Sosyal hizmet görüşmelerindeki amaç başvuranların sorunlarını doğru bir şekilde tespit etmek ve başvurana özgü çözüm yollarını geliştirmektir. Bu amaca ulaşmayı sağlayacak husus başvuran ve başvuranın sorunu hakkında doğru bilgi elde etmek ve bu bilgileri değerlendirmektir.

Sosyal hizmet mesleğinin amaçlarına başarılı bir şekilde ulaşmasında kullanılan görüşme tekniğinin; bilgi toplamak, toplanan bilgileri değerlendirmek ve bir değişim yaratmak şeklinde sıralanabilecek üç temel işlevi bulunmaktadır.

görüşme verilerinin kaydedilmesinde iki nokta üzerinde durmak gerekir. Birincisi görüşme verileri sadece görüşülen kişilerin cevaplarından oluşmamalıdır. Sözlü olmayan bilgilerin, yani görüşülen kişinin verdiği tepkileri, görüşme yapılan ortama ait özelliklerin de kaydedilmesi gerekir. İkincisi ise, görüşme verilerinin görüşme anında ya da sonrasında görüşmeci tarafından kaydedilmesi gerekir.

Görüşme verilerinin kaydedilmesinde; ses ve/veya görüntü kaydı yapmak, gözlem notları yazmak, yazılı görüş almak gibi çeşitli yöntemler kullanılmaktadır. Kullanılan bu yöntemleri; not alma, cihazla kayıt ve diğer yöntemler olmak üzere üç şekilde ele alınmak mümkündür.

Görüşme ve verilerin kaydedilmesini kolaylaştırmak için geliştirilen görüşme kılavuzu; görüşme sürecinde görüşmecinin görevlerini, uyması gereken önemli kuralları hatırlatan, görüşme sorularını belli bir sırada listeyen ve görüşme boyunca kullanılan bir araçtır.

• Görüşmeci not alırken öncelikle görüşme tarihine, görüşmenin başlayış ve bitiş saatine, görüşme yerine, kiminle görüşüldüğüne ve görüşülenin tanımına (yaş, cinsiyet, meslek, eğitim vb.) dair bilgilere yer vermelidir (Geray, 2006, s.169; Mack ve diğerleri, 2005, s.44).
• Görüşmecinin, görüşme sorularının ve her sorunun altında verilen cevapların kaydedilebileceği (hatta sonradan cevaplara ilişkin notları genişletebileceği) yeterli bir boşluğun bulunduğu bir görüşme kılavuzu hazırlaması ve görüşmeyi buna göre yapması oldukça pratik olacaktır (Mack ve diğerleri, 2005, s.44).
• Görüşmeci, kendisinin bir rapor edici olduğunu bilerek, her görüşü tartışmadan, sürpriz ya da şaşkınlık göstermeden kaydetmelidir (Balcı, 1995, s.188-189).
• Görüşme ve not alma arasında geçen süre mümkün olduğunca kısa olmadır.
• Görüşmeci tam, kelimesi kelimesine not almanın önemini bilmelidir.
• Görüşmecinin aldığı notlar bir dizi gözlemi de kapsamalıdır, çünkü görüşme sürecinde başvuranlar ne söylediklerinin farkındadırlar, ancak sözlü olmayan açıklamalarının farkında değillerdir. 
• Görüşmeci, not alırken görüşülenin sorulara verdiği cevaplar ile kendi gözlem bilgilerini açık bir şekilde ayırmalıdır.
• Görüşmeci görüşmenin hemen ardından (24 saat içinde) aldığı notları gözden geçirmeli, eksik yerleri tamamlamalıdır.
• Eğer görüşmeci görüşme anında değil de görüşmeden sonra not almak zorunda ise, bunu 24 saat içinde henüz bilgileri canlı ve tazeyken yazıya dökmelidir.

Cihazla kayıt yönteminde, görüşme kaydedildikten sonra, bu kaydın görüşülenin cevapları, ifade ve sözcüklerine dokunulmadan aynen kelimesi kelimesine yazıya dökülmesi (transkript edilmesi) gerekmektedir.

Görüşme verilerinin kaydedilmesinde çeşitli yöntemler kullanılabilir. Ancak, koşullar uygun olduğu müddetçe farklı yöntemleri birarada kullanmak en ideal olanıdır (Yıldırım ve Şimşek, 2005, s.147). Genel olarak görüşme verileri cihazla kaydedilmekte ve yazılı notlarla tamamlanmaktadır.

Bilimsel bir araştırmada bulgulara ulaşıldığında bir sonraki aşama araştırmanın raporlanmasıdır. Araştırmanın bütün bir özetini oluşturan raporlama, bir araştırmanın, araştırmacının yorumunu da içerecek şekilde, bir bütün halinde yazılı bir şekilde ortaya konulmasıdır. 

Sosyal çalışmacılar, görüşme tekniğini, bir yandan başvuran hakkında bilgi edinme tekniği, bir yandan da yardım ve tedavi yöntemi olarak kullanmaktadır. Kuşkusuz, görüşme yönteminin bu amaçla kullanılması, araştırma amacıyla kullanılmasından bir hayli farklıdır.

Mesleki raporlar, başvuranın okul, ev, işyeri, sosyal çevre, aile içerisinde yaşamış olduğu/yaşamakta olduğu ve karakterinde edindiği duygu, düşünce, tepki, etki vb. yansımaların meslek elemanı tarafından ortaya konularak değerlendirilmesi ve çözümlenmesi şeklinde tanımlanmaktadır.

Süreç raporunda; çalışılan kurumun adı, başvuranın kimlik bilgileri, görüşme tarihi ve süresi, sosyal çalışmacının adı ve soyadı yazılır. Raporda görüşmenin amacı kısaca belirtildikten sonra, kronolojik olarak konuşulanlar, başvuranın genel görünümü, davranış ve tepkileri, etkileşim süreci, uzman katkısı, gözlem ve düşünceler ayrıntılı biçimde yazılır. Son bölümde ise sosyal çalışmacının başvuran, görüşme süreci ve kendisi hakkında yaptığı değerlendirmeler yer alır.

Özet raporunda; çalışılan kurumun adı, başvuranın kimlik bilgileri, görüşme tarihi ve süresi, sosyal çalışmacının adı soyadı yazılır. Görüşmenin amacı belirtildikten sonra görüşmede elde edilen bilgiler, gözlem ve değerlendirmeler kısa ve öz olarak kaydedilir. Başvuranı daha iyi tanımak amacıyla ailesi, kardeşleri, okul ve işyerlerindeki kişilerle yapılan görüşmeler genellikle özet rapor şeklinde yazılır.

meslek elemanının gözlem, deneyim ve bilgi derinliği bir meslek raporunun işlevselliğini önemli ölçüde etkilemektedir.

Standart formların, dar bakış açısına sahip, ezberci, rutinci, şekilci ve biçimci bir meslek elemanının elinde içi boş bir sepetten farkı kalmaz. Dolayısıyla sepeti doldurmak kadar, sepettekileri sınıflandırmak, tasnif etmek ve birbirleri arasındaki bağıntıları ortaya koymak için meslek elemanının bilimsel sistematik analizi ve profesyonel mesleki bakış açısına sahip olması gerekir.

Bilimsel sistematik analiz, örneğin, korunmaya muhtaç ergen bir çocuğun kuruluş, işyeri, okul, aile, çevre içerisindeki temel psikolojik, sosyolojik, kültürel, eğitsel ve iktisadi olguları ve değerleri arasındaki doğal ilişkilerin ortaya çıkartılması, olgular ve değerler arasındaki bağıntıların biçimi ve birbirleri üzerindeki etkilerini çözümlemek olarak tanımlanabilmektedir.

Derin, etkili bilimsel sistematik bir analiz meslek elemanının mevcut teorik bilgisi ve alan pratiğinin birlikte yürütülmesiyle elde edilebilir. Buna “teorik bütünlük” denilmektedir.

Profesyonel mesleki bakış, örneğin korunmaya muhtaç ergen bir çocuktaki güven ve saygıyı kazanmaya yönelik iletişimi kurabilmek, insan haysiyet ve onurunu korumayı etik bir ilke olarak benimsemek, eşit ve gizlilik prensibi içinde çalışmalarını yürütmek, toplumsal faydayı gözetmek ve demokratik değerleri benimsemek olarak tanımlanabilmektedir.

Tanıma hatası, ihmal hatası, derleme atası, yerini değiştirme hatası olarak sıralanabilir.

• Raporlar, mesleki bir çalışmanın ürünü olup, ifadeler sade, resmi, kolay okunur ve anlaşılır olmalı, abartılı bir anlatıma başvurulmamalı, gereksiz bilgilere yer verilmemelidir.
•  Başvuran hakkında bilgi ve belgeye dayanmaksızın tahmin, kuşku ve varsayımlarla başvuranın onur ve itibarını haksız yere zedeleyen kavram ve iddialara yer verilmemelidir.
• Raporlar gizlilik ilkesine uygun bir biçimde yazılmalı, kayda alınarak sosyal servise ve/veya kuruluş idaresine verilerek başvuranın kişisel dosyasında saklanmalıdır.
•  Raporun içeriği, idare tarafından değerlendirilerek ilgili yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli adli ve idari işlemlerin yerine getirilmesi, ancak konusu açıkça suç olan durumlarda başvuranın yararı gözetilerek adli sürecin ivedilikle başlatılması gerekmektedir.