Görüşme bazen tek oturumluk bazen de birden çok oturum gerektiren bir süreçtir. Görüşmenin kaç oturum olması, her oturumun ne kadar sürmesi, oturumlar arası sürenin ne kadar olması gerektiği gibi soruların kesin yanıtları bulunmamaktadır. Tüm bu soruların yanıtı başvuranın gereksinimleri, kurumun olanak ve kaynakları, görüşmecinin iş yoğunluğu, durumun acil olup olmaması gibi faktörlere göre değişir.

Görüşmeler birbirinden kopuk evrelerden oluşan bir eylem değil, evreleri arasında dinamik etkileşim olan bir süreçtir.

Her süreç gibi görüşme de başı, ortası ve sonu olan bir süreçtir. Bu genel çerçeve içinde farklı uzmanlar görüşmenin aşamalarına farklı ad ve içeriklerle yaklaşmışlardır. Bu uzmanlardan görüşme alanyazınında oldukça saygın bir yere sahip olan Gerard Egan (2010), başvuranı danışan olarak adlandırmış ve görüşmenin aşamalarını o aşamaya ilişkin amaç ifadeleri ile betimlemiştir. Egan’a göre görüşmenin, her birinin gerçekleşmesi için alt görevler gereken dört temel aşaması vardır.

• Danışanların kaygılarını keşfetmesine yardım etmek
• Danışanların yeni perspektifler geliştirmelerine ve öykülerini farklı biçimde ifade etmelerine yardım etmek
• Danışanların fark yaratacak konular üzerinde çalışmalarını sağlamak

• Daha iyi bir gelecek olasılıklarını keşfetmelerini sağlamak
• Olasılıklardan seçimlere geçmelerine yardım etmek
• Amaca bağlanmalarına yardım etmek

• Amaçlarını gerçekleştirebilmek için stratejiler geliştirmelerine yardım etmek
• En uygun stratejileri seçmelerine yardım etmek
• Plan yapmalarına yardım etmek

• Planlamadan eyleme geçmelerine yardım etmek
• Eylemi uzman olmadan da gerçekleştirebilmelerine yardım etmek
• Değişimi sürekli kılmalarına yardım etmek

Alfred ve Goldie Kadushin görüşme sürecinin; giriş aşaması, başlangıç aşaması, problemi keşfetme aşaması, gelişim aşaması, sonlandırma, kayıt ve genel değerlendirme aşaması olmak üzere beş aşamadan oluştutuğu ifade etmişlerdir.

Ülkemizde ise Prof. Dr. Gönül Erkan (1997) “Sosyal Hizmette Mülakat” adlı kitabında sosyal hizmetlerde gerçekleştirilen görüşmelerin üç aşamadan oluştuğunu bildirmiştir: Başlangıç aşaması, gelişme aşaması, sonlandırma aşaması.

Görüşmenin aşamalarına ilişkin yaklaşımlar dikkatle incelendiğinde, tümünün tam anlamıyla bir problem çözme modeli içinde ele alınmış olduğu açıkça göze çarpmaktadır. Buna göre çözüm için sırasıyla; problemin tanımlanması, çözüm önerilerinin geliştirilmesi, önerilerin değerlendirilmesi, önerilerden hareketle amaçların belirlenmesi, planın uygulamaya konması, planın işleyip işlemediğinin izlenmesi ve değerlendirilmesidir.

Hangi kişisel-sosyal özelliklere sahip başvuranların görüşmeden daha çok faydalandıklarına ilişkin net bir bilgi yoktur. Belli bir zeka düzeyine sahip ve yeniliğe açık bir kişilik özelliği gösteren başvuranlarda görüşmeden amaçlanan biçimde yararlanma olasılığı daha yüksektir. Ek olarak görüşmeye kendi istekleriyle katılan, görüşmeye gerçekten ihtiyaç duyan, görüşmeye ilişkin gerçekçi beklenti geliştiren, görüşmenin kendi sorununun çözümü için doğru ve etkili bir uygulama olduğunu düşünen ve en önemlisi de görüşme sürecinde değişeceğine inanan başvuranların bu uygulamadan diğerlerine oranla belirgin biçimde daha çok fayda sağladıkları uygulamacıların gözlemleri arasındadır.

Görüşme öncesinde odanın toparlanması, derli toplu bir görünüm kazanması, içerinin havalandırılması, aydınlatmanın en uygun düzeye getirilmesi, varsa televizyon, müzik seti ya da radyo gibi cihazların kapatılması, görünürde diğer başvuranlara ait dosyalar varsa kaldırılması (gizlilik ilkesi gereği), görüşme kayıt altına alınacaksa not defteri, kalem ya da kayıt cihazlarının hazır hale getirilmesi gerekir.

Görüşme öncesinde varsa başvurana ait dosya incelenebilir. Başvuranla ilk iletişim kurmuş kişilerden, örneğin randevuyu veren sekreterden bilgi alınabilir. Başvuran başka bir uzman tarafından yönlendirilmişse onun gönderdiği belgeler incelenebilir ya da bizzat iletişime geçilerek başvuran hakkında bilgi toplanabilir. Görüşmeci ile başvuran aynı kurumun üyeleri ise bu kez görüşmeci başvuranın dosyasını ayrıntılı olarak inceleyebilir, başvuranla ilgili kurumdaki diğer kişilerle görüşebilir. İlk görüşme sonrası görüşmelerde ise bir önceki görüşmenin kayıtları incelenebilir

Görüşmeye başlama, ilk görüşme adıyla da anılmaktadır. “Görüşmenin hangi aşaması daha önemlidir?” gibi bir soru anlamlı değildir. Çünkü görüşme bir sistemdir ve herhangi bir aşamadaki aksama bir bütün olarak sistemin amacından sapmasına, beklendik sonuç vermemesine yol açacaktır. Görüşme bilimsel bir uygulama alanı olduğu kadar bir sanat, profesyonel bir iş olduğu kadar insani bir eylemdir. Dolayısıyla sanatın ve insani eylemin doğasına uygun olarak öznel sorulara da açıktır. Daha öznel bir yaklaşımla “Görüşme sürecinin en özel aşaması hangisidir?” sorusu gündeme getirilebilir. Uygulamacılar ilk görüşmenin, yani görüşmeye başlama aşamasının en özel evre olduğu konusunda neredeyse hemfikirdirler.

İlk görüşmenin birbiriyle bağlantılı, her biri aynı zamanda eylem olan üç temel amacı vardır: İlişki kurma, bilgi toplama ve yapılandırma.

Erkan’a (1997) göre bu aşamada sorun ve yardım gibi kavramların kullanılmasından kaçınılmalıdır. Sorun sözcüğünden kaçınmanın iki nedeni vardır: Kişinin sorunu olmayabilir, bu sözcük başvuranın kaygılanmasına yol açabilir. Yardım sözcüğü ise başvuranda güçsüzlük ve sorunu olduğu düşüncesine yol açabilir. Bu kavramların, tarafların birbirlerine ve sürece alıştıkları ilerleyen bölümlerde kullanılması önerilmektedir.

Olumlu ilişki, çalışma işbirliğine temel oluşturmaktadır. Dolayısıyla hedeflenen değişimin gerçekleşmesi bu ilişkinin olumluluk derecesiyle doğru orantılıdır. Görüşmeci ve başvuran arasındaki ilişki ne kadar olumlu olursa, görüşmenin hedefine ulaşma olasılığı da o kadar yüksek olur.

Problem çözme mantığıyla ilerlersek tanışmanın, yapılandırmanın ve soruna ilişkin ilk bilgilerin oluştuğu başlama aşamasından sonra değerlendirme aşaması gelmelidir. Problemi belirleme, problemi keşfetme olarak da bilinen bu aşama ilk görüşmeyle kısmen başlar, sonraki birkaç görüşmede yoğunlaşır ve birçok uzmana göre son görüşmeye kadar devam eder.

Çok net çizgileri olmasa da ölçü, toplanan bilgilerin sorunu anlamaya ve çözüme katkı yapmasıdır. Sorunla ilişkili olmayan ya da olmadığı düşünülen bilgilerin alınmaması gerekir. Bu şekilde hem başvuran hakları korunmuş hem de zaman ve emek kaybından kaçınılmış olur.

Bir sorunu ‘bilmek’ ile o sorunu ‘anlamak’ birbirinden farklı iki kavramdır. Sorunu bilmek anlamaya açılan kapı ise sorunu anlamak da değişime açılan kapıdır.  Görüşmeci anlamaya çalışmakla yükümlüdür.

• Amaçlar ve plan konusunda görüşmeci ile başvuran aynı fikirde olmalıdırlar.
• Planın işlememesi durumunda devreye sokulacak alternatif planlar yapılmalıdır.
• Amaçlar ve planın uygulanabilir nitelikte ve başvuranın özelliklerine uygun hazırlanmalıdır.
• Amaçlar ve planın süreç içinde değiştirilebilir biçimde esnek hazırlanması gerekir.
• Amaçların ya da planın değiştirilmesinin de tarafların ortak ürünü olması gerekir.
• Geçerli bir neden olmadıkça amaçlardan sapılmayacağı konusunda bir uzlaşım sağlanmalıdır.
• Amaç ile plan arasında net bir tutarlık olmalıdır.

Uygulamanın bu aşamasında temel amaçlar; değişim planını uygulamaya, planın sonuçlarını değerlendirme, değişim sağlamaya çalışma, değişimi sürekli kılma ve değişimi giderek görüşmeciden bağımsızlaştırmadır.

Trevithick’e (2005) göre bu aşamada problemin çözümünde olumsuz sonuç doğuran üç tür eylem vardır.

• Eylem gerekli olduğu halde gerçekleştirilmez. Problemin gerçek bir problem olduğu yadsındığı için çözüme yönelik girişimde bulunulmaz.
• Eylem gerekmediği halde gerçekleşir. Değişmeyecek nitelikte bir güçlüğe ya da probleme müdahale edilmeye çalışılır. Örneğin, kuşak çatışması, bazı alkolizm sorunları değişmesi zor problemlerdir.
• Eylem doğru düzeyde gerçekleşmez. Örneğin, başvuranın ciddi bir hastalığı varsa görüşmecinin bir şey yapmayıp başvuranın kendisinin baş etmesini istemesi.

Olağan koşullarda, görüşmenin sonlandırılması amaçlanan hedeflere ulaşılması sonucunda gerçekleştirilir. Farklı bir ifade ile başvuranın gereksinim duyduğu kaynak ve hizmetlerden yararlanması, duygu, düşünce ve davranışlarında olumlu gelişmelerin gözlenmesi, kendine güveninin artması ve sorunlarını kendi kendine çözebilecek düzeye gelmesi ile çalışma sonlandırılır.

• Mümkünse görüşmenin bitme zamanına başvuran ve görüşmeci ortak karar vermelidirler.
• Sonlandırma aşamasındaki duygusal tepkiler ele alınıp çözüme kavuşturulmalıdır.
• Görüşmede sağlanan hizmetler ve ulaşılan hedefler birlikte gözden geçirilmelidir.
• Çalışma sonunda elde edile başarı ve gelişmelerin süreklilik kazanması için nelerin yapılması gerektiği konuşulmalıdır.

• Başvuranın geçerli bir neden göstermeden çalışmadan çekilmesi
• Kurum hizmetlerindeki çeşitli sınırlılıklar nedeniyle çalışmanın sonlandırılması
• Zaman sınırı nedeniyle çalışmanın sonlandırılması
• Başvuranda değişme olasılığının görülmediği durumlarda çalışmanın sonlandırılması
• Görüşmecinin görevinden ayrılması nedeniyle çalışmanın sonlandırılması

Buna göre kayıt tutmak ya da kayıtları birleştirmek; oluşturulacak resmi raporlar, başvuran dosyalarının düzenlenmesi, yapılanların kalıcılığını sağlamak, görüşmecinin kendini geliştirmesi, olası bilimsel araştırmalara veri oluşturmak, görüşmeci eğitiminde kullanmak, görüşmecinin kendini ve süreci değerlendirebilmesi açısından oldukça gereklidir.