Mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğuna veri tabanı denir.

Bilgisayar dosyalarının fiziksel olarak saklandığı sabit disk, usb disk, CD ve DVD gibi veri depolama aygıtlarında kullanılan veri saklama yöntemleridir.

Bu sakıncalar şunlardır;

• Güvenlik
• Erişim hızı
• Veri tekrarı ve veri tutarsızlığı
• Yazılı-veri bağımlılığı
• Yedekleme ve kurtarma

Kullanıcıların veritabanı oluşturmayı ve veritabanını kullanmalarını sağlayan programlar topluluğuna veritabanı yönetim sistemi denir.

• Düz tablo
• Hiyerarşik model
• Ağ modeli
• İlişkisel model
• Çok boyutlu model
• Çok değerli model
• Nesne yönelimi model

Günümüzde yaygın kullanılan yönetim sistemleri IBM DB2, Microsoft SQL server, Oracle, PostgreSQL, My SQL

Gerçek dünya varlıkları sayısal ortamda iki boyutlu tablolarla gösterilir. Bu anlaşılmayı kolaylaştırır.

Tablonun bir satırı ya da diğer bir değişle her bir kaydı, tablonun temsil ettiği varlığın bir nesnesini ifade etmektedir. Tablonun her bir sütunu ya da diğer bir değişle alanı ise “çalışanlar” varlığının özelliklerini etmektedir. Her bir sütun çalışanı tanımlayan Adı, Soyadı, Adresi gibi özellikleri tanımlamaktadır. Varlığı simgeleyen bir tablonun satırları niceliği sütunları ise niteliği ifade etmektedir.

Her bir nesneyi benzersiz olarak tanımlayan bir ya da daha fazla alana birincil anahtar ismi verilir. Örneğin, bir işletmenin her bir çalışana verdiği sicil numarası ya da daha genel bir geçerliliği olan TC kimlik numarası olabilir. İsmi ya da soyadı bir bireyi benzersiz olarak tanımlayamayacağından birincil anahtar olarak kullanılması mümkün değildir.

Bu üç ilişki aşağıdaki şekildedir:

• Bire-bir
• Bire-çok
• Çoka-çok

Bir sistemin veritabanını oluşturmak gerçek dünya varlıklarının veri tabloları halinde organize edilmesi anlamına gelmektedir. İlişkisel bir veritabanının doğru tasarlanması bilgi sistemlerinin başarıya oldukça önemli bir adımdır. Veritabanı tasarımı bir binanın temel inşasına benzetilebilir. Bu nedenle veri modellinin oluşturulması düşünülen sistemin veri yapısı sistematik bir şekilde ortaya konulmalıdır. Veritabanı oluşturulacak sistemin varlıkları, özellikleri ve birbiri ile olan ilişkileri incelenerek kavramsal bir tasarım gerçekleştirilir. Sistemdeki varlıklar, varlıkların özellikleri ve varlıklar arasındaki ilişkiler incelenerek varlık-ilişki diyagramı adı verilen bir yapıda ortaya konur. Diyagramda alan varlık ve özellikler daha sonra uygun bir şekilde tablo ve alanlara dönüştürülürler. 

Dış ortamda yer alan bir kaynaktan (İşlem tablosu, başka bir veritabanı, internet vd.) veriler alınarak, SQL dilinde oluşturulan bir komut dizesi çalıştırılarak ya da veritabanı yönetim sistemi yazılımının sağladığı bir ara-yüzle tablolar oluşturulabilir. Bir tablonun oluşturulması için en az bir alana ihtiyaç vardır.

MS Access de komut satırından “oluştur” veya sekmeler de yer alan “Tablo Tasarımı” düğmesine basılarak veya “Tablo” düğmesi kullanılarak veri girişi esnasında oluşturulur.

• Metin: Karakterlerden oluşan değerler için kullanılan veri türleridir. Depolanacak veriye göre 1 ile 255 karakter arası bir uzunlukla sınırlanabilir.
• Sayı: Sayısal verileri saklamak için kullanılan veri türüdür.
• Para Birimi: Parasal değerleri kaydetmek için kullanılır.
• Evet/Hayır: Sadece iki değerden birini içeren özellikler için kullanılır.
• Tarih/Saat: Tarih ve saat için kullanılan veri türüdür.
• Zengin Metin: Renk ve yazı türlerinin de metinle saklandığı veri türüdür.
• Hesaplanan Alan: Tablodaki diğer alanları kullanarak üretilen bir alandır.
• Ek: Bu veri türündeki bir alana bir resim, hesap tablosu gibi desteklenen belgeleri saklamak için kullanılabilir.
• Köprü: Metin olarak depolanan web sayfası adresi gibi köprü niteliğindeki verileri saklamak için kullanılır.
• Not: 255 karakterden uzun metin dizeleri için not veri türü kullanılır.
• Otomatik Sayı: Otomatik sayı her satırı bir diğerinden farklılaştırmak için her satır için otomatik sayı üreten bir veri biçimidir. Birincil anahtar olarak kullanılabilir.

Access veri alışverişi araçlar Sayfa 116’da Şekil 5.7’de yer alan “Dış Veri” sekmesinde bulunan “Al ve Bağla”, “Ver” ve “Veri Topla” bölmelerinden oluşmaktadır.

• Al ve Bağla: Bu bölmede yer alan araçlar farklı dosya veya veritabanı dosyalarından verinin alınması ya da bağlanması işlevini gerçekleştirirler. Alma işlemi dış ortamdaki bir verinin yeni bir tabloya ya da veri yapısı uygun olan mevcut bir tabloya eklenmesidir. Bağlama ise bir veya fazla tablonun dış veri kaynağında bağlı olarak kullanılmasıdır.
• Ver: Dış ortama verme işlemi, alma işleminden biraz farklıdır; Bunun nedeni, sadece tabloların değil diğer veritabanı nesnelerinin de dışarı aktarılmasının sağlanmasıdır. Bir veri tablosu ya da sorgu içerisinde yer alan veri işlem tablosu dosyasına, metin dosyasına ve diğer veritabanı ortamlarına aktarılabileceği gibi bir form ya da rapor belgesi de bir kelime işlemciye, belge okuyucusuna, internet portalına veya e-posta yöneticisine aktarılabilir.
• Veri Topla: Bir e-posta yönetim yazılımı ile verilerin dağıtılması ve de geri toplanmasını sağlayan yöntemleri içerir.

MS Access yazılımında “Oluştur” sekmesindeki sorgular kısmındaki iki seçenek kullanılarak sorgu oluşturulabilir. “Sorgu tasarımı” düğmesi boş bir sorgu ekranı açarak kullanıcının ilgili tabloları ve alanları seçmesini sağlarken “sorgu sihirbazı” bir sorguyu adım adım ekranlar vasıtasıyla otomatik olarak oluşturur. Sayfa 117 de Şekil 5.8 de sorgunun ilgili görsel verilmiştir.

Özetleme sorguları, birden fazla tablo kullanan sorgular ve sorgu işlevleri.

• < Küçüktür (Fiyat < 100) 
• <= Küçük veya eşit (Fiyat <= 100) 
• <> Eşit değil (Fiyat <> 100) 
• = Eşittir (Ürün = “A ürünü”) 
• > Büyüktür (Fiyat > 100) 
• >= Büyük veya eşittir (Fiyat >= 100) 
• Between Arasında bir değer (Fiyat between 10 and 100) 
• In Listedeki değerler (Fiyat In (100;200;200)) 
• Like Benzer değerler (Ürün Like “A*”: ismi A ile başlayan ürünler)

• Topla (Sum): İlgili sayısal alanın değerlerinin toplanmasını sağlar.
• Ortalama (Avg): Kullanıldığı sayısal alanın ortalamasını sağlar.
• Enaz (Min): Kullanıldığı alanda yer alan değerler kümesinin en küçük değerini seçer.
• Ençok (Max): Kullanıldığı alanda yer alan değerler kümesinin en büyük değerini seçer.
• Say (Count): İlgili alanda yer alan eleman sayısını hesaplar. 
• Stsapma (StDev): İlgili alanın standart sapmasını hesaplar. 
• İlk (First): Alanın ilk değerini döndürür. 
• Son (Last): Alanın son değerini döndürür. 
• Koşul (Where): Bu alanda sadece koşula uyan alanlar ile ilgili sınırlama (kısıtlama) yapılır. Gruplama işlemine dahil edilmez.

Sorgularda kullanılan işlevler;

• Eylem sorguları
• Silme sorguları
• Güncelleme sorguları 
• Ekleme sorguları

Veriyi işlemek üzere kullanılan sorgu türlerine eylem sorgusu adı verilir. Seçme sorguları veri üzerinde herhangi bir değişiklik oluşturmazken eylem sorguları verilerin güncellenmesi, eklenmesi, silinmesi ve oluşturulması gibi veriyi düzenleyen sorgu türüdür.

Silme sorguları tablolardan satır yani kayıt silmek üzere kullanılan eylem sorgularıdır. Seçme sorguları gibi çeşitli kısıtlamalar ve ilişkiler kullanılarak silinecek veri kümesi belirlenir. Silme sorgusu diğer eylem sorguları gibi bir sonuç veri kümesi türetmez.

Güncelleme sorguları adından da anlaşılacağı gibi veri tablolarının istenilen alanlarının düzenlenmesi ile ilgilidir.

Ekleme sorguları bir veya daha fazla tablodan elde edilmiş kayıtları istenilen tabloya ekleyen eylem sorgularıdır. Ekleme sorgularında dikkat edilmesi gereken konu kaynak ve hedef dosya alanlarının birbiri ile uyuşmasıdır.

MS Access gibi küçük ölçekli işletmelerin veri depolama ihtiyaçlarını karşılayan yazılımlar, veriye etkin ulaşımı sağlayacak arayüzlerin tasarlanmasına olanak vermektedir. Form olarak isimlendirilen veri ile çalışmak üzere özel olarak tasarlanmış veritabanı bileşeni, kullanıcıların veriyi yönetmeleri için uygun araçları sunarlar.

Veritabanı formların oluşturulması için farklı seçenekler sunan yazılım kullanıcılara hazır şablonlar sayesinde hızlı ve doğru form tasarımında yardımcı olmaktadır. Komut şeridindeki oluştur sekmesinde yer alan formlar bölümü ile bu bölümdeki form oluşturma şablonları gösterilir. Sekmedeki “Form Tasarımı” ve “Boş Form” seçenekleri kullanıcının formu oluştururken tüm ayrıntıyı kendisinin belirlemesi gerektiği seçeneklerdir. “Form”, “Gezinti” ve “Diğer Formlar” seçenekleri ise kullanıcının seçtiği tablo veya sorgu üzerine istenen şablonun otomatik olarak uygulanarak form oluşturulur.

Formlarda farklı tasarım araçları kullanılır. Bunlardan sıkça kullanılanlar şunlardır:

• Metin Kutusu
• Etiket
• Düğme
• Açılan Kutu
• Grafik
• Liste Kutusu
• Onay Kutusu
• Seçenek Düğmesi
• Alt Form

Rapor; veritabanındaki bilgileri düzenli bir şekilde aktarma işidir. Rapor oluşturmak için yeni bir rapor belgesi oluşturulur. Bu amaçla komut şeridinin “Oluştur” sekmesinde yer alan “Raporlar” bölmesinde yer alan “Rapor”, “Boş Rapor” ya da “Rapor Sihirbazı” seçeneği kullanılabilir. Rapor düğmesi seçili bulunan tablo ya da sorgu için otomatik rapor üreten bir seçenektir. Boş rapor üzerinde hiçbir nesne yer almayan ve herhangi bir veri kaynağına bağlanmamış kullanıcı tarafından şekillenmesi beklenen rapor belgesi açar. “Rapor sihirbazı” ise formlarda olduğu gibi kullanıcının adım adım rapor oluşturmasını sağlar. Aynı bölmede yer alan “Etiketler” düğmesi ise genellikle posta amacıyla veritabanında yer alan verilerin etiket üzerine dökülmesi için hazırlanmış bir sihirbazı çalıştırır.

Raporda yer alan bölmeler ve açıklamaları aşağıdaki şekildedir.

• Rapor Üstbilgisi: Kullanımı isteğe bağlı olan bu bölüm, raporun başında sadece bir kez görüntülenir. Raporu tanımlayan bir başlık, şirket logosu, tarih bu alanda kullanılabilir. Rapor üstbilgisi sayfa üstbilgisinden önce yazdırılır.
• Sayfa Üstbilgisi: Her sayfanın üst kısmında tekrarlanacak kısımdır. Şirkete ya da rapora ait her sayfanın üst bölmesinde görüntülenmesi arzu edilen bilgiler bu kısma eklenir.
• Grup Üstbilgisi: Veri gurubunu ve bu gruba ait bilgileri yazdırmak için kullanılır. İsteğe bağlı olarak kullanılır.
• Ayrıntı: Yazdırılması hedeflenen veri kümesinin her satırı için yazdırılır.
• Grup Altbilgisi: Bu bölüm her grubun sonunda yazdırılır. İlgili grubun sonunda toplam vermek için kullanılabilir.
• Sayfa Altbilgisi: Sayfa üst bilgisi gibi her sayfanın altında yer almasını istediğimiz bilgilerin yazıldığı bölümdür.
• Rapor Altbilgisi: Tüm raporun özet bilgisinin konulabileceği ya da raporun bittiğini simgeleyen yer alabileceği bir bölümdür. Raporun en son yazdırılan kısmıdır.

Baskı önizleme komutu, oluşturulan bir raporun yazdırılmadan önce nasıl göründüğünü kontrol etmek amacıyla kullanılabilir.

Raporlar Excel, Metin dosyası, PDF ve XPS, Word ve Html gibi formatlarda çıktı verebilir.

Veritabanı kelimesi özel bir alana ait bir araya getirilmiş bilgi ve veri bankası anlamında kullanılmasının dışında bilgisayar ortamında düzenli olarak saklanan veri için kullanılmaktadır. İngilizce “database” sözcüğünden dilimize çevrilen veritabanı, mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğu olarak tanımlanmaktadır. Örneğin bir işletmenin müşteri ve müşterilerinin satın aldığı ürünlere ait bilgilerin bilgisayar ortamında saklandığını düşünelim. Bu durumda müşterilere ait ad, unvan, adres, şehir, ülke, telefon, satın aldığı ürün ve miktarı, satın aldığı tarih gibi bilgilerin bilgisayarın sabit diskine kaydedilmesi gerekmektedir. Birbiri ile ilişkili olan bu veri kümesine veritabanı ismini vermekteyiz.

Kişisel kullanım için uygun olan veri saklama sisteminin büyük ölçekli organizasyonlarda kullanılmasının birçok sakıncası mevcuttur. Bu sakıncalar;
Güvenlik: Geleneksel dosya sistemlerine yetkisiz kullanıcıların dosyaya erişmesi mümkün olabilmektedir. Ayrıca sistem verilerinin güvenliğini sağlamada farklı yetki düzeylerine ihtiyaç vardır.
Erişim Hızı: Büyük miktarda veri içeren dosyalar üzerinde işlem yapmak oldukça zaman alıcıdır. Özellikle işletmelerde uzun dönemde oluşan üretim, muhasebe, satış gibi veriler göz önüne alındığında veri dosyalarının işlenmesi oldukça güç ve zaman alıcı olabilmektedir.

Veri Tekrarı ve Veri Tutarsızlığı: Özellikle işletmelerde sisteme ait verilerin her kullanıcının kendi bilgisayarındaki dosya sisteminde saklanması veri tekrarını oluşturabilmektedir. Aynı verinin farklı kopyalarının olması gereksiz bellek işgalinin dışında tutarsızlık sorunlarına neden olabilmektedir.
Yazılım-Veri Bağımlılığı: Uygulama yazılımlarının verileri saklamada kullandıkları yöntemler yazılım-veri bağımlılığına neden olur. Sistem verisinin ilgili yazılımın kodları tarafından şekillendirilmesi bu verinin diğer yazılımlar tarafından okunamamasına neden olabilir. Ayrıca bir veri türündeki değişim yazılım kodlarının değişmesi gerektirebilecektir.
Yedekleme ve Kurtarma: Dosya sistemleri kişisel bilgileri saklamak üzere tasarlandığından sağladığı kurtarma ve yedekleme olanakları önemli veri  kaynakları için yetersiz kalabilmektedir. Elektrik kesilmesi, program hatası gibi nedenler veri kaybına neden olabilmektedir.

Veritabanı sistemleri sayesinde veri tekrarı ve veri tutarsızlığı engellenebilir, verilere farklı erişim düzeyleri tanımlanabilir (okuma, yazma, silme, değiştirme
vd.), birden fazla kullanıcı ve uygulamanın aynı veriye ulaşması sağlanabilir, veri erişimini hızlandıran yöntemler kullanılabilir, verinin yedeklenmesini ve bir hata durumunda kurtarılması sağlanabilir.

Kullanıcıların veritabanı oluşturmayı ve veritabanını kullanmalarını sağlayan programlar topluluğuna veritabanı yönetim sistemi adı verilmektedir. Veritabanı yönetim sistemleri veritabanının tanımlanmasını, oluşturulmasını, işlenmesini ve farklı kullanıcılar ve bilgisayar programları arasında paylaşılmasını sağlayan genel amaçlı bilgisayar yazılımlarıdır. Veritabanı yönetim sistemi yazılımları ve veritabanının oluşturduğu bütüne ise veritabanı sistemi adı verilir.

Veritabanlarının verileri organize etmede kullandığı temel modeller aşağıda sıralanmıştır.
• Düz (tablo) model
• Hiyerarşik model
• Ağ modeli
• İlişkisel model
• Çok boyutlu model
• Çok değerli model
• Nesne yönelimi model
Günümüzde işletme bilgi sistemleri dahil en yaygın olarak kullanılan veritabanı yaklaşımı ilişkisel veritabanı modeldir.

İlişkisel veritabanı, verileri iki boyutlu tablolar halinde organize eden veri modelidir. Bu modelde gerçek dünya varlıkları sayısal ortamda iki boyutlu tablolar kullanılarak temsil edilmektedir. Varlıklar arasındaki ilişkileri tanımlamak için ilişkisel cebir adı verilen hesaplama ve teknikler geliştirilmiştir. Günümüzde yaygın olarak kullanılan veritabanı yönetim sistemleri arasında IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL, My SQL sayılabilmektedir.

Her bir nesneyi benzersiz olarak tanımlayan bir ya da daha fazla alana birincil anahtar ismi verilir. Veri tablosunun her bir satırı gerçek dünyada bir varlığın nesnesini simgeler bu durumda nesneleri birbirinden ayırt edecek benzersiz bir özelliğe ihtiyacımız vardır. Örneğin “No” sütunu her bir çalışanı diğerinden ayırmak için kullanılabilir. Bu numara işletmenin her bir çalışana verdiği sicil numarası ya da daha genel bir geçerliliği olan TC kimlik numarası olabilir. İsmi ya da soyadı bir bireyi benzersiz olarak tanımlayamayacağından birincil anahtar olarak kullanılması mümkün değildir. (Aynı isim ve soyadından birden fazla kişi olabilir) Veritabanı yönetim sistemleri, bir tabloda birincil anahtar olarak tanımlanmış alanda ya da alanlarda aynı değerin birden fazla satırda tekrarlanmasına izin vermez.

Bir tablonun birincil anahtarının olmaması birincil anahtar olarak tanımlanmış alanların farklı satırlarda tekrarlanmasına neden olabilir. Örneğin birincil anahtarının TC kimlik numarası olması gereken bir personel listesinde aynı kişinin yapılan bir hata sonucu iki kere yer aldığını düşünelim. Bir personelin mükerrer kayıtlarının oluşturacağı sorunlar dışında fazla olan satırı tarif edemeyeceğimizden silmenizde mümkün olmayacaktır. Verilecek bir silme komutu her iki satırında silmesi ile sonuçlanacaktır. Bu nedenle birincil anahtar aynı nesnenin bir tabloda birden fazla yer almamasını garanti altına alır. 

İlişkisel veritabanında varlıklar arasında temel olarak üç temel ilişki türünden bahsedilebilir. Bunlar bire-bir, bire-çok ve çoka-çok ilişkileridir.  Örneğin, bire-bir ilişkiye hasta ve yatak arasındaki ilişki örnek verilebilir. Bu ilişki bir hastanın bir yatakta yatabileceğini ya da bir yatağa bir hastanın yatabileceği kuralını simgelemektedir. Bire-çok ilişkisi ise hastane odası ile hasta arasında tanımlanmıştır. Bir hastanın bir odada kalacağını ve birden çok hastanın bir odada kalabileceğini gösterir. Hasta ile doktor arasındaki ilişki ise çoka-çok ilişkisini tanımlar. Bir doktor birden fazla hastayı tedavi edebileceği gibi bir hasta farklı rahatsızlıkları nedeniyle birden fazla doktora tedavi olabilir. Varlıklar arasındaki ilişkilerin tanımlanması ilişkisel veritabanının tasarımında en önemli konulardan birisidir. Satırlar (Kayıtlar) Çalışanlar varlığının nesnesini ifade etmektedir. Sütunlar (Alanlar) Çalışanlar varlığının özelliklerini ifade etmektedir.
Varlıklar arasındaki ilişkilerin miktar olarak sınırlaması gerekebilmektedir. Örneğin bir odada en çok 5 hastanın kalması ya da bir doktorun aynı dönemde en çok 15 hastayı tedavi etmesi gibi sınırlar konulabilir. İş kuralı olarak da adlandırdığımız bu sınırlamalar veritabanı tasarımına geçilmeden sistemin incelenerek belirlenmesi gerekmektedir.

Veritabanı yönetim sistemlerinin diğer bir önemli özelliği ise veriyi tanımlayan ve veriyi işleyen bir programlama diline sahip olmasıdır. Yapılandırılırmış Sorgu Dili (SQL-Structured Query Language) olarak adlandırılan bu dil ilk olarak 1970’lerin başlarında ilişkisel veritabanı yönetim sistemlerinde verinin yönetilmesi için tasarlanmış özel amaçlı bir programlama dilidir. SQL dili, verinin hızlı ve güvenilir şekilde işlenmesini sağlarken veriye ulaşması gereken  yazılımlar için de ortak bir dil sunmaktadır

Veritabanı yönetim sistemlerinin diğer bir önemli özelliği ise veriyi tanımlayan ve veriyi işleyen bir programlama diline sahip olmasıdır. Yapılandırılırmış Sorgu Dili (SQL-Structured Query Language) olarak adlandırılan bu dil ilk olarak 1970’lerin başlarında ilişkisel veritabanı yönetim sistemlerinde verinin yönetilmesi için tasarlanmış özel amaçlı bir programlama dilidir. SQL dili, verinin hızlı ve güvenilir şekilde işlenmesini sağlarken veriye ulaşması gereken yazılımlar için de ortak bir dil sunmaktadır

Veritabanı tasarımı bir binanın temel inşasına benzetilebilir. Bu nedenle veri modellinin oluşturulması düşünülen sistemin veri yapısı sistematik bir şekilde ortaya konulmalıdır. Veritabanı oluşturulacak sistemin varlıkları, özellikleri ve birbiri ile olan ilişkileri incelenerek kavramsal bir tasarım gerçekleştirilir. Sistemdeki varlıklar, varlıkların özellikleri ve varlıklar arasındaki ilişkiler incelenerek varlık-ilişki diyagramı adı verilen bir yapıda ortaya konur. Diyagramda yer alan varlık ve özellikler daha sonra uygun bir şekilde tablo ve alanlara dönüştürülürler.

Veritabanı yönetim sistemleri veri ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik farklı bileşenler içerirler. MS Access veritabanının sol kenarındaki gezinti bölmesinde verilerin depolandığı tablolar, verileri seçme, güncelleme ve silme işlemlerinin yapıldığı sorgular, kullanıcı ara-yüzü sağlamak için formlar, verinin farklı görünüşlerini yazdırmak için raporlar ve otomatikleştirilmiş işlemleri gerçekleştirmek için makro ve modüller yer almaktadır.

Veritabanı tasarım aşamasında, gerçek dünya varlıklarını temsil edecek veri modeli belirlendikten sonra tablolar oluşturularak veri girişi işlemleri gerçekleştirilir. Veritabanı yönetim sistemlerinde tablo oluşturmak için farklı yöntemler kullanılabilir. Dış ortamda yer alan bir kaynaktan (İşlem tablosu, başka bir veritabanı, internet vd.) veriler alınarak, SQL dilinde oluşturulan bir komut dizesi çalıştırılarak ya da veritabanı yönetim sistemi yazılımının sağladığı bir ara-yüzle tablolar oluşturulabilir. Bir tablonun oluşturulması için en az bir alana ihtiyaç vardır. MS Access 2010 yazılımında bir tablonun oluşturulması için komut şeridinin “Oluştur” sekmesinde yer alan “Tablo Tasarımı” düğmesine basılarak tasarlanabilir. Bir başka yöntem ise “Tablo” düğmesi kullanılarak veri girişi esnasında tablonun oluşturulmasıdır. İkinci yöntemde yazılım veri girişine göre ilgili alanın veri türünü belirler.

Metin: Karakterlerden oluşan değerler için kullanılan veri türleridir. Bazı durumlarda TC kimlik numarası gibi sayı olarak kullanılmayacak değerler metin veri türü ile saklanabilirler. Depolanacak veriye göre 1 ile 255 karakter arası bir uzunlukla sınırlanabilir.
Sayı: Sayısal verileri saklamak için kullanılan veri türüdür. Sayının büyüklüğüne göre Bayt (0- 255), Tamsayı (-32.768-32.767), Uzun Tamsayı (-2.147.483.648-2.147.483.647), Tek (-3,4 x 1038-3,4 x 1038), Çift (-1,797 x 10308 ile 1,797 x 10308), Ondalık (-9,999 x 1027 ile 9,999 x 1027)
isimlerinde farklı sayı türleri kullanılır. Tek, çift ve ondalık sayı türleri kesirli sayılar için kullanılır.
Para Birimi: Parasal değerleri kaydetmek için kullanılır.
Evet/Hayır: Sadece iki değerden birini içeren özellikler için kullanılır. 
Tarih/Saat: Tarih ve saat için kullanılan veri türüdür.
Zengin Metin: Renk ve yazı türlerinin de metinle saklandığı veri türüdür.
Hesaplanan Alan: Tablodaki diğer alanları kullanarak üretilen bir alandır. Örneğin bir fatura tablosunda “birim fiyat” ve “miktar” alanlarının çarpımını ifade eden bir formül, yeni bir alan olarak tabloya eklenebilir.

Ek: Bu veri türündeki bir alana bir resim, hesap tablosu gibi desteklenen belgeleri saklamak için kullanılabilir. Örneğin fatura tablosunda teslim edilen ürünün fotoğrafı bu tür ile eklenebilir.
Köprü: Metin olarak depolanan web sayfası adresi gibi köprü niteliğindeki verileri saklamak için kullanılır.
Not: 255 karakterden uzun metin dizeleri için not veri türü kullanılır.
Otomatik Sayı: Otomatik sayı her satırı bir diğerinden farklılaştırmak için her satır için otomatik sayı üreten bir veri biçimidir. Birincil anahtar olarak kullanılabilir

Veritabanı yönetim sistemlerinde en sık kullanılan sorgu türü "Seçme sorguları"dır. Seçme sorguları verinin ihtiyaca göre farklı görünüşlerini elde etmek, tabloları birleştirerek hedeflenen veri kümelerini elde etmek amacıyla oluşturulurlar. Seçme sorgularının en temel bileşenlerinden birisi verinin kayıtlarının sınırlandırılmasıdır. Sorgu tasarım ekranında ölçüt satırında ilgili alanın sınırlandırılması için değer yazılabilir; Küçüktür (Fiyat<100) gibi.

Sipariş bilgisinin girileceği ya da düzenleneceği bir formda miktar için kullanılacak denetimin “metin kutusu” olmalıdır. Sipariş edilecek ürünün birimine göre tamsayı ya da ondalıklı sayı türünde olacak olan miktar verisi klavyeden rakamlar kullanılarak girilebilecektir. Hatayı engellemek için metin kutusunun veri giriş maskesi sayı biçimi olarak belirlenebilir.

“Miktar” alanının değeri iki ile çarpılarak güncellenmiş ise,

UPDATE [Sipariş Ayrıntıları]
SET Miktar = [Miktar]/2
WHERE ([Sipariş No]=42)
Şeklinde yazılabilir.

Bir alandaki değerin belirli bir liste içinden seçilmesini sağlayan form aracına "Açılan kutu" denmektedir