Bary, medya ile ilişki kurarken “üç altın N” adını verdiği temel konulara uyulduğu taktirde gazetecilerle iyi ilişki kurma ve aynı zamanda da mesajı yayınlatma şansının arttığını ifade etmektedir.

• Neden?
• Ne zaman?
• Ne?

Bir gazetecinin amacı, hedef kitlesini olabildiğince objektif ve tarafsız biçimde bilgilendirmektir.

Gazeteciler görev yaptıkları medyanın hitap ettiği kitleye yani tek bir hedef kitleye hitap ederler. Halkla ilişkiler uzmanı farklı farklı hedef kitlelere bazen aynı anda bazen de farklı zamanlarda hitap eder. Durum böyle olunca da hedef kitleyi çok iyi tanımalı, onların ihtiyaçlarını bilmeli ve onları en iyi nasıl etkileyebileceğini tahmin edebilmelidir.

1. Halkla ilişkiler uzmanı medyanın politikasını (olayları değerlendirme biçimini), ilgi alanını bilmek zorundadır.
2. Halkla ilişkiler uzmanı doğru medyaya doğru zamanda ulaşabilmek için yayınlanma periyotlarını (günlük, haftalık, aylık vb) bilmelidir.
3. Yazılan haberin en son ne zaman verileceğini, yayının sıklığını ve baskı tekniği ile ilgili bilgi edinmelidir.
4. Fotogrovür, litograf, ofset vb. tekniklerini bilirse kendisine kolaylık sağlayabilir.
5. Doğru hedef kitleye mesajını ulaştırabilmek için gazete, dergi, radyo, televizyon vb. ulusal, uluslararası ya da yerel olup olmadığını araştırmalıdır.
6. Doğru hedef kitle için seçtiği medyanın (gazete, TV programı, radyo, dergi) yaş, eğitim, sosyal statü, cinsiyet, meslek, hobiler vb açısından hangi tür okuyucuya veya izleyiciye hitap ettiğini bilirse mesajı amacına ulaşır.
7. Yayınların bayilerde mi satıldığını yoksa abonelere bir- bedel karşılığında mı, bedelsiz mi dağıtıldığını bilmelidir.

• Basın
• Radyo
• Televizyon

İnternet ve televizyon

• Hangi hedef kitleye ulaşılmaya çalışılıyor?
• Bu hedef kitleye ne zaman ulaşmaya ihtiyaç vardır?
• Ne kadar bütçe ayrılabilir?
• Hangi araç en düşük bütçeyle en geniş hedef kitleye ulaşır?
• Hangi araç en güvenilirdir ve maliyeti ne kadardır?
• Mesajın etkili olabileceği uygun zamanı en iyi hangi araç verebilir?
• Tek bir araç kullanmak mümkün müdür?

Kontrol edilemeyen bilgi

Kontrol edilen bilgi

Basın bülteni, kurum ile ilgili etkinlikleri, stratejileri, düşünceleri, olayları vb. içeren, haber değeri taşıyan, önemli bilgiler veren ve medyaya gönderilen yazılı metinlerdir.

Bültenler, gazetecilerin haber yazarken kullandığı 5N1K ilkesi doğrultusunda, bilgilerin yukarıdan aşağıya önem sırasına göre dizildiği özel bir teknikle hazırlanır. Basın bülteninde bilgi dizininin doğruluğuna; metinde abartılı, reklamsal, argo, tüketiciye seslenen veya ispatlanamayan iddia ve ifadeler olmamasına dikkat edilmelidir. Gazetecinin metni düzeltmek amacıyla yapacağı tüm değiştirme işlemlerinin, verilmek istenen mesajı zayıflatacağı unutulmamalıdır. 

Halkla ilişkiler yazarı basın bülteni yazarken bazı haber yazım kurallarından faydalanır. Öncelikle insanların ilgisini çekecek etkili bir giriş yapmalıdır. Bu girişte haberin özeti verilir. Burada mutlaka uygulanması gereken kural 5N1K kuralıdır. Kimin hakkında yazıyorsunuz? Ne hakkında (hangi olay) yazıyorsunuz? Neden bu olay hakkında yazıyorsunuz? Bu olay ne zaman oldu? Bu olay nerede gerçekleşti? Bu olay nasıl gerçekleşti?

Ters piramit kuralıdır. Bu kurala göre haberin içeriğini oluşturan konular ilgiye göre azalan bir sıra izlerler.

Normal piramit kuralı

1. Giriş paragrafı 14 satırdan daha uzun olmamalıdır.
2. Çok fazla süslü sıfatlar ve anlaşılmaz sözcükler kullanmaktan kaçınılmalıdır.
3. Ürün veya kurum ismi büyük harflerle yazılmamalıdır.
4. Olay ile ilgisiz bir bülten yazılmamalıdır. Kendi içerisinde tutarlı olmasına özen gösterilmelidir.
5. Haber değeri taşımasına önem verilmelidir.
6. Sadece bilim adamları ve mühendislerin anlayacağı teknik bir dil kullanmaktan kaçınılmalıdır.
7. Üslup olarak çok ticari bir dil kullanmaktan, reklam gibi görülmesinden kaçınılmalıdır.

1. Konu: Yazılması düşünülen konu ne hakkındadır?
2. Kuruluş: Kurumun ismi nedir?
3. Yer: Kurumun bulunduğu yer neresidir?
4. Avantajlar: basın bülteninde yer alan konuda yeni olan nedir? Bültende yer alan haberin hedef kitleye sağlayacağı yarar nedir?
5. Uygulamalar: Ürün ya da hizmetin yararları nelerdir? Kimler yararlanacaktır?
6. Ayrıntılar: Ürünün boyutları, rengi, ücreti, performansı ile ilgili ayrıntılar nelerdir?
7. Kaynak: Haberin kaynağı kimdir? Neresidir? Örneğin, haberleşme merkeziyle olayın gerçekleştiği yer birbirinden farklı olabilir.

Makale, belirli bir konuda açıklayıcı, bilgilendirici, inandırıcı nitelikler taşıyan; ele alınan konunun düzeyli biçimde ayrıntıları ile incelendiği; kanıtlar ya da belgeler ile desteklenen, bilimsel üslupla kaleme alınan düşünce yazılarıdır.

Halkla ilişkiler etkinliği çerçevesinde yazılan makalede kurumun hizmetinin, ürününün veya çalışmasının tanıtımını yapmak, bu yönde kamuoyunun dikkatini çekmek, gündem oluşturmak ve o ürün, hizmet ya da çalışmalara yönelik sosyal saygınlığı arttırmak amaçlanmaktadır.

1. Basın bültenleri, basın makalelerine oranla daha kısadır ve daha az yer kaplar.
2. Basın bültenleri birkaç medyaya gönderilebilmesinin yanı sıra çoğunlukla geneldir. Basın makaleleri ise daha önceden belirlenmiş bir kitle iletişim aracı için hazırlanmıştır.
3. Basın bültenleri medya editörleri tarafından yeniden yazılabilir. Ancak basın makaleleri editörler tarafından yeniden yazılmaz.
4. Basın bültenlerini yazan kişi belirli olmasına rağmen medyada bu kişinin ismi yayınlanmaz. Basın makalelerinin yazarları bellidir ve bu isim adı altında yayınlanır. Kimi zaman ise gölge yazarların adı ile yayınlanır.
5. Basın bültenlerinde girişte 5N1K kuralı ile olayın özeti verilir. Basın makalelerinde ise girişte olayın özetinin verilmesi gerekmez. Girişin dikkat çekmesi yeterlidir.
6. Basın bültenleri, verilere dayanarak yorumsuz bir şekilde yazılır. Makaleler ise bu açıdan daha esnektir. Mizahi tarz taşıyabileceği gibi kişisel görüş ve yorumlara da yer verilir.
7. Basın bültenlerinin yaşam süresi daha kısadır. Basın makalelerinin yaşam süresi ise daha uzun ömürlüdür.

Basın toplantısı

Ürün raporları, bir kurumun özlü biçimde profilini veren kısa dökümalardır. Ürün raporları kuruluşun, bireyin veya bir olayın kısa özetini editörlere gösterebilmek amacıyla hazırlanır. Genellikle basın bültenlerindeki ve belirli olayların geçmiş aşamalarını anlatan makalelerdeki bilgileri desteklemektedir.

Basın odası

1. Konu Hakkında Bilgi Sahibi Olmama
2. Gazeteciliği Önemsememe
3. Satış Yeteneğinin Olmaması
4. Yazma Becerisinin Eksik Olması
5. Alışılmışın Dışındaki Yöntemlere Aşırı Güven Duyma
6. Eksik Planlama
7. Diğer Bölümlerle Eksik İletişim Kurma