman koşullarına göre ekonomik olarak belirlenmesidir. Envanter kontrolü, ekonomik taleplerle karşı karşıya olan bir piyasada, elde tutulan stok miktarının çeşitli şekillerde kontrol edilmesi faaliyetidir.

Envanter kontrolü kapsamında, stok hakkında alınması gereken ilk karar stok miktarının ne olacağıdır. Miktara karar verilmesinden sonra, belirlenen miktar için siparişin ne zaman verileceği hususunda bir diğer kararın alınması gerekmektedir.

İşletmelerde envanter bulundurulmasının temel nedeni, faaliyetlerinin sürdürülebilirliğinin sağlanmasıdır.

Fire; üretim, satış ve dağıtım sürecinde kullanılan maddelerin çeşitli şekillerde (buharlaşma, tozlaşma vb.) fiilen yok olmasıdır. Değerleme açısından fire kavramı, bir malın üretim veya tüketim aşamalarında kendiliğinden oluşan ve başlangıçta miktarı kesin olarak tespit edilemeyen ancak envanter sırasında kayıtlardan ortaya çıkarılabilen azalmaları ifade etmek için kullanılmaktadır.

Üretim tekniğindeki gelişmeler (otomasyon, yığın hâlinde üretim, verimlilik artışları gibi) mamullerin miktar ve çeşit bakımından artmasına, mamul yapılarının karmaşık bir hâle gelmesine sebep olurken diğer taraftan işletmeleri stok problemleriyle karşı karşıya getirmiştir.

Çalışma Sermayesi; bir işletmenin, para, pazarlanabilir taşınır kıymetler, alacaklar ve stoklar gibi kısa süreli varlıklarına yaptığı yatırımı ifade eder. Bir tesisin faaliyete başlayabilmesi ve faaliyetlerini sürdürebilmesi için kullanılan, kısa sürede paraya dönüşme özelliğine sahip varlıklar ve bu amaçla yapılan harcamalardan oluşur. Başka bir deyişle; üretim yapabilmek için madde ve malzemelere, kesintisiz bir satış için stoklara, günlük giderleri karşılayabilmek için nakit değerlere ve müşterileri finanse etmek için alacaklara ayrılan kaynakların toplamıdır.

Envanter kontrolünün asıl amacı, belirli bir stoku elde bulundurmak veya bulundurmamaktan doğan maliyetleri en aza indirmek başka bir deyişle elde stok bulundurmakla doğacak maliyetlerle bulundurmamaktan doğacak kayıplar arasında bir dengenin kurulmasına çalışmaktır. İşletme için üretim ve satış bölümlerinin farklı istek ve beklentilerine cevap verecek stok düzeylerini belirlemek ve envanterde bulundurmaktır. Envanter kontrolünün amaçlarından bir diğeri ise doğru ürünün, doğru zamanda, doğru yerde ve doğru miktarda bulunmasının sağlanmasıdır. Bu nedenle   envanter yönetimi bir taraftan farklı bölümlerin beklentilerini aynı anda karşılayacak çözümler ararken diğer taraftan da stokların ne zaman, hangi yerden, hangi miktarda ve ne şekilde sipariş verilmesi gerektiğini belirlemek durumundadır. Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda işletmelerde envanter kontrolünün amaçları şöyle gibi özetlenebilir:

• Envanter yatırımlarını en aza indirmek,

• Üretimin aksamasını engelleyecek miktarda hammadde ve yarı mamul stoku bulundurmak,

• Etkin bir stok kayıt sistemi kurarak envanter düzeylerinin istenilen sınırlar dahilinde kalmasını sağlamak,

• Sipariş ve envanter bulundurma maliyetlerini en aza indirecek şekilde tedarik işlemlerini düzenleyerek işletmenin ekonomik miktarlarda stok bulundurmasını sağlamak,

• Stok tükenmelerini belirli ve kabul edilebilir bir düzeyde tutarak müşteri beklentilerini karşılamak ve işletmenin rekabet gücünü artırmak.

Etkili bir envanter kontrolünün işletmeye sağlayacağı faydalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Tedarik, üretim ve teslimat faaliyetlerinin etkinliğinin artması ile pazardaki değişmelere uyum yeteneği artar.

• Ürünlerin ve hizmetlerin zamanında tesliminin sağlayarak müşterilerle olan ilişkileri geliştirir.

• Gereksiz malzemelerin envanterde bulundurulması önlenerek önemli oranda maliyet tasarrufu sağlanır.

• Stoksuzluk nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların ve maliyetlerin (üretimin durması, müşteri taleplerinin karşılanamaması vb.) önüne geçilir.

• Envanterde aşırı stok bulundurulması önlenir.

• Çalışma sermayesinin etkin bir biçimde kullanılmasını sağlar.

• İşletmeye gelen malzemeler üzerindeki kontrol eksikliğinden kaynaklanan stok kayıpları önlenir.

• Malzemelerin depolara uygun biçimde stoklanmaları ve sürekli biçimde izlenmeleri nedeniyle bozulma, fire ve benzeri kayıplar en aza indirilir.

• Talep dalgalanmalarının olumsuz etkisi azaltılır.

• Stok kayıtlarının işletmenin bütün bölümlerini (satın alma, üretim, pazarlama, finans, muhasebe) kapsayacak şekilde kullanılmasını sağlar.

• Etkin bir üretim planlaması, ekonomik tedarik süreci, başarılı muhasebe ve mali raporlama sistemi için güvenilir temel oluşturacak bir stok dengesi elde edilir.

Envanter kontrol sistemleri, stok işlemlerinin miktar ve zamanlamasını kontrol etmek için kullanılan, işletmenin envanter düzeyini denetleyen tasarımlardır. Envanter kontrol sistemleri, ne zaman ve ne kadar sipariş verilmesi gerektiğini hesaplayarak, envanter kontrolünün amacına ulaşmasına yardımcı olur. Kapsamlı bir envanter kontrol sistemi; üretim planlama, sermaye bütçeleme, nakit planlama, satış tahminleme gibi bütün planlama ve kontrol faaliyetleri ile sıkı bir koordinasyon içerisinde olmalıdır.

Başlıca iki temel envanter kontrol sistemi vardır. Bunlar; sürekli envanter sistemi (sabit sipariş miktarı sistemi) ve dönemsel envanter sistemi (sabit zaman aralıklı sistem)dir.

Malzeme gereksinim planlaması son ürünler için üretim planlarını içeren imalat kararlarını, hammaddelerin ve parçaların stok seviyelerinin kontrolünü, atölye ve montaj biriminin programlarını düzenleyen bir sistemdir. Sistem, belirli üretim planını gerçekleştirmek için “hangi malzeme?”, “ne zaman?” ve “ne miktarda?” tedarik edilmelidir sorularına cevap arar.

Sabit sipariş miktarı sistemi olarak da adlandırılan sürekli envanter sisteminde, envanterdeki bir stok kalemi belirli bir düzeye düştüğü anda ve hep aynı miktarda yeniden sipariş verilir. Bu sistemde envanterin sürekli izlenmesi söz konusudur. Envantere giren ve envanterden çıkan her stok kalemi kayıt altına alınır. Böylelikle, herhangi bir anda, sayıma gerek olmaksızın sistemdeki stokların miktarı bilinmektedir. Envanter düzeyi önceden hesaplanmış yeniden sipariş verme noktasına düştüğünde yeniden sipariş verilir. Sürekli envanter sisteminde her sipariş zamanında önceden belirlenmiş sabit bir miktar sipariş edilir. Her seferinde eşit büyüklükteki partiler hâlinde sipariş verilmesine karşılık, siparişler arasında geçen süre kullanım hızına bağlı olarak değişkenlik gösterir. Her seferinde hep aynı olan sabit sipariş miktarının düzeyi, toplam envanter maliyetini en aza indirecek biçimde ekonomik sipariş miktarı formülüne göre hesaplanmaktadır.

Sabit zaman aralıklı veya sabit sipariş dönemli envanter sistemi olarak da adlandırılan dönemsel envanter sisteminde iki sipariş arasında geçen zaman sabittir. Başka bir deyişle, siparişler sabit aralıklarla verilir. Dönemsel envanter sistemini kullanan işletmelerde, mevcut envanter düzeyi belli aralıklarla gözden geçirilmekte, istenilen envanter düzeyi belirlenmekte ve belirlenmiş hedef envanter seviyesine ulaşmak için gerekli miktarda sipariş  verilmektedir. Dönemsel envanter sisteminde sipariş dönemleri arasındaki süre sabit iken yapılan siparişlerin miktarı tüketim hızına bağlı olarak değişkenlik göstermektedir. Dönemsel envanter sistemi, genellikle farklı çok sayıda stok kaleminin periyodik esasa göre, rutin ilişki içinde olunan dağıtıcılardan veya bölge depolarından yenilendiği zaman kullanılmaktadır.

Sürekli envanter sistemi ile dönemsel envanter sistemi arasındaki temel farklılık, stok dışı kalmanın önlenmesi için gerekli sürenin uzunluğudur. Sürekli envanter sisteminde, yalnızca tedarik süresince stok dışı kalmaktan korunma ihtiyacı doğmaktadır. Ancak dönemsel envanter sisteminde stok dışı kalmanın önlenmesi, gözden geçirme süresi ve tedarik süresi boyunca gereklidir. Dönemsel envanter sisteminde, siparişler belirli aralıklarla verilmekte ve envanter bir sonraki gözden geçirme zamanına kadar kontrol edilememektedir. İki gözden geçirme dönemi arasında sisteme müdahale edilememesi nedeniyle, bu dönemde ve tedarik süresi boyunca stokların tükenmesi olasılığına karşı bir önlem olarak daha yüksek güvenlik stoku bulundurulması gerekir. Hedef stok düzeyi de bir sonraki gözden geçirme dönemine kadarki süre ile tedarik süresi içinde oluşması beklenen talebi karşılayacak kadar yüksek belirlenmek zorundadır. Bundan dolayı, dönemsel envanter sistemlerinde envanter bulundurma maliyet sürekli envanter sistemlerine kıyasla daha yüksek olacaktır. Envanter bulundurma maliyetlerinin yüksek olması nedeniyle, dönemsel envanter sistemi düşük maliyetli stok kalemlerine sahip işletmeler için daha uygundur. Sürekli envanter sistemi ise bulundurulması gereken ortalama stok düzeylerinin daha düşük olması, yakından izleme olanağının bulunması ve stok tükenmesi durumunda daha hızlı tepki verebilmesi nedeniyle, pahalı ve kritik öneme sahip stoklar için daha uygun bir sistemdir. Sürekli envanter sistemlerinde envanterdeki stok kalemlerinin devamlı olarak izlenmeleri nedeniyle, özellikle talebi büyük ve dalgalı olan stok kalemleri için uygundur. Diğer taraftan, sürekli ve tutarlı kullanımı gerektiren ve tek bir gözden geçirme dönemi kullanılarak siparişleri birleştirilebilecek malzemeler için dönemsel envanter sistemi daha uygun görülmektedir.

Tam zamanında üretim (TZÜ) yaklaşımı, değişik türden müşteri taleplerini daha düşük maliyetle ve daha yüksek kalitede üretim yaparak karşılamaya yönelik olarak ortaya çıkmış bir üretim sistemidir. TZÜ, hammadde alımından üretilen mamullerin dağıtımına, bütün üretim süreci boyunca israfın ortadan kaldırılmasını ifade eden bir üretim felsefesidir.

TZÜ sisteminin iki temel hedefi “sıfır stok” ve ürüne değer ilave etmeyen faaliyetlerin en az düzeye indirilmesini ifade eden “sıfır israf”tır. Başka bir deyişle sistemin asıl amacı üretim sürecindeki maliyetlerin azaltılması yolu ile kuruluşun toplam verimliliğini arttırmaktır.

TZÜ felsefesinin amaçları şu şekilde sıralanabilir:

• Üretimdeki kesintilerin ortadan kaldırılması

• Üretim sisteminin esnekleştirilmesi

• Hazırlık ve üretim zamanlarının azaltılması

• Stokların en aza indirilmesi (Sıfır stok)

• İsrafın yok edilmesi (Sıfır israf)

TZÜ Sisteminin faydaları aşağıda şekilde sıralanabilir:

• Stoklara yapılan yatırım tutarlarının azalması,

• Stokların bulundurma maliyetlerinin azalması,

• Depolama ve üretim alanları için daha az yatırım yapılması,

• Toplam üretim maliyetlerinin azalması,

• Az sayıda ve güvenilir tedarikçilerle uzun dönemli anlaşmalar yapılarak miktar indirimleri sağlanması,

• Tedarikçilerle kurulan yakın ilişkiler sayesinde ihtiyaç duyulan malzemelerin kalitesinin iyileştirilmesi,

• Üretim verimliliğinin artmasından dolayı işçilik maliyetlerinin azalması,

• Kusurlu ürün ve hurda miktarının azalması ve böylece yeniden işleme maliyetlerinin düşmesi,

• Parça bazında az sayıda satıcı ile uzun dönemli anlaşmalar yapılması sayesinde kırtasiye kullanımının ve sipariş verme maliyetlerinin azalması.

Envanter kontrolünde uygulanan belli başlı envanter kontrol yöntemleri; gözle kontrol yöntemi, tek kutu yöntemi, iki kutu yöntemi, barkod yöntemi ve ABC yöntemi olarak sıralanabilir.

Özellikle küçük işletmelerde, depo ve ambardan sorumlu kişiler tarafından uygulanan bir envanter kontrol yöntemidir. Bu yöntemde stoklar deneyimli bir personel tarafından sürekli gözlenmekte ve belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için sipariş verilmektedir. Sipariş verme düzeyi ve miktarına görevli personel karar vermektedir. Uygulanması kolay ve maliyeti düşük olması nedeniyle üretim kapasitesi küçük işletmeler ile orta ölçekli perakendeci işletmelerde gözle kontrol yöntemi yaygın olarak kullanılmaktadır. Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve sipariş miktarının belirlenmesinin kişisel yargıya dayanıyor olması yöntemin en belirgin sakıncasıdır. Bu durum, hata olasılığını artırır.

Tek kutu yönteminde kutu olarak nitelenen yer veya raflar periyodik olarak kontrol edilmekte ve doldurulmaktadır. Bu yönteme örnek olarak süpermarketlerde rafların takibi ile benzin istasyonlarında tankların doldurulması ve fabrikalarda küçük parçaların bulunduğu kutular verilebilir. Bu yöntemde kutu veya raflar periyodik olarak aldığı kadar stokla doldurulmakta dolayısıyla stok giriş ve çıkışı için herhangi bir kayıt yapılmamaktadır. Stoksuzluğa düşme riski çok yüksek olan bu yöntem, gözle kontrol yöntemi gibi uygulaması kolay ve ucuz bir yöntemdir.

Stoklanan madde miktarının az fakat stok çeşidinin fazla olduğu küçük işletmelerde kullanılan iki kutu yönteminde, her stok türü için biri asıl diğeri yedek olmak üzere aynı büyüklükte iki kutu (depo veya bölme) bulunmaktadır. Başlangıçta kutuların her ikisi de bütünüyle doldurulur. Asıl kutudaki stok bittiğinde sipariş verilir ve siparişler gelene kadar oluşan talep yedek kutudan karşılanır. Bu nedenle yedek kutuda tutulan miktar, tedarik süresindeki belirsizlikleri de dikkate alacak şekilde bir sonraki siparişin tedarikine kadar yetecek düzeyde bulunmalıdır. İki kutu yönteminde, sipariş miktarı kutu kapasitesi kadardır. Sipariş zamanı ise kutunun boşaldığı andır. Asıl kutudaki stok bittiğinde sabit miktarda siparişin verildiği bu yöntem, sabit sipariş miktarı sisteminin bir uygulaması olarak ele alınmaktadır.

Bir nesnenin tanımlanması ve o nesneye ilişkin bilgilerin veri tabanına girilerek konum, büyüklük, miktar ve benzeri bilgilerdeki değişimlerin izlenmesi için veri tabanının güncellenmesi işlemlerinin kişiler tarafından gerçekleştirilmesi durumunda hata olma olasılığı ve ihtiyaç duyulan süre büyük ölçüde artmaktadır. Nesnelerin tanımlanması, bilginin sisteme girilmesi ve verilerin izlenmesi işlemlerinde insan yerine teknolojinin kullanılması durumunda ise daha kısa sürede daha doğru kayıtlara ulaşılabilmektedir. Bu teknolojilerden en yaygın olarak kullanılanı barkod uygulamasıdır. Barkod, otomatik kimliklendirmeyi sağlayan optik bir yöntemdir. En basit tanımla barkod, bilgi içeren sembollerden oluşan bir kümedir.

Envanter kontrolünde barkod sisteminin işletmeye sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Envanter sayımı otomatik gerçekleştiği için veri ve bilgi toplanması hızlı, kolay ve hatasız bir biçimde gerçekleştirilir.

• Elde edilen envanter bilgileri bilgisayar ortamında ilgili kişilere hızlı biçimde aktarılır.

• Sürekli bilgi sağladığı için periyodik envanter sayımına olan ihtiyacı azaltır.

• Mal kabulü, sipariş kayıtları, depolama ve sevkiyat işlerinin hızlı ve hatasız yapılmasını sağlar.

• Envantere ilişkin sipariş, sayım, kontrol ve benzeri maliyetlerde azalma sağlar.

• Son kullanma tarih gelen envanter kalemleri için otomatik uyarılarda bulunarak bozulma, çürüme gibi etkenler nedeniyle meydana gelen envanter kayıplarını azaltır.

ABC yöntemi, envanter kontrolünde envanterdeki stok kalemlerinin; kullanım tutarı, kullanım miktarı, kullanım süresi, tedarik süresi, boyutu gibi bir önem ölçüsüne göre sınıflandırılması ilkesine dayanır.

Envanter kontrolü; stok miktar ve çeşitlerinin işletmelerin tedarik, üretim, finansman ve pazarlama olanaklarına göre en rasyonel ve ekonomik bir şekilde belirlenmesi işlemidir.

Envanter kontrolü kapsamında, stok hakkında alınması gereken ilk karar stok miktarının ne olacağıdır. Miktara karar verilmesinden sonra, belirlenen miktar için siparişin ne zaman verileceği hususunda bir diğer kararın alınması gerekmektedir. İşletmenin stok düzeyini düşük tutması, müşteri taleplerinin karşılanamamasına ve dolayısıyla gelir kaybına neden olabilmektedir. Yüksek düzeylerde stok bulundurmak ise işletmeye önemli maliyetler getirmektedir. İşletmelerin envanter bulundurma maliyetlerini en aza indirmesi ve müşteri talebini sürekli olarak karşılayabilmesi için işletme envanterinin etkin olarak kontrol edilmesi gerekmektedir.

Fire; üretim, satış ve dağıtım sürecinde kullanılan maddelerin çeşitli şekillerde (buharlaşma, tozlaşma vb.) fiilen yok olmasıdır. Değerleme açısından fire kavramı, bir malın üretim veya tüketim aşamalarında kendiliğinden oluşan ve başlangıçta miktarı kesin olarak tespit edilemeyen ancak envanter sırasında kayıtlardan ortaya çıkarılabilen azalmaları ifade etmek için kullanılmaktadır.

Envanter kontrolünün önem kazanmasında ve gelişmesinde rol oynayan faktörler;

1. Üretim tekniğindeki gelişmeler
2. İşletmelerin sayıca artması ve büyümesi
3. İşletme sermayesinin daha rasyonel biçimde kullanılma zorunluluğu
4. İşletmelerin zararları

Çalışma Sermayesi; bir işletmenin, para, pazarlanabilir taşınır kıymetler, alacaklar ve stoklar gibi kısa süreli varlıklarına yaptığı yatırımı ifade eder. Bir tesisin faaliyete başlayabilmesi ve faaliyetlerini sürdürebilmesi için kullanılan, kısa sürede paraya dönüşme özelliğine sahip varlıklar ve bu amaçla yapılan harcamalardan oluşur. Başka bir deyişle; üretim yapabilmek için madde ve malzemelere, kesintisiz bir satış için stoklara, günlük giderleri karşılayabilmek için nakit değerlere ve müşterileri finanse etmek için alacaklara ayrılan kaynakların toplamıdır.

İşletmelerde envanter kontrolünün amaçları;

1. Envanter yatırımlarını en aza indirmek,
2. Üretimin aksamasını engelleyecek miktarda hammadde ve yarı mamul stoku bulundurmak,
3. Etkin bir stok kayıt sistemi kurarak envanter düzeylerinin istenilen sınırlar dahilinde kalmasını sağlamak,
4. Sipariş ve envanter bulundurma maliyetlerini en aza indirecek şekilde tedarik işlemlerini düzenleyerek işletmenin ekonomik miktarlarda stok bulundurmasını sağlamak,
5. Stok tükenmelerini belirli ve kabul edilebilir bir düzeyde tutarak müşteri beklentilerini karşılamak ve işletmenin rekabet gücünü artırmak.

Envanterde bulunan stok kalemlerinin izlenmesi ve kontrol edilmesinin işletmelere sağlayacağı faydalar;

1. Tedarik, üretim ve teslimat faaliyetlerinin etkinliğinin artması ile pazardaki değişmelere uyum yeteneği artar.
2. Ürünlerin ve hizmetlerin zamanında tesliminin sağlayarak müşterilerle olan ilişkileri geliştirir. Envanter yatırımlarını en aza indirmek,
3. Gereksiz malzemelerin envanterde bulundurulması önlenerek önemli oranda maliyet tasarrufu sağlanır.
4. Stoksuzluk nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların ve maliyetlerin (üretimin durması, müşteri taleplerinin karşılanamaması vb.) önüne geçilir.
5. Envanterde aşırı stok bulundurulması önlenir.
6. Çalışma sermayesinin etkin bir biçimde kullanılmasını sağlar.
7. İşletmeye gelen malzemeler üzerindeki kontrol eksikliğinden kaynaklanan stok kayıpları önlenir.
8. Malzemelerin depolara uygun biçimde stoklanmaları ve sürekli biçimde izlenmeleri nedeniyle bozulma, fire ve benzeri kayıplar en aza indirilir.
9. Talep dalgalanmalarının olumsuz etkisi azaltılır.
10. Stok kayıtlarının işletmenin bütün bölümlerini (satın alma, üretim, pazarlama, finans, muhasebe) kapsayacak şekilde kullanılmasını sağlar.
11. Etkin bir üretim planlaması, ekonomik tedarik süreci, başarılı muhasebe ve mali raporlama sistemi için güvenilir temel oluşturacak bir stok dengesi elde edilir

Envanter kontrol sistemleri, stok işlemlerinin miktar ve zamanlamasını kontrol etmek için kullanılan, işletmenin envanter düzeyini denetleyen tasarımlardır. Envanter kontrolünden beklenen amaç malzeme gereksinimlerinin “istenilen zamanda”, “istenilen miktarda”, “istenilen yerde” ve “istenilen kalitede” karşılanmasını sağlamaktır. Bu amaca ulaşmak için hangi malzemelerin stoklanacağının belirlenmesi ve ne miktarda stok yapılacağına karar verilmesi gerekir. Envanter kontrol sistemleri, ne zaman ve ne kadar sipariş verilmesi gerektiğini hesaplayarak, envanter kontrolünün amacına ulaşmasına yardımcı olur.

Başlıca iki temel envanter kontrol sistemi vardır. Bunlar; sürekli envanter sistemi (sabit sipariş miktarı sistemi) ve dönemsel envanter sistemi (sabit zaman aralıklı sistem)dir. Ancak bu iki sistemin özelliklerini kullanan minimum-maksimum sistemi gibi melez sistemler de bulunmaktadır. Ayrıca günümüzde envanter kontrolünün çeşitli üretim kontrol sistemleriyle bütünleşmesi sonucu ortaya çıkmış malzeme gereksinim planlaması ve tam zamanında üretim gibi sistemlerde yaygın olarak kullanılmaya başlamıştır.

Malzeme gereksinim planlaması sistemi; son ürünler için üretim planlarını içeren imalat kararlarını, ham maddelerin ve parçaların stok seviyelerinin kontrolünü, atölye ve montaj biriminin programlarını düzenleyen bir sistemdir. Sistem, belirli üretim planını gerçekleştirmek için “hangi malzeme?”, “ne zaman?” ve “ne miktarda?” tedarik edilmelidir sorularına cevap arar.

Sabit sipariş miktarı sistemi olarak da adlandırılan sürekli envanter sisteminde, envanterdeki bir stok kalemi belirli bir düzeye düştüğü anda ve hep aynı miktarda yeniden sipariş verilir. Bu sistemde envanterin sürekli izlenmesi söz konusudur. Envantere giren ve envanterden çıkan her stok kalemi kayıt altına alınır. Böylelikle, herhangi bir anda, sayıma gerek olmaksızın sistemdeki stokların miktarı bilinmektedir. Envanter düzeyi önceden hesaplanmış yeniden sipariş verme noktasına düştüğünde yeniden sipariş verilir.

Sabit zaman aralıklı veya sabit sipariş dönemli envanter sistemi olarak da adlandırılan dönemsel envanter sisteminde iki sipariş arasında geçen zaman sabittir. Başka bir deyişle, siparişler sabit aralıklarla verilir. Dönemsel envanter sistemini kullanan işletmelerde, mevcut envanter düzeyi belli aralıklarla gözden geçirilmekte, istenilen envanter düzeyi belirlenmekte ve belirlenmiş hedef envanter seviyesine ulaşmak için gerekli miktarda sipariş verilmektedir. Örneğin her hafta ya da her ayın sonunda, envanteri arzulanan düzeye getirecek miktarda yeni bir sipariş verilir. Küçük perakendecilerin, eczanelerin, marketlerin ve ofislerin, her hafta veya her ay stoklarını gözden geçirdikten sonra verdikleri siparişler dönemsel envanter sisteminin en tipik örnekleridir.

Tam zamanlı üretim sisteminin amaçları;

• Üretimdeki kesintilerin ortadan kaldırılması
• Üretim sisteminin esnekleştirilmesi
• Hazırlık ve üretim zamanlarının azaltılması
• Stokların en aza indirilmesi (Sıfır stok)
• İsrafın yok edilmesi (Sıfır israf)

Tam zamanlı üretim felsefesinde israfın temel kaynakları;

• Aşırı üretimden kaynaklanan israf,
• Bekleme süresinden kaynaklanan israf,
• Nakliye faaliyetlerinden kaynaklanan israf
• Gereksiz stok bulundurmaktan kaynaklanan israf,
• Üretim işlemi yöntemlerinden kaynaklanan israf,
• Gereksiz hareketlerden kaynaklanan israf,
• Ürün kusurlarından kaynaklanan israf.

Tam zamanında üretim sisteminin faydaları;

• Stoklara yapılan yatırım tutarlarının azalması,
• Stokların bulundurma maliyetlerinin azalması,
• Depolama ve üretim alanları için daha az yatırım yapılması,
• Toplam üretim maliyetlerinin azalması,
• Az sayıda ve güvenilir tedarikçilerle uzun dönemli anlaşmalar yapılarak miktar indirimleri sağlanması,
• Tedarikçilerle kurulan yakın ilişkiler sayesinde ihtiyaç duyulan malzemelerin kalitesinin iyileştirilmesi,
• Üretim verimliliğinin artmasından dolayı işçilik maliyetlerinin azalması,
• Kusurlu ürün ve hurda miktarının azalması ve böylece yeniden işleme maliyetlerinin düşmesi,
• Parça bazında az sayıda satıcı ile uzun dönemli anlaşmalar yapılması sayesinde kırtasiye kullanımının ve sipariş verme maliyetlerinin azalması

Envanter kontrolünde uygulanan belli başlı envanter kontrol yöntemleri;

1. Gözle kontrol yöntemi,
2. Tek kutu yöntemi,
3. İki kutu yöntemi,
4. Barkod yöntemi,
5. ABC yöntemi.

Özellikle küçük işletmelerde, depo ve ambardan sorumlu kişiler tarafından uygulanan bir envanter kontrol yöntemidir. Bu yöntemde stoklar deneyimli bir personel tarafından sürekli gözlenmekte ve belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için sipariş verilmektedir. Sipariş verme düzeyi ve miktarına görevli personel karar vermektedir. Uygulanması kolay ve maliyeti düşük olması nedeniyle üretim kapasitesi küçük işletmeler ile orta ölçekli perakendeci işletmelerde gözle kontrol yöntemi yaygın olarak kullanılmaktadır. Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve sipariş miktarının belirlenmesinin kişisel yargıya dayanıyor olması yöntemin en belirgin sakıncasıdır. Bu durum, hata olasılığını artırır. Bunun yanı sıra, talepteki dalgalanmalar ve tedarik süresindeki değişmeler karşısında gereken önlemlerin alınması gecikebilmektedir.

Tek kutu yönteminde kutu olarak nitelenen yer veya raflar periyodik olarak kontrol edilmekte ve doldurulmaktadır. Bu yönteme örnek olarak süpermarketlerde rafların takibi ile benzin istasyonlarında tankların doldurulması ve fabrikalarda küçük parçaların bulunduğu kutular verilebilir. Bu yöntemde kutu veya raflar periyodik olarak aldığı kadar stokla doldurulmakta dolayısıyla stok giriş ve çıkışı için herhangi bir kayıt yapılmamaktadır. Stoksuzluğa düşme riski çok yüksek olan bu yöntem, gözle kontrol yöntemi gibi uygulaması kolay ve ucuz bir yöntemdir.

Stoklanan madde miktarının az fakat stok çeşidinin fazla olduğu küçük işletmelerde kullanılan iki kutu yönteminde, her stok türü için biri asıl diğeri yedek olmak üzere aynı büyüklükte iki kutu (depo veya bölme) bulunmaktadır. Başlangıçta kutuların her ikisi de bütünüyle doldurulur. Asıl kutudaki stok bittiğinde sipariş verilir ve siparişler gelene kadar oluşan talep yedek kutudan karşılanır. Bu nedenle yedek kutuda tutulan miktar, tedarik süresindeki belirsizlikleri de dikkate alacak şekilde bir sonraki siparişin tedarikine kadar yetecek düzeyde bulunmalıdır.

Bir nesnenin tanımlanması ve o nesneye ilişkin bilgilerin veri tabanına girilerek konum, büyüklük, miktar ve benzeri bilgilerdeki değişimlerin izlenmesi için veri tabanının güncellenmesi işlemlerinin kişiler tarafından gerçekleştirilmesi durumunda hata olma olasılığı ve ihtiyaç duyulan süre büyük ölçüde artmaktadır. Nesnelerin tanımlanması, bilginin sisteme girilmesi ve verilerin izlenmesi işlemlerinde insan yerine teknolojinin kullanılması durumunda ise daha kısa sürede daha doğru kayıtlara ulaşılabilmektedir. Bu teknolojilerden en yaygın olarak kullanılanı barkod uygulamasıdır. Günümüzde, kullanmış olduğumuz ürünlerin hemen hemen hepsinde barkod etiketlerini görmemiz mümkündür. Barkod, kritik verilerin hızlı ve doğru bir biçimde elde edilmesini sağlayan önemli bir araçtır. Barkod uygulaması sayesinde, tedarik zinciri boyunca tüm aşamalarda envanterin tanımlanabilmesi ve takibinin yapılabilmesi mümkün olabilmektedir

Envanter kontrolünde barkod sisteminin işletmeye sağlayacağı yararlar;

• Envanter sayımı otomatik gerçekleştiği için veri ve bilgi toplanması hızlı, kolay ve hatasız bir biçimde gerçekleştirilir.
• Elde edilen envanter bilgileri bilgisayar ortamında ilgili kişilere hızlı biçimde aktarılır.
• Sürekli bilgi sağladığı için periyodik envanter sayımına olan ihtiyacı azaltır.
• Mal kabulu, sipariş kayıtları, depolaam ve sevkiyat işlerinin hızlı ve hatasız yapılmasını sağlar.
• Envantere ilişkin sipariş, sayım, kontrol ve benzeri maliyetlerde azalma sağlar.
• Son kullanma tarih gelen envanter kalemleri için otomatik uyarılarda bulunarak bozulma, çürüme gibi etkenler nedeniyle meydana gelen envanter kayıplarını azaltır

Envanter kontrolünde kullanılan temel yöntemlerden biri olan ABC (Always Better Control-Her Zaman En İyi Kontrol) yönteminin esasını, envanteri oluşturan stok kalemlerinin önem derecelerine göre bir sıraya konulması oluşturur. Bir işletmenin envanterinde genellikle çok sayıda stok kalemi bulunur. Envanterde bulundurulan çeşitli stok kalemlerinin her birinin işletme için önemi; yatırılan fonlar, kâr potansiyeli, satış ve kullanım miktarları açısından farklıdır. Dolayısıyla, bunların her birini aynı yöntemleri izleyerek aynı titizlikle yönetmek ve denetlemek ekonomik açıdan doğru değildir.

ABC yönteminin işletmelere sağladığı avantajlar;

• Envanterde bulunan ve önemli yatırım değerine sahip stok kalemleri üzerinde yakın ve oldukça sıkı bir kontrol sağlar.
• Çalışma sermayesinin daha kârlı yatırım alanlarında kullanılmasına olanak tanır.
• Envanter bulundurma (taşıma) maliyetlerini azaltır.
• Stok kalemlerinin önem derecesine göre sınıflandırılmasını sağlayarak az öneme sahip kalemlerin kontrolü için gereğinden fazla zaman ve kaynak kullanılmasını önler.
• Stok kalemlerinin önem derecesine göre, yeterli emniyet stoku oluşturulmasını mümkün kılar.
• Yüksek stok devir hızı oranlarına ulaşılabilmesine imkân tanır.