Halkla ilişkiler amaçlı kullanılan araçlar, halkla ilişkiler etkinliğinin yapısına, kurumun amaçlarına,verilmek istenilen mesajın niteliğine, ilişki kurulan kişi ve gruplara göre değişiklik göstermektedir.

Halkla ilişkiler için hala geleneksel medyaya ihtiyaç duymamızın  beş nedeni şöyle ifade
edebiliriz:
1. Geleneksel medya tanınırlığa sahiptir
2. Geleneksel medya hızlı bir şekilde itibar getirir
3. Geleneksel medya çok geniş bir kitleye ulaşmaya devam ediyor
4. Sosyal medya, geleneksel medya ile beslenir
5. Geleneksel medyanın büyük bir sosyal medya uzantısı vardır

Haberi yazarken haberin ve kullanılan kitle iletişim araçlarının türüne gore çeşitli yazma teknikleri kullanılır.Ters Piramit Tekniği,Düz Piramit Tekniği,Serbest Yazım Tekniği,Kare veya Dörtgen Tekniği

Düz Piramit Tekniği: Ters piramit kuralının tam tersidir. Ayrıntıdan başlayarak ana meseleye ulaşılır. Genellikle haber, bir öykü tarzında başlar ve az önemli unsurlar ilk verilerek olayın detayı haberin sonunda verilir. Bu teknik gazete haberciliğinde çok uygun değildir. Dergi haberciliğinde ise en çok kullanılan tekniktir.

 Çatışma,Yakınlık, İlginçlik, Yenilik,Zamanlılık, Etkili ilgililik, Skandal,Güçlü/güçsüz kıyaslaması,Yetersizlik, Şaşırtıcılık, İki yüzlülük

İki yüzlülük: Güçlü, önemli pozisyonlardaki insanların toplumda belirli bazı durumlara aykırı davranmaları gazeteciler için kaçırılmayacak fırsatlardır. Bu tür konuları içeren haberler günlerce manşetlerde yer alabilir (Örneğin; hayvan haklarını savunan birisinin hayvanlara kötü davranması)

Gazeteciler açısından haber değerini yukarıdaki kavramlar oluşturmaktadır. Haber değeri taşıyan haberler ; Açık olmalı: Haber, anlaşılır bir üslüp ve dille yazılmalı. Sade olmalı: Haber yalın bir dille yazılmalıdır Doğru olmalı: Haber doğru bilgilere Dayandırılarak yazılmalıdır.Kesin ifadeler içermeli: Haber, kuşku, olasılık, tereddüt içermemelidir.Habercilik kurallarına uygun olmalı: Haber habercilikte belirtilen kurallara uymalıdır

Basın bültenlerinde kullanılan dil ne olmalıdır? Daha akademik mi yoksa hedef kitlenin
ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde basit mi olmalı? Gazetelerin daha çok okura ulaşması, belki de dilin daha basit, kısa, özlü, anlaşılır ve kavranabilir olmalıdır.

Kuruluşla ilgili haberlerin, haber olma değerine bağlı olarak medyada ücretsiz olarak
yayınlanmasına duyurum denir.

Editörler ve ekipleri, gazetede hangi haberlerin yayınlanacağına karar vermektedirler ve genellikle yayınlanan haberlerin insan odaklı olmasına dikkat edilmektedir. İnsanların ilgilerini ve deneyimlerini yansıtan haberler. Sonuçta okuyucular da kendilerinden birşeyler bulmalıdırlar. Kısacası benzer durumları ifade emenin farklı yolları vardır. Bu farklı yolları kullanarak gerçekleştirilen duyurumda da kelimelerin,
sıfatların ve zarfların seçiminde çok dikkatli davranmak gerekir.

Düzenlenen festivaller, fuarlar vb etkinlikler , Piyasada yeni çıkan ürünler, Uzun süredir piyasada olan bir ürünün yeni kullanım biçimleri, Dağıtım politikasındaki değişiklikler
 Ürünün fiyatındaki değişiklikler,Araştırma geliştirme faaliyetleri, Ürünün, hizmetin, yöneticilerin veya çalışanların aldığı ödüller ve ödül törenleri, Kredi koşullarındaki değişimler, Kuruma yeni seçilen yöneticiler
 

Basının önemini çok iyi bilen halkla ilişkiler yazarı basına düzenli olarak kurumlarıyla ilgili güncel haberleri hızlı ve doğru bir biçimde göndererek onlarla sürekli, karşılıklı, güven ve anlayış çerçevesinde iyi iletişim kurarak basının güvenini kazanmak zorundadır. Aynı zamanda da her kurum, yaptığı çalışmaları kamuoyuna tanıtarak onların da güvenini kazanmalıdır

Makale, herhangi bir konuda açıklayıcı, bilgilendirici, inandırıcı özelliklere sahip, kanıtlar, belgeler ile desteklenen bilimsel üslupla yazılan düşünce yazılarıdır

Basın bültenleri, basın makalelerine oranla daha kısadır ve daha az yer kaplar. Basın bültenleri birkaç medyaya gönderilebilmesinin yanı sıra çoğunlukla geneldir. Basın
makaleleri ise daha önceden belirlenmiş bir kitle iletişim aracı için hazırlanmıştır.
 Basın bültenleri medya editörleri tarafından yeniden yazılabilir. Ancak basın makaleleri editörler tarafından yeniden yazılmaz.

Halkla ilişkiler yazarı basın bülteni yazarken bazı haber yazım kurallarından faydalanır. Öncelikle insanların ilgisini çekecek etkili bir giriş yapmalıdır. Bu girişte haberin özeti verilir. Burada mutlaka uygulanması gereken kural 5 N 1 K kuralıdır. Kimin hakkında yazıyorsunuz? Ne hakkında (hangi olay) yazıyorsunuz? Neden bu olay hakkında yazıyorsunuz? Bu olay ne zaman oldu? Bu olay nerede gerçekleşti? Bu olay nasıl gerçekleşti?

Basın bültenlerini yazarken bazı önemli noktalara dikkat edersek başarılı olabiliriz.
Giriş paragrafını 14 satırdan daha uzun yazmayın.Çok fazla süslü sıfatlar ve anlaşılmaz sözcükler kullanmaktan kaçının. Ürün veya kurum ismini büyük harflerle yazmayın.Olay ile ilgisiz bir bülten yazmayın. Kendi içerisinde tutarlı olmasına özen gösterin.Haber değeri taşımasına önem verin.Sadece bilim adamları ve mühendislerin anlayacağı teknik bir dil kullanmaktan kaçının Üslup olarak çok ticari bir dil kullanmaktan, reklam gibi görülmesinden kaçının

Antetli Kağıt; Basın bültenleri genellikle kuruluşun kimliğini yansıtan renk ve dizaynda diğer bültenlerden ayırıcı olmasına dikkat edilerek antetli kağıtlara yazılmalıdır. Çünkü bültenin diğerlerinden ayırt edici olması parlak kağıtlar ve rengarenk başlık kullanılması anlamına gelmemelidir. Sadece iş mektuplarından farklı ve gönderenin kim olduğunun anlaşılması anlamındadır.

Alt ve Ara Başlıklar; Alt ve ara başlıklar okumayı kolaylaştıran, aynı zamanda da anlaşılırlığı sağlamada oldukça etkilidirler. Ancak editörler bazen bunları hiç dikkate almayıp, kendi düşündükleri bölümleri ön plana çıkartmak isteyebilirler. Bu nedenle, bültende alt başlık koymak yerine uygun yer cümlelerin seçimi editöre bırakılmalıdır. Eğer yazılan teknik bir bülten ise konuyu açıklamak ya da sayfa dizaynı için gerek görülürse alt ve ara başlıklar kullanılabilir

Kısaltmalar; Kısaltmalarda, göze güzel görünmemesi ve gereksiz yer kaplaması nedeniyle “P.T.T.”, “U.S.A.” gibi noktalar kullanmaktan kaçınılmalı. Bunun yerine, “TRT”, “PTT”,“USA” şeklinde yazmak daha uygun. Aynı zamanda meslek dili ve isimlerin baş harflerini kullanmaktan kaçının. Siz bu teknik terimlerin ve baş harflerin ne anlama geldiğini anlayabilirsiniz. Ancak hem gazeteci hem de okuyucu büyük olasılıkla bunun anlamı konusunda zaman zaman yanılabilirler.

Ambargo; Ambargo, belirtilen tarih ve saatten önce bültenin basılmamasıdır. Halkla ilişkiler yazarı ambargodan mümkün olduğu ölçüde kaçınmalıdır. Ancak ambargo kullanmak zorunda kalırsa mutlaka bitiş saatini belirtmelidir.

Tek Sayfalık Basın Bültenleri, Destekleyici Bilgi İçeren Basın Bültenleri,Özet Eklenmiş Teknik Bültenler, Konuşma veya Rapor Metinlerini Destekleyen Özetleyici Basın Bültenleri ,Açıklayıcı Ek Fotoğraf Altı Bilgisi,Kısa Duyurular

Halkla ilişkiler açısından radyo ve televizyon çok sayıda insana kısa sürede ulaşabilme imkanıyla etkili kitle iletişim araçlarıdır. Görsel-işitsel bu kanalların zamanında ve doğru olarak kullanılabilmesi için halkla ilişkiler görevlilerinin, radyo-televizyon yayıncılarının çalışmalarını çok iyi kavramaları ve onlarla işbirliği kurmaları gerekir. Radyo ve televizyon için hazırlanan bültenler, yazılı basın için hazırlananlar ile benzer olmanın yanı sıra bazı farklılıklar gösterirler. 

Radyoya gönderilen bültenler hem içerik hem de biçim açısından bazı özellikleri
taşımalıdır;1. Radyoda tıpkı gazete ve dergilerde olduğu gibi, haber niteliği taşıyan mesajların gönderilmesi gerekir. 2. Cümleler, yazılı basına gönderilen mesajlara oranla daha kısa ve anlaşılır olmalıdır. 3. Her cümlede 10 kelime bulunması idealdir. 

Önemli kişiler tarafından yapılan açıklamalarda, açıklamanın sahibinin başta
söylenmesi mesajın etkinliğinin arttırılması bakımından son derece önemlidir. Mesaja dikkat ancak cümlenin ikinci yarısından sonra gerçekleşir.

Televizyon bültenleri önce yazılı hazırlanır sonra ses ve görüntüye dönüştürülür. Televizyon için hazırlanan mesajlar film formatında hazırlanır. Hazırlanan mesaj, slayt fotoğraflar, görüntülerle desteklense bile durağanlıktan kurtarılmalıdır.Görüntüye bir hareketlilik getirilerek akışa çekicilik kazandırılmalıdır. Aynı zamanda bu görüntüler hem ses hem de müzikle desteklenmelidir.Televizyon için hazırlanan bu mesajlar mutlaka profesyonel film ve televizyon uzmanları,kurgucular ve yazarlar tarafından hazırlanmalıdır.

Fotoğraf alt yazısı metnin aperitifi gibidir, mönüye iştahlandırmalıdır. Fotoğraf alt yazıları başlıkla birlikte ilk etapta okunan bölümler arasındadır. Bu nedenle özen gösterilmeli, birkaç önemli bilgiyle birlikte, ait olduğu metne yönelik merak uyandırmalıdır.

Sosyal Medya, kişinin kendisinin ürettiği mesajı, yayınladığı ve paylaştığı her türlü
platformun genel adıdır. Geleneksel medyadan en büyük farkı ise karşılıklı bir iletişimin olmasıdır.Sosyal medyada bireylerin birbirleriyle, kurumların bireylerle doğrudan iletişim kurabildiği ve geri dönüş alabildiği bir platformdur.

Bağlantılılık: Sosyal medyanın bir çoğu, bağlantılı işler gerçekleştirir; diğer siteler, araştırmalar ve insanların ilgili oldukları herhangi bir konuda link verilmesine olanak tanır.Sosyal medya, gazete, dergi, televizyon gibi geleneksel medyadan farklılıklar gösterir. Geleneksel medya ile bilgiyi yayabilmek için bazı kaynaklara ihtiyaç duyulur. 

 Bilgiye ulaşmak ve bilgiyi yaymak: Bu yaklaşımda etkileşim düzeyi düşüktür ve internet kullanımı tek yönlüdür. İletişimi sağlamak: Paydaşlar ve şirketler arasında ilişki yaratmak. Bu yaklaşımda etkileşim daha yüksektir ve internet çift yönlü kullanılmaktadır. Ayrıca diyaloğa izin veren bir etkileşimle kurum ve çeşitli paydaşlar arasında bir ilişki kurmaktır.

Halkla ilişkiler uzmanları için basın odaları, e-mail gibi internet tabanlı iletişim araçları bazı önemli fırsatlar sunmaktadır: Bilgiye doğrudan ve hızlı ulaşmayı sağlar. Basınla iletişimi kolaylaştırır. Web sayfasındaki basın odası medyanın işini kolaylaştırır. Medya çalışanları bilgisayar başında her bilgiye, fotoğrafa vb rahatlıkla ulaşır. Hedef kitleyle, basınla, vb doğrudan iletişime geçmeyi kolaylaştırır.Yazılı, görsel, işitsel araçlarla iletişime geçmeyi sağlar.

Basın bültenlerini hedef kitle tarafından görülecek biçimde yayınlamanın en iyi yolu eş zamanlı olarak bir bülteni kurumun ve/veya ajansın internet sitesine koymak gerekir. Aynı zamanda basın bülteni dağıtım kategorisinde Google News gibi online medyaya dağıtmak gerekir. Kurumun veya halkla ilişkiler ajansının internet sitesinde kolayca bulunabilecek bir bölümüne (basın odası, medya ilişkiler vb) yerleştirmek gerekir.

En çok paylaşılan ve görüntülenen basın bültenlerinin yaklaşık 120 karekter civarında bir başlığa sahiptir ve bu basın bültenlerini mükemmel tweetlenebilir bir link haline getirmektedir. Karakter sayısı retweetleme için önemlidir. Okuyucular adına herhangi bir engeli kaldırmak için Retweet alanı bırakmak gerekir. Çok kısa bir başlığın da sakıncaları olabilir. Bültenin içeriği hakkında okuyuculara yeterli bilgiyi verebilecek uzunlukta olması gerekir.

Hashtag uygun şekilde kullanma: Bültenin bulunmasını kolaylaştıracak doğru anahtar kelime ve tarama terimlerini kullanmaya önem vermeli. Twitter için en uygun yöntem az ve öz yazmaktır. Bunlara ilave olarak sunulan hikayenin özünden uzaklaşmadan, onu vurgulamalı ve derin anlamlardan kaçınmalı.