Bir İYS arayışına gidilebilmesi için göz önünde bulundurulacak temel özellikler şunlardır:

• Sürüm Kontrolü
• Büyük Yazar Ekibi
• Teknik Bilgi
• Seri Üretim ve Sık Güncelleme
• Arama İşlevleri
• Yerelleştirme ve Çoklu Dil Desteği
• Kişiselleştirme İhtiyacı
• Esnek Yapılandırma
• Etkileşim Araçları
• Zengin İçerik
• İşbirliği İhtiyacı
• Arama Yönetimi
• Güncel ve Standart Yapı
• Modülerlik

İYS’lerinin kullanımı teknik bilgi ve beceri gerektirdiği kadar yönetsel olarak da iyi bir planlama gerektirmektedir. Amacı belirsiz, iyi planlanmamış, takvimi karmaşık süreçler, içerik yönetim sisteminin başarısızlığında rol oynayacaktır.

• Ne Kadar Destek Alınacak?
• Aracı Firma ile Vizyon Ne Kadar Örtüşüyor?
• Hedef Kitle
• Kararlılık ve Odaklanmadır.

Bir İYS seçim sürecinde izlenebilecek 8 aşama şu şekildedir:

1. Durum ve İhtiyaç Analizi

2. Ölçütlerin ve İşlevlerin Belirlenmesi

3. Kullanım Senaryoları Oluşturmak

4. Temel Bir Liste Oluşturmak

5. Tarafsız Referans ve Benzer Deneyimlerin Değerlendirilmesi

6. Aday IYS Çözüm ve Firmaların Tespiti

7. Test Süreci

8. Karar

Bir İYS seçim sürecinde öncelikle durum tespiti ve ihtiyaç analizi yapılmaktadır. Bu aşamada, maliyet belirlemek için üzerinde durulabilecek konular şöyledir:

• Yazılım lisansları (sunucu başına, kullanıcı başına, bileşen ve eklentileri
• Yeni personel
• Yetiştirme (eğitim)
• Donanım (site altyapısı)
• Barındırma
• Bakımdır.

Çekirdek İşlevler: Tüm içerik yönetim sistemleri, temel işlevlerin tamamını kapsamıyor olabilir. Kullanımı basit olan ve başlangıçta yeterli gibi görünen sistemler, zaman içerisinde temel işlevlere cevap vermeyebilir.

İçerik yönetim sisteminde yer alabilecek tüm dijital içerik varlık (assets) olarak adlandırılmaktadır.

Özelleştirebilme (customization); içeriğin esnek olarak sunulabilmesidir. Bir İYS'de yayınlanan son yorumların gösterilmesi, başlıkların eski tarihten yeni tarihe doğru sıralanması gibi durumlar özelleştirebilme olarak tanımlanmaktadır.

Kullanım Senaryoları (Use Cases): Sistem tasarımında, muhtemel özelliklerin ve mimarinin ortaya konabilmesi için kullanılan beyin fırtınası tekniği olarak ifade edilebilir. Bir yazılım üretimi ya da ayrıntılı karar sürecinde daha iyi sonuç alabilmek için, bu ortamda ihtiyaç duyulabilecek bir senaryo üzerinden ayrıntılar ortaya konabilir. Bu senaryolar aynı zamanda teknik ekip ve yönetim ekibi arasında etkili iletişim kurulmasını da sağlamaktadır.

İYS çözümlerinin alınacağı firmalara, Uyumlu/Uyumlu Değil/Kısmen uyumlu tarzında bir listenin doldurtulması aslında bir vakit kaybıdır. Bu cevaplar, aracı firma ya da satıcıya sözleşmedeki gerçekleri gizleme şansı vermekle birlikte ürünün gerçek kapasitesini de gizler. Bu yaklaşım yerine, aracı kurumlardan açık ifadelerle cevaplarını vermeleri ve gerektiğinde ekran görüntüleri ile örnekler
vermeleri sağlanmalıdır. Hatta gerektiğinde gerekli ek bilgi ve dönüş yapmayan aracı kurumların sonraki aşamalarda yer alamayacağı bildirilmelidir.

Performans: İYS için performans kavramını “işlevlerin etkili bir şekilde yerine getirilmesi” olarak tanımlayabiliriz. İYS’lerin doğası gereği bu işlevlerin 24 saat sağlanabilmesi, bir başka deyişle kesintisiz olması gerekir.

İYS'lerde verimlilik ve performansı etkileyen başlıca konular;

• Editör Yönetimi
• Veri Tabanı Yönetimi
• Yedekleme
• Barındırma
• Bileşen ve Eklentiler
• Medya Yönetimi
• Teknik Ekip ve Kurumsallık
• Ön ve Arka Yüz
• Önbellek Yönetimi
• Yetkilendirme
• Yük Dengeleme
• Diğer Etmenlerdir.

• Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarın donanım özellikleri
- Yüksek kapasitede işlem yapabilme desteği
- 24 saat çalışabilme
- Soğutma sistemi
• Özel elektrik alt yapısı ve güç kaynağı desteği
• Yüksek hızlı İnternet bağlantısı
• Özel sunucu işletim sistemi
• Yazılım lisansları ve güvenlik sertifikası ihtiyacı
• Gerekli veri tabanı kurulum, bakım ve yönetimi
• Donanımsal ve yazılımsal teknik destek kapasitesi (emek ve zaman maliyeti)

İYS'lerde harici barındırma seçenekleri;

• Ücretsiz web yayın servisleri
• Paylaşımlı yayınlama hizmetleri (shared hosting)
• Sunucu barındırma (colocation)
• Bayi (reseller) anlaşması
• Kiralık sunucu (dedicated hosting)
• Sanal kiralık sunucular (virtual dedicated server)
• Yönetimli barındırma hizmeti (managed hosting service) ve Bulut tabanlı barındırma (cloud hosting)dır.

Standart bir İYS’de çok farklı seviyelerde kullanıcı rolleri bulunabilir. Bunlar;

• Yönetici
• Editör
• Yazar
• İçerik Sağlayıcı
• Takipçi
• Abonedir. Birçok İYS uygulamasında bu rollere ek olarak tüm sistemden sorumlu olarak en üst seviyede “süper yönetici” de yer almaktadır.

WYSIWYG (“What-You-See-Is-What-You- Get”), editör, yazar ve hatta siteye kayıtlı kullanıcıların içerik düzenleme sürecinde yararlandıkları çevrimiçi düzenleme aracıdır. Metin düzenleme ile görsel, video, ses, bağlantı ve dosya ekleme işlemlerine de imkân tanımaktadır.

İYS’nin yavaş çalışması nedeniyle farklı bir İYS çözümüne yönelmek ilk adımda doğru bir karar olmayabilir. Küçük bir fark yaratabilmek adına tüm içeriğin, sistemin, yapının ve kültürün değişimi çok daha farklı sorunları beraberinde getirebilir. Önbellek yönetimi sistemin performansını arttırmak amacı ile yapılabilir. Bu noktada önbellek modül veya eklentileri kullanılabilir.

Normalde kendi türlerine ait verilerin yer aldığı tablolaştırma yöntemi yerine, içeriğin tamamının yer aldığı özel tablo yapılarının kullanılması ya da verilerin farklı tablolarda kopyasının olmasına denormalizasyon adı verilir.

Piyasadaki İYS'leri karşılaştırabilecek web hizmetleri şunlardır:

• http://www.toptenreviews.com/business/internet/best-content-management-system-software/
• http://www.cmsmatrix.org/
• http://socialcompare.com/en/comparisons/cms

Ünlü markaların da tercih ettiği Magento tarzında İYS’ler ile e-ticaret sistemleri geliştirmek mümkündür. Benzer şekilde Hippo İYS de içerik yönetimi ile ticaret alanlarını birleştirmektedir. Aynı zamanda Wordpress ortamında popüler olarak kullanılan iki eklenti “Shopify” ve “WooCommerce” olarak öne çıkmaktadır. Joomla E-ticaret eklentilerinde Joomla kapsamında kullanılabilecek
e-ticaret eklentilerinin başında ise “VirtueMart” gelmektedir.

Drupal 8. sürümü ile mobil ortamlara yönelik olarak çok daha uyumlu içeriklerin üretildiğini vurgulasa da mobil ortamlar üzerinden Wordpress ve Joomla gibi içerik yönetimine destek vermemektedir.

• Mobil Kullanım
  Görsellik ve Tasarım
• Semantik Web Kullanımı
• Sosyal Medya Entegrasyonu
• Analitik
• Depo IYS’ler
• Kişisellestirilebilirlik
• Esneklik
• Açık Kaynak Kodlu IYS’ler
• Bulut Tabanlı IYS’ler konularında yenilenmiştir.