Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar.

Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajların ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir.

Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’ne göre belge yönetimi “belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü” şeklinde ifade edilmiştir. Örgütlerin içerisinde belge yönetimi kavramı belgelerin tüm yaşam döngüsünü kapsadığından yönetsel faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir.

Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır.

Manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir. Mikrofilmler ve mikroformların türleri, bilgisayarın sabit diskinde olan veriler, harici diskler, CD ve DVD gibi medya ortamı üzerinde bulunan belge türleri manyetik belgelere örnek olarak verilebilir.

Nitelikleri bakımından incelendiğinde belgeler dört ayrı kategoride değerlendirilirler. Bunlar resmi belgeler, mali belgeler, gizli belgeler ve kıymetli belgelerdir.

Taşıdıkları değere göre belgeler idari değer açısından, mali değer açısından, yasal değer açısından ve araştırma değeri açısından olmak üzere 4 gruba ayrılmaktadır.

Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler imha edielcek belgeler kategorisinde yer alır. Genellikle arşivlemeden sonra bu aşama dikkate alınır. Gerekli yasal düzenlemelerin dikkatlice incelenmesi ve imha işleminin yasal çerçevelerce yapılması dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır.

Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir.

Örgüte gelen belgelerin teslim alınması belgenin geliş yoluna posta ile gelen belgeler, taahhütlü veya iadeli taahhütlü belgeler, ilgili kişilerin getirdikleri belgeler, kurye ile gelen belgeler, kargo ile gelen belgeler, faks veya teleks yoluyla gelen belgeler, E-posta yoluyla gelen belgeler olmak üzere gruplara ayrılmaktadır.

Gelen belge, örgüt yapılarına göre farklılık göstermekle birlikte, gelen servisi personeli tarafından gelen belge defterine kayıt edilebilir. Gelen belge defterinde bulunan sütunlar sıra numarası, geldiği yer, tarih, belge numarası, ek, konu, dosya numarası, çıkış numarası ve açıklamalardır.

Gelen belge defterinde olduğu gibi giden belge defterinde de belgenin niteliklerini ve nereye gönderildiğini bildiren başlıklar bulunmaktadır. Bunlar gönderildiği yer, tarih, eki, konu, dosya numarası, geliş sıra numarası ve açıklamalardır.

Örgüt yapılarında belgeler, yapılan faaliyetler sonuncunda veya örneklerinin farklı birimlerde bulunması amacıyla, kısacası ihtiyaç duyulduğunda çoğaltılmak durumunda kalabilirler. İşletmelerde farklı yapılarda ve işlevlerde belge çoğaltma araçları kullanılmaktadır. Fotokopi makinesi, sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri, jelatin çoğaltma makinesi, multigraf çoğaltma makineleri, ofset çoğaltma makineleri, adresograflar, dikte makineleri, mikrofilm makineleri ve bilgisayarlar belge çoğaltma araçlarına örnek olarak gösterilebilir.

Multigraf çoğaltma makineleri kopya sayısı 300’lü rakamlarda olan çoğaltma işlemleri için kullanılan makine türleri arasındadır.
Çoğaltmalar sırasında özel harfler, lastik plakalar ve matbaa mürekkepleri kullanılmaktadır. Her defada tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahiptir. Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı ve saatte yaklaşık 9000 adet kopya basabilmesi multigraf yığınlayıcıların özellikleri arasında yer almaktadır.

Örgüt içi yapılan faaliyetleri kolaylaştırmak için kullanılan makinelerdendir. Aynı adrese sürekli olarak gönderilen belgelerin üzerlerine madeni bir levha veya stensil yardımı ile gönderilecek adres veya adresler basılarak çoğaltma işlemi gerçekleştirilir. Böylelikle belirli dönemlerde yapılan belge gönderme işlemlerinde zaman tasarrufu sağlanmış olur.

Gönderilen belgenin istenilen biçimde ilgili kişiye ulaşması bu bölümün doğru ve titizlikle doldurulmasına bağlıdır. Alıcının adresi zarf üzerinde sağ alt bölüme, zarfın orta kısmından başlayarak yazılır. Adresin yazımında bir satır aralığı kullanılırken, son bölümde belgenin gideceği il veya ilçe bölümleri temel bölümden iki satır aralık fark bırakılarak yazılır. İl adından önce semt veya ilçe isimleri virgül ile il adından ayrılır. Alıcının adresi zarfın üzerine el ile yazılabileceği gibi bilgisayar ortamından çıktı alınıp etiket biçiminde yapıştırılarak da uygulanabilir.

Mektup postası gönderileri mektup, posta kartı, basılmış kağıt, davetiyeler, küçük paketler ve sekogramdır.

Kişisel veya genel nitelikte görme engellilere özgü kabartma baskılar taşıyan yazılara sekogram adı verilmektedir. Görme engellilere özgü yazı işaretlerini taşıyan belgeler, bu belgelerin baskısında kullanılan kalıplar ve klişeler, görme engellilerin kullanabileceği seslendirilmiş maddeler ve kabartma baskıda kullanılan özel kâğıtlar bu kategoride yer almaktadır. Bu tür gönderilerin ağırlıkları 7 kg’ı geçememektedir.

Posta sunucularının sağladığı özel hizmetler de mevcuttur. İşletmeler mektup gönderilerinin dışındaki belgeleri bu hizmetler vasıtasıyla gönderirler. Bunlar taahhütlü gönderiler, alma haberli gönderiler, alıcının kendisine verilecek kaydını taşıyan gönderiler, özel ulak işaretli gönderiler, postrestant adresli gönderiler, ödeme şartlı posta gönderisi ve değer konulmuş gönderilerdir.

Telgraf işletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hizmeti olarak ifade edilebilir. Resmi kuruluşlar tarafından çekilen, mühürlü ve antetli kağıda yazılmış ve gönderici makamlarca imzalanmış telgraflar “resmi telgraf” olarak ifade edilirken, resmi kurumlar dışında kalan gerçek veya tüzel kişiler tarafından çekilen telgraflar ise “özel telgraf” olarak ifade edilir.