Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) projeyi özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalar biçiminde tanımlar.

1. Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendiren,
2. Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlayan,
3. İzleme ve değerlendirme olanağı sunan,
4. Kaynak bulunmasına yardımcı olan,
5. Hedeflere ulaşılmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasına ve gerekli önlemlerin alınmasına fırsat tanıyan,
6. Fikrin anlatımını ve desteklenmesini kolaylaştıran,
7. Sonuçların sürdürülebilirliğini arttıran, 
8. Mutlaka bir başlangıç ve bitiş tarihinin olması

Projenin temel özellikleri geçici olması, özgün ürün üretmesi ve ayrıntılandırılmış basamaklardan oluşması biçiminde sıralanabilir.

Proje yaşam döngüsü, bir proje fikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içinde gerçekleştirilen tüm aşamaları ifade eder. Projenin tanımlanması, plan yapılması, işin uygulanması ve projenin kapatılmasına kadar doğrusal olarak ilerlemesini ifade eden kavramdır.

Kültür ve sanat programları için proje yaşam döngüsünü oluşturan aşamalar ise şöyledir: Bir fikrin doğuşu

• Araştırma aşaması
• Planlama aşaması
• Projeye kaynak bulunması
• Projenin gerçekleştirilmesi
• Eser sunumu

Bir projenin ilk cümlesinden son cümlesine dek anlatılmak istenen, süreç içerisinde enine boyuna işlenen, geliştirilen, projenin özünü yaratan, içeriğini oluşturan, bir konuya bağlı olarak anlatılan ana düşünceye, egemen olan görüşe, iletiye, öğretiye tema, ana fikir, önerme denir.

Bir sözün program fikrine kaynak olabilmesi için yapımcının o cümle ya da sözü bağlayabileceği bir birikime de sahip olması gerekir.

Konu, filmde, fotoğrafta canlandırılan somut olaydır. Aynı tema farklı konular işlenerek aktarılabilir. Örneğin Flaherty’nin Kuzeyli Nanook (Nanook of The North) filmini ele alacak olursak ana fikri “insanın doğayla mücadelesini ona uyum sağlayarak kazandığı” şeklinde özetleyebiliriz. Bu filmde konu olarak bir Eskimo ailesinin yaşamı seçilmiştir, oysa bu ana fikir çölde yaşayan bir Bedevi ailenin yaşamı üzerinden de verilebilirdi.

Araştırma aşamasında sorulacak ve araştırılacak soru; neyi, kime, hangi amaçla söylemek istiyorum sorusudur.

• Neyi sorusuna alınacak yanıt içerik konusundaki bilgileri aktarır.
• Kime sorusuna alınacak yanıt hedef kitle ile bilgileri aktarır.
• Hangi amaçla sorusuna alınacak yanıt da genel amacı gösterir.

İçerik araştırması yapılmasında kullanılan yöntemler görüşme, yazışma (anket), gözlem ve alan okumaları şeklinde sıralanmaktadır.

Görüşme sırasında sorulacak sorular;

• Ne tür bilgi istendiğini açıkça belirten, soruların yöneltildiği kişi tarafından kolayca anlaşılabilmelidir
• Her bir soru tek bir amacı yanıtlayacak şekilde olmalıdır
• Yansız olmalı, görüşme yapanın düşüncelerini içermemelidir
• Görüşme yapılan kişi tarafından cevaplanabilecek türden olmalıdır

Yazışma (anket): Yazılı iletişim yoluyla veri toplama tekniğidir. En yaygın olarak kullanılanı ankettir. Anketler, “yapılandırılmış sorular aracılığıyla seçeneklere dayalı bilgi toplamayı öngören” yazışma türüdür.

Gözlem: Belli bir kimse, yer, olay, nesne, durum ve koşula ilişkin bilgi toplamak için belirli hedeflere yöneltilmiş bir bakış ve dinleyiştir. Çevreyi gözleyerek yapılabildiği gibi belge tarama biçiminde de yapılabilir.

Alanyazın Taraması: Araştırılan konuyla ilgili tüm çalışmaların incelenerek veri toplanmasıdır. Kaynakların bulunması, hızlı okunup, notlar çıkarılması ve değerlendirme işlemlerini kapsar.

Bu araştırma “kime” sorusunu yanıtlamak için yapılan bir araştırmadır. Hedef kitle araştırmasının temel amacı, izleyicilerin özelliklerini saptamaktır.

Planlama özünde gereksinimlere ilişkin sorular sorma ve bu soruları yanıtlama, daha sonra bu yanıtları sistemli biçimde örgütleyerek uygulamaya yönelik bir çizelge çıkarma işidir.

Konunun ve kullanılacak aracın özelliklerine göre farklılıklar göstermesine karşın ortalama bir proje öneri dosyasında yer alması gerekenler; başlık, içindekiler, projenin amacı ve projenin öteki bölümlerini kapsayan giriş ve bütçe şeklinde sıralanabilir.

Bir bütçe temel olarak üç kategoride düzenlenir. İlk kategori “yaratıcı yapım elemanları”dır. İkincisi “teknik ve yapım elemanları” olurken üçüncü kategoride “yapım ve teknik giderler” yer alır. Zamanın ve kimlerin çalışacağının belirlenmesiyle birlikte bütçe oluşturmak için veriler ortaya çıkmış demektir.

Eğer topluma söyleyeceğiniz bir sözünüz ya da paylaşmak istediğiniz bir mesajınız varsa bu yolda atılacak ilk adım bir proje dosyası hazırlamaktır. Bunun size iki yararı olacaktır:

1. Projenizin sadece bir hayal değil somut, elle tutulabilir, gerçekleştirilebilir bir öneri olup olmadığını görme şansına sahip olacaksınız.
2. Ayrıca fon, hibe ve destekleyici arayışları için elinizde, düşüncenizi sistematik bir biçimde anlatan hazır bir dosya olacaktır. Anlaşılır, derdini iyi anlatan bir proje dosyası, hayalinize bir adım daha yaklaştığınızın en iyi göstergesidir.