Protokol kuralları 1. Günlük yaşamdaki protokol kuralları 2. Resmî törenlerdeki protokol kuralları olmak üzere ikiye ayrılabilir.

Sosyal davranış kurallarını da kapsayan sözlü iletişimdeki protokolün temelinde, konuşma kuralları yatar.

Sözlü iletişimde, en temel araç “söz”dür ve konuşularak aktarılır. Konuşma, düzenli devinimlerle konuşma organları tarafından sesin söze dönüştürülerek iletilerin aktarıldığı, insana özgü yaratıcı bir yetenektir.

Konuşmada sözcükler ve ses, akla ilk gelen öğelerse de protokol kapsamında, bilinmesi ve dikkat edilmesi gereken birçok ayrıntı vardır:

1. Üst düzeydeki bir kişi dinlenirken, “hı, hı” şeklinde sesler çıkarılmamalı, kendisinin dinlenildiğinin belirtilmesi için için ara sıra “evet” “evet efendim” denilebilir.

2. Karşılıklı konuşmalarda karşıdaki kişinin düşüncelerine katılınmadığında “Hayır.”, “Öyle değil.”, “Yanlış söylüyorsunuz.” yerine “Ben aynı düşüncede değilim.”, “Ben daha farklı biliyorum.”, “Ben daha başka düşünüyorum.”, “Ben katılamıyorum.” gibi, haddi aşmayan cümleler kurulmalıdır.

3. Bazen üstler, doğrudan “Emrediyorum.” “Yapın.” demeyebilirler. Sözlerinin genel akışı içinde isteklerini iletebilirler. Bu nedenle her an, dikkatli olunmalıdır.

4. Bir konuda görüş belirtilirken “Şöyle yaparız.” “Böyle yapmak daha iyi.” “Arkadaşlar bir incelesin.” “Sanırım, böylesi daha iyi.” benzeri üstü kapalı cümleler kullanılabilir. Altta yatan anlamın kavranabilmesi için söz edilen konu, çok iyi bilinmelidir.

Gün içerisinde bazen açık havada, bazen de kapalı ortamlarda, beklenmedik bir anda, makam olarak üst düzeydeki biriyle karşılaşıldığında, o kişilerle bulundukları makama uygun unvanlarının başına “Sayın” eklenerek konuşulmalıdır. Örneğin:

• Merhaba Sayın Müsteşarım !/Sayın Bakanım!… vb.

Tanışma ve tanıştırma ayakta ve ilk karşılaşmada gerçekleştirilmelidir. Tanışma, bire bir yapılan bir eylemken; tanıştırma, üçüncü bir kişinin aracılığıyla gerçekleşen bir eylemdir. Tanışmada, tanışacak kişilerden, sonra gelen kendini tanıtmalıdır. Kişilerin makamlarına ve unvanlarına göre konuşulmalıdır.

Kişiler tanıştırıldıklarından dolayı memnun olduklarını belirtirken el sıkışırlar. Uzatılan elin sıkılması bir görgü ve saygı kuralıdır. Elin sıkılmaması, havada bırakılması karşı tarafa saygısızlıktır. Öncelikle büyüklerin ya da kadınların el uzatması gerekir. Üst makamdaki kişi elini uzatmamışsa, karşı taraf, tokalaşmak için ısrar etmemelidir.

Üst düzey makamdaki kişilerin, yardımda bulunmaları, beğenilerini sunmaları gibi durumlarda teşekkür edilmeli. Makamlarına ve unvanlarına göre konuşulmalıdır. Örneğin:

• Yardımınız için teşekkür ederim Sayın Bakanım./Sayın Konsolos.…vb.

Üstlerimizin ve çevremizde resmî ilişkiler içinde bulunduğumuz diğer kişilerin mutluluk verici bir sonuç alması, bir konuda ya da yarışmada başarı elde etmesi gibi nedenlerle duyulan sevinç, yapmacıklığa düşmeden, abartıya kaçmadan belirtilmeli, kutlama sırasında iyi dileklerde bulunulmalıdır. Örneğin:

• Bayramınız/doğum gününüz kutlu olsun Sayın Müsteşarım./Sayın Başkanım.

Verilen görevin zamanında ya da gerektiği gibi yerine getirilmemesi ve bir konuda yanlış davranıldığı fark edildikten sonra bu olumsuz durumu düzeltmek için özür dilenmelidir. Kısa, açık konuşmak, sözleri yinelememek; karşıdaki kişinin sinirli olabileceği varsayılarak yeni bir özre ortam oluşturmamak için sakin olmak gerekir.

• Sizi yanlış anladığım için, Sayın Bakan’a sözlerinizi yanlış aktardım. Affedin lütfen.

Sekreterlerin telefon aktarırken uymaları gereken protokol kuralları şöyledir:

• Üst makam ast makamı aradığında, sekreter isteğini şu cümlelerle belirtebilir: “Genel Müdürümüz Metin Aydın Bey, İnsan Kaynakları Müdürünüz Jale Kaya Hanımla görüşmek istiyor, müdürünüzü alabilir miyim?”

• Aynı düzeyde makamlar arandığında; “Satış Müdürümüz Nihat Bey, Personel Müdürü Erol Beyle görüşmek istiyor birlikte aktarabilir miyiz?” diyerek aynı anda iki müdürün sekreteri hattan çekilmelidirler.

• Telefon aktarmalarda üst makam, asla bekletilmez.

Resmî yazışmalarda protokol kuralları, Cumhurbaşkanlığı Kararı ile yazılan yönetmelikte sıralanmaktadır.

Resmî yazılar, bir asıl bir kopyası olmak üzere iki nüsha hazırlanır. Paraflı nüshalar, yazıya ait olan birimde saklanır. Yazı, genel evrak biriminde de saklanacaksa bir kopya daha çıkartılır. Dağılımlı yazılarda, dağıtılacak yer sayısı kadar kopya çıkartılır. Yazının resmî yazı niteliğinin devam edebilmesi için, kopyaların paraflanması gerekmektedir. Yazıların çoğaltılmasında kural, fotokopi makinesinin kullanılmasıdır.

Resmî yazışmalarda, kullanılan kâğıdın türü, boyutu; yazının bölümleri, başlıkları önceden belirlenmiştir. Resmî yazışmalarda tek tip, başlıklı ve beyaz A4 (210x297 mm.) ve A5 (210x148 mm) kâğıt kullanılır.

Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “TC” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Sayfa 91 örnek 4.2'de görüldüğü üzere).

Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması sırasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

“İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) “ konularak kullanılır.

İlgide, “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.

İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı ögelerinin arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek 4.5:). Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33-yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ” Cumhurbaşkanı a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Cumhurbaşkanı V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-.... konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, Ek-.... Konuldu” ifadesi yazılır.

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

Bir olayla ya da konuyla ilgili inceleme ve araştırma sonucunda elde edilen bilgilerin sunulduğu yazılara rapor denir.

Tek kişinin hazırladığı bireysel raporun yanı sıra, birden fazla kişinin hazırladığı ortak veya heyet raporu adını alan raporlar da bulunmaktadır.

Raporlar, sunduğu bilgilere göre adlandırılır. En sık karşılaşanlar arasında işletmelerin yıllık faaliyet raporu, yıl sonu değerlendirme raporu, araştırma geliştirme raporu, doktor raporu, denetleme raporu, bilirkişi raporu vd. sayılabilir.