Yargısal işlemlerde ve icra işlemlerinde çeşitli belgeler düzenlenmekte, bu belgeler genellikle “tutanak” olarak ifade edilmektedir. Tutanaklar, genelde, söylenen sözlerin yazıya geçirilmesi amacıyla veya bir durumun tespiti amacıyla düzenlenmektedir.

Yemin tutanağı, mevzuat uyarınca hâkim huzurunda yemin etmeleri gereken kamu görevlileri, bilirkişiler ve diğer kişilerin yapacakları yemine ilişkin düzenlenen tutanaktır.

Yemin tutanağında, mahkemenin adı, hâkimin ve zabit kâtibinin adı ve soyadı, sicili, imzası; yemin eden kişinin adı ve soyadı, T.C. kimlik numarası, unvanı, imzası; yeminin yapıldığı yer, tarih ve saat; yeminin metni yer alır. Yemin tutanağı yaptırılan yeminin niteliğine göre taşıması gereken diğer kayıtları da içerir.

Tensip tutanağı, davanın açılmasından sonra, dilekçeler aşamasının başında düzenlenir. Her dosya için bir tensip tutanağı düzenlenmesi gerekmektedir.

Tensip tutanağında yer alacak hususlarda hâkimin takdir yetkisi bulunmakla birlikte, hangi unsurların yer alabileceği maddede sayılmıştır. Buna göre, tensip tutanağının başına mahkemenin adı, mahkeme çeşitli sıfatlarla görev yapıyorsa hangi sıfatla görev yaptığı, hâkim veya hâkimlerin ve zabıt kâtibinin ad ve soyadları ile sicil numaraları, tarafların kimlikleri ile T.C. kimlik numaraları, varsa kanuni temsilcileri ve vekillerinin ad ve soyadları ile adresleri yazıldıktan sonra aşağıdaki hususlara yer verilebilir:

Dava dilekçesinin Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 119. maddesinde düzenlenen unsurları taşıyıp taşımadığının tespiti ile eksiklik bulunması hâlinde ne gibi işlemin yapıldığı

• Davanın türü (Örneğin, alacak davası, boşanma davası gibi)

• Davanın tâbi olduğu yargılama usulü (Basit yargılama usulü - HMK m. 316 vd. veya yazılı yargılama usulü - HMK m. 118 vd.)

• Karşılıklı dilekçelerin ve eklerinin tebliği ile gerekli işlemlerin yapılması

• Tarafların, Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 121. maddesi ve 129. maddesinin 2. fıkrası gereğince delil olarak gösterdikleri belgeleri dilekçelerine ekleyerek vermeleri ile başka yerden getirilecek belgelere ilişkin gerekli bilgileri vermeleri, davacının delilleri için gider avansının (HMK m. 120) kullanılacağı, davalının gerekiyorsa tespit edilecek delil avansını da (HMK m. 324) yatırması, tarafların bu hususları yerine getirmedikleri takdirde, basit yargılama usulüne ilişkin hükümler saklı olmak üzere Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 140. maddesinin 5. fıkrası gereğince ancak ön inceleme aşamasında bu eksiklikleri tamamlayabilecekleri, aksi hâlde bu delillerinden vazgeçmiş sayılacakları

• Dilekçelerin tamamlanmasından sonra ön incelemenin duruşmalı yapılıp yapılmayacağına karar verileceği (HMK m. 138, m. 140), ön incelemenin duruşmalı yapılmasına karar verilmesi hâlinde duruşma tarihinin dilekçelerin tamamlanmasından sonra belirleneceği ve avanstan karşılanarak bildirileceği

• Ön incelemede yargılamaya devam edilmesine karar verilmesi hâlinde, ön incelemenin sonunda ya da daha sonra tahkikat duruşması için gün verileceği (HMK m. 147)

• Dosyanın durumuna göre gerek görülen diğer hususlar.

Hukuk Muhakemeleri Kanunu’na göre, yargılamanın sırasıyla beş aşaması bulunmaktadır:

1. Dilekçeler (HMK m. 118-136)

2. Ön İnceleme (HMK m. 137-142)

3. Tahkikat (HMK m. 143-183; ispatla ilgili hükümler HMK m. 187-293)

4. Sözlü Yargılama (HMK m. 184-186)

5. Hüküm (HMK m. 294-306)

Ön inceleme aşamasında amaç, davayı tahkikata hazır hâle getirerek gereksiz duruşma yapılmasının önüne geçmek ve zaman kayıplarını önlemektir. Ön inceleme aşaması, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu ile birlikte getirilen yeni bir aşamadır. Ön inceleme aşaması kabul edilmeden önce, uygulamada özellikle davayla ilgili gerekli belgelerin taraflarca mahkemeye sunulması veya davayla ilgili getirtilmesi gereken belgelerin mahkemeye getirtilmesi için (örneğin, tapu kayıtları veya başka bir mahkemede bulunan davayla ilgili dosyalar) karar verilip ilgili yerlere müzekkereler yazılması işlemleri, tahkikat aşamasında duruşmalar aracılığıyla gerçekleştiriliyordu. Bu da duruşma sayısının artmasına ve sonuçta yargılamanın uzamasına sebebiyet veriyordu. Özellikle gerek tarafların dilekçelerinde sözünü ettikleri ve ellerinde bulunan belgelerin mahkemeye verilmesi gerekse başka yerlerden getirtilecek belgeler için işlemlerin yapılması ön inceleme aşamasında tamamlanmakta, bu şekilde tahkikat aşaması bu belgelerin toplandığı değil, incelendiği aşama olmaktadır. Bundan başka, usuli konuların ön inceleme aşamasında incelenmesi kabul edilerek hâkimin tahkikat duruşmalarında işin esasını incelemeye giriştikten sonra, dönüp tekrar usule ilişkin sorunları incelemesinin önüne geçilmiştir.

Ön inceleme tutanağında aşağıdaki hususlara yer verilir:

• Ön incelemenin duruşmalı yapılıp yapılmadığı, ön inceleme duruşmalı yapılıyorsa duruşmaya taraflardan hangisinin katıldığı ya da mazeretinin bulunup bulunmadığı

• Dava şartlarının mevcut olup olmadığı, eksiklik varsa ne tür işlem yapıldığı

• İlk itiraz bulunup bulunmadığı ve varsa ne tür işlem yapıldığı

• Davacının iddialarının ve bunların dayanaklarının özetle neler olduğu

• Davalının savunmalarının ve bunların dayanaklarının özetle neler olduğu

• Tarafların uyuşmazlık noktalarının ana başlıklarıyla nelerden ibaret bulunduğu

• Tarafların sunmadıkları belgelerin neler olduğu, dilekçelerinde belirttikleri tüm belgeleri sunup sunmadıkları, ayrıca başka yerden getirilecek delillere ilişkin bilgi vermedikleri bir hususun bulunup bulunmadığı ve bu konuda ne şekilde işlem yapıldığı, bu aşamada karar verilmişse gerekli delil avansını yatırmaları

• Ön incelemede yapılması gereken diğer işlemlerin yapılıp yapılmadığı

• İddia ya da savunmasını genişleten taraf olup olmadığı, bu konuda karşı tarafın açık muvafakatinin bulunup bulunmadığı

• Tarafların sulhe ve arabuluculuğa teşvik edildikleri ve sonuçlarının ne olduğu

• Eğer ön inceleme duruşması sonunda tahkikat için duruşma günü verilebiliyor ise duruşma günü, duruşma günü verilemiyor ise tahkikat için duruşma gününün sonradan bildirileceği ya da duruşma günü vermeden tahkikata geçileceği.

Tutanakta mutlak olarak yer alması gereken hususlar şunlardır (HMK m. 154/3):

• Mahkemenin adı, duruşmanın açıldığı yer, gün ve saat

• Hâkim, zabıt kâtibi, hazır bulunan taraflar ve varsa vekilleri, kanuni temsilcileri, fer’î müdahil ve tercümanın ad ve soyadları

• Yargılamanın aleni ya da gizli yapıldığı

• Beyanda bulunana okunmak ve imzası alınmak kaydıyla ikrar, yeminin edası, davanın geri alınmasına muvafakat, davadan feragat, davayı kabule ilişkin beyanlar ve sulh müzakereleri ile sonucu

• Beyanda bulunana okunmak kaydıyla taraf, tanık, bilirkişi veya uzman kişi beyanı • Duruşma dışında yapılan işlemlerin özeti    

• Tarafların sundukları belgelerin neler olduğu

• Tarafların soruşturmaya ilişkin istekleri ile diğer kanunların tutanağa yazılmasını emrettiği konular

• Ara kararları ve hükmün sonucu

• Karar veya hükmün açıklanma biçimi.

Duruşma tutanakları, davanın tahkikat aşamasında karşımıza çıkar.

Tutanak, zabıt kâtibi tarafından düzenlenmekte, altında hâkim ve zabıt kâtibinin imzaları bulunmaktadır.

Ceza muhakemesi, iki evreden oluşan, iddia-savunma ve yargılama niteliğindeki bir dizi faaliyeti içermektedir. Ceza muhakemesinin ayrıntıları, Ceza Muhakemesi Kanunu’nda düzenlenmiştir. Ceza muhakemesi, suç şüphesinin öğrenilmesinden iddianamenin kabulüne kadar geçen “soruşturma evresi” ve iddianamenin kabulüyle başlayıp hükmün kesinleşmesine kadar geçen “kovuşturma evresi”nden oluşmaktadır.

İfade tutanağında şunlar yer alır: İfade alma işleminin yapıldığı yer ve tarih; ifade alma sırasında hazır bulunan kişilerin isim ve sıfatları ile ifade veren kişinin açık kimliği; ifade alma sırasında, Ceza Muhakemesi Kanunu’nun 147. maddesinin ve ilgili Yönetmelik’in 23. maddesindeki işlemlerin yerine getirilip getirilmediği, bu işlemler yerine getirilmemiş ise nedenleri; tutanak içeriğinin ifade veren ile hazır olan müdafi tarafından okunduğu ve imzaları ve imzadan çekinme hâlinde bunun nedenleri.

Duruşma tutanağının başlığında yer alması gereken hususlar açıkça Ceza Muhakemesi Kanunu’nun 220. maddesinde düzenlenmiştir. Bu hususlar şunlardır:

• Duruşmanın yapıldığı mahkemenin adı

• Oturum tarihleri

• Hâkimin, Cumhuriyet savcısının ve zabıt kâtibinin adı ve soyadı

Duruşma tutanağının içeriğinde aşağıdaki unsurlar bulunmalıdır:

• Oturumlara katılan sanığın, müdafiin, katılanın, vekilinin, kanuni temsilcisinin, bilirkişinin, tercümanın, teknik danışmanın adı ve soyadı

• Duruşmanın seyrini ve sonuçlarını yansıtan ve yargılama usulünün bütün temel kurallarına uyulduğunu gösteren unsurlar

• Sanık açıklamaları • Tanık ifadeleri • Bilirkişi ve teknik danışman açıklamaları

• Okunan veya okunmasından vazgeçilen belge ve yazılar

• İstemler, reddi hâlinde gerekçesi

• Verilen kararlar

• Hüküm.

İdari Yargılama Usulü Kanunu’nda her dava dosyası için, görüşmelere katılan başkan ve üyelerin, Danıştayda düşünce veren savcının, tetkik hâkiminin ve tarafların ad ve soyadlarını, incelenen dosya numarasını, kısaca dava konusunu ve verilen kararın neticesini, çoğunlukta ve azınlıkta bulunanları gösteren bir tutanak düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.

İdari yargı alanında düzenlenecek tutanaklar 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu'nda (RG. 20.1.1982, S. 17580) düzenlenmiştir. 

İdari Yargılama Usulü Kanunu’nda her dava dosyası için, görüşmelere katılan başkan ve üyelerin, Danıştayda düşünce veren savcının, tetkik hâkiminin ve tarafların ad ve soyadlarını, incelenen dosya numarasını, kısaca dava konusunu ve verilen kararın neticesini, çoğunlukta ve azınlıkta bulunanları gösteren bir tutanak düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.

İdari ve vergi dava dosyalarının nasıl düzenleneceğine ilişkin hususlar, Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin İdari İşler ile Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik'te yer almaktadır. 

Açılacak her dava için UYAP’ta ayrı bir dosya düzenlenmesi hususu, Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin İdari İşler ile Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik'te yer almaktadır.