Değerlendirme, bir etkinliğin amacına ulaşmadaki başarısını geniş bir şekilde ölçmeye ve anlamaya
çalışan faaliyettir.

Etkinlik değerlendirmesi, etkinlikle ilgili temel özellikleri ve önemli istatistikleri ortaya koyan bir profilin oluşturulmasıdır. Aynı zamanda etkinlik paydaşlarına geri bildirim sağlamakta ve analiz ve geliştirme için bir araç görevini üstlenerek etkinlik yönetimi süreci içerisinde önemli bir rol oynamaktadır.

Etkinlik yönetimi sürecinin (planlama, uygulama, değerlendirme) döngüsel bir özellik sergilemesi daha bilinçli kararların alınmasına, etkinlik verilerinin girilmesine ve analiz edilmesine olanak verir.

Etkinliğe duyulan ihtiyaç ile ilgili sorular

Etkinliğin kavramsallaştırılması veya tasarım ile ilgili sorular

Etkinlik operasyonları, uygulanması ve hizmet sunumu ile ilgili sorular

Etkinliğin sonuçları ve etkisi ile ilgili sorular

Etkinliğin maliyeti ve maliyet-etkinliği ile ilgili sorular

şeklinde sıralanabilir.

Satış verileri

İzleyici trafiği

Katılımcı verileri

Bütçeler ve Nakit akışları

Toplantı kayıtları

İletişim programı

Satış verilerinin içerisinde; programlar, bilet, kurumsal konaklama, reklam, yiyecek içecek, ticari mal, sponsorluk, park ve alan rakamları, posta kodları, cinsiyet, yaş, kurumsal faaliyet, fiyat düzeyleri ve tarih ve saatleri.

Etkinliğin maliyeti ve maliyet-etkinliği ile ilgili sorular (etkinlik değerlendirmesi): etkinliğin etkinliğini değerlendirmek, etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli olan maliyetler ile etkinliğin yararlarının incelenmesidir. Maliyet-etkin analiz, etkinlik maliyetleri ile etkinliğin sonuçları/etkinleri (yararları) arasındaki ilişkiyi inceler ve hem maliyetlere hem de etkinlik yararlarına parasal değerler biçer.

İletişim programı: E-mail listeleri, tüm dokümanların, mektup ve önerilerin kayıtları. Tüm basılı materyallerin (posterler, flyerlar, broşürler vs.) kopyaları. Promosyonlar, medya bültenleri, reklam ve halkla ilişkiler materyallerini içeren iletişim planları ve zaman çizelgeleri.

Sosyal gelişme
Toplumun güçlendirilmesi
Kaynak yaratma
Eğitim düzeyinin yükselmesi
Halkla ilişkiler

Satış artışı
Ürün ve firma profilinin iyileştirilmesi
Personelin moralini yükseltmek ve çalışmalarından daha iyi sonuç almak
Rakipleri yavaşlatmak
İlişki geliştirmek
Değer katmak

Takım bilgisi
Satış artışı
Coşkulu bir satış ekibi
Personelin firmada kalması
Satış gücünün büyümesi

Etkinlik öncesi değerlendirme
Etkinlik sırasında değerlendirme
Etkinlik sonrası değerlendirmedir.

Etkinlik değerlendirmenin üçüncü aşaması olan etkinlik sonrası değerlendirme, aslında etkinlik bitti dinlenme zamanı ya da bir sonraki projeye devam edelim anlayışının aksine bu aşamada etkinliğin genel bir değerlendirmesinin yapılması esastır.

1. Kavram ve öneri aşaması

2. Koordinasyon aşaması

3. Uygulama aşaması

4. Takip aşaması

1. Risk Belirleme ve Değerlendirme

2. Personel Yönetimi

3. Üretim Yönetimi 

4. Sözleşme 

Ekonomi, turizm/ticari, fiziksel, sosyo-kültürel, psikolojik ve politikadır.

• Uygun sigorta, lisans ve izinlerin üretim firması ya da tedarikçiler tarafından temin
  edilmesi gerekir.
• Etkinlik alanında giriş ve çıkışları da içeren uyarı tabelalarının iki kez kontrolü kalabalık
  yönetimi için önemlidir.
• Acil durum prosedürlerinin yazılı bir şekilde kopyalarıyla birlikte üretim personeline
  dağıtılmış olduğundan emin olun.
• Acil ve güvenlik personelinin olması gerektiği alanlarda olduğundan emin olun.
• Tüm personelin uygun ve güvenli bir kıyafetle, özel ekipmanlarıyla birlikte ve nitelikli bir
  şekilde etkinlik alanında yer aldığından emin olun.
• Etkinlik alanının kontrolünü yapın.

Günümüzde en büyük etkinliklerin birçoğu spor endüstrisi içerisinde yer almaktadır.

Dekor: İletişimi ve dekoratif etkinlik ayrıntılarını gözden geçirin. Başlangıçtan bitişe kadar
tüm oda/mekan düzeninin işleyişinden emin olun.

Harcamalar

Makro ekonomik etkiler

Kar ve artık gelir

Yaratılan istihdam