Motivasyon; "kişilerin belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere kendi arzu ve istekleri ile davranmaları ve çaba göstermeleridir".

Bireyler, motive oldukları zaman genelde üç özellik gösterirler;
• Bazı hareketlerde bulunmak için enerji yüklenirler
• Enerjilerini belirli bir hedefe ulaşmak için yönlendirirler
• Hedefe ulaşmak konusunda farklı şiddetlerde duygulara sahip olurlar.

Güdü, istekleri, arzuları, ihtiyaçları ve dürtüleri kapsayan genel bir kavramdır. Fizyolojik kökenli açlık, susuzluk, cinsellik gibi güdülere ise dürtü adı verilir. Vücut süreçlerini denge durumuna getirmek için değişik kaynakların kullanıldığı organizmanın ihtiyaçları gereksinim (ihtiyaç) olarak tanımlanmaktadır.

Yaşam doyumu; kişisel amaçlar ve ulaşılan hedefler arasındaki uygunluğun yargısal değerlendirmesi
olarak tanımlanmaktadır. Yaşam doyumu kişinin kendisini iyi hissetme hali olarak da tanımlanabilmektedir.

Motivasyon bireylerin özel yaşamlarıyla birlikte iş yaşamlarında da iş verimi açısından çok önemlidir. Motivasyon kişilere yaşam doyumu sağlar ve yaşam doyumu iş doyumunu da içermektedir. İş yaşamında kaliteli bir gelişme için güdülenme önemlidir ve özellikle yöneticilere, çalışanları güdüleme konusunda önemli görevler düşmektedir. Yöneticinin en önemli görevi etkin bir örgüt yaratmaktır. Etkin bir örgüt ise yüksek düzeyde motive olmuş işgörenlerle sağlanabilir. İşletmelerde çalışanların her biri kendisine verilen görevi yerine getirebilmek için çaba harcamaya istekli olmadıkça yönetsel etkinliklerden hiçbir sonuç alınamaz. Bireyler kendilerine verilen görevleri etkin bir biçimde yerine getirmeye istekli olmalıdırlar. Motivasyonun rolü bu isteği yaratmak, geliştirmek ve sürdürmektir.

Motivasyon kuramları iki gruba ayrılır. Birinci grup Kapsam Kuramları (Content) olarak adlandırılır. Bu kuramlar içsel faktörlere ağırlık veren kuramlardır. İkinci kuram grubu ise Süreç Kuramları (Process)'dır. Bu kuramlar ise dışsal faktörlere ağırlık verir.

Kapsam kuramları:
• İhtiyaçlar Hiyerarşisi Yaklaşımı
• Çift-Faktör Kuramı (Hijyen-motivasyon teorisi)
• Başarma İhtiyacı Kuramı (Achievement)
• ERG Yaklaşımı olmak üzere dört tanedir.

Maslow’un “İhtiyaçlar Hiyerarşisi” iki temel varsayıma dayanmaktadır.:
• Bireyin tüm davranışları; sahip olduğu ihtiyaçları gidermeye yöneliktir.
• Bireyin ihtiyaçlarını gidermek için belirli bir sıralaması vardır. Önce alt sıradaki ihtiyaçlar giderilmelidir, giderilmeden, bir üst sıradaki ihtiyaçları gidermeye yönelik davranışlar yapılmaz.

Maslow kişinin ihtiyaçlarının temelde iki kategoride olduğunu belirtmektedir. Bunlar yetersizlik ihtiyaçları ve gelişme ihtiyaçlarıdır. Yetersizlik ihtiyaçları; karşılanmadığı takdirde tamamlamaya çalıştığımız fiziksel ve psikolojik ihtiyaçlardır. Yemek yemek, güvenlik ihtiyaçları gibi ihtiyaçlar buna örnek olarak verilebilir. Gelişme ihtiyaçları ise en yüksek seviyede olan ihtiyaçlardır ve gerçek, iyilik, adalet isteği, sevgi gibi daha soyut ihtiyaçları içermektedir.

Maslow’a göre kişiler, aşağıda sıralanan kişilik özelliklerini geliştirdikleri için kendini geliştirme hedeflerine ulaşmaktadırlar:
• Gerçekliği doğru bir şekilde algılama
• Bağımsız ve özerk olma
• Çok az sayıda insanla derin ve sevgi dolu ilişki kurmayı tercih etme
• Hedeflerini gerçekleştirmeye odaklanma
• Büyük neşe ve tatmin anları olan büyük deneyimler yaşama

Kişinin özel yaşamıyla birlikte iş yaşamında da Maslow’un hiyerarşisi önemlidir. Bu kuramı benimseyen yöneticiler, çalışanların hangi ihtiyaçlarını tatmin etmek istediklerini anlayabilmeli ve tatmini sağlayacak ortamı oluşturabilmelidirler. Herkesin aynı zamanda ve aynı sıradaki ihtiyaçları tarafından motive edildikleri düşünülemez. Bireyler, değişik basamaklardaki ihtiyaçlar tarafından motive edilebilirler. Bunun nedeni de bu ihtiyaçların kesin sınırlarla birbirinden ayrılmadığı alanların, yani ortak alanlarının olmasıdır. Bu kuram, basit ve akılda tutulabilir olduğu için en çok bilinen motivasyon kuramıdır.

Herzberg tatminsizliğe neden olan faktörleri iki grupta toplamıştır:

Motive edici faktörler: Çalışanların, motivasyon ve tatminin başlıca nedeni olarak belirttikleri unsurlardır. Başarı, tanınma, takdir edilme, statü, ilerleme, sorumluluk sahibi olma gibi motivasyonel faktörleri kapsamaktadır. Bu faktörler varsa kişinin çalışma isteği ve arzusu artar. Bu faktörlerin yokluğu ise bireylerin motive olmaması ile sonuçlanacaktır. Çalışanların bu faktörleri açıkça görmesi ve hissetmesi tatmin ve motive olmalarına neden olmaktadır.

Hijyen faktörler: Ücret, maaş, işletme politikası ve yönetimi, çalışma koşulları, iş güvenliği, özel yaşamdaki mutluluk düzeyi gibi faktörler “hijyen faktörler” olarak adlandırılır. Eğer bu faktörler yoksa, bireyleri motive etmek çok zordur. Hijyen faktörlerin olması durumunda iş tatmini için uygun bir ortamdan söz edilebilir ve bireyleri motive edebilir

Bu kuramın yönetici açısından anlamı şudur: Hijyen faktörleri, bulunması gereken asgari faktörlerdir. Bunlar yoksa çalışanı motive etmek imkansızdır. Ancak varlıkları motivasyon için gerekli ortamı yaratır. Motivasyon, motive edici faktörler sağlanırsa gerçekleştirilebilir. Hijyen faktörlerini sağlamadan yalnızca motive edici faktörleri sağlamak, personeli motive etmeye yetmeyecektir

Bu kurama göre birey üç grup ihtiyacın etkisi altında davranış gösterir. Bunlar:
• Başarı İhtiyacı
• İlişki Kurma İhtiyacı
• Güç Kazanma İhtiyacıdır

Başarı gösterme ihtiyacı kuvvetli olan birey, ulaşılması güç, çaba gerektiren, anlamlı amaçlar seçer. Bunları yerine getirmek için gerekli bilgi ve yetenekleri elde edecek ve bunları kullanacak davranışı gösterecektir.

ERG yaklaşımı üç kategoriye ayrılmıştır:
• Varolma (“E”xistance) ihtiyacı- alt düzey
• Aidiyet-ilişki kurma (“R”elatedness) ihtiyacı
• Gelişme (“G”rowth) ihtiyacı- üst düzey

Süreç Kuramları:
• Motivasyon sürecinin nasıl çalıştığını inceler.
• Bu süreci oluşturan değişkenleri tanımlar ve bu değişkenler arasındaki ilişkileri inceler.
• Davranışın nasıl başladığını, nasıl yönlendiğini, nasıl sürdürüldüğünü ve nasıl durdurulduğunu
açıklamayı amaçlar.

Süreç Kuramları;
• Davranış şartlandırma (sonuçsal şartlandırma- edimsel şartlandırma) kuramı
• Bekleyiş (beklenti) kuramları
• Eşitlik kuramı
• Amaç kuramı olmak üzere dört tanedir.

Kuramın temeli davranışların karşılaştıkları sonuçlar tarafından şartlandırıldığı varsayımıdır. Birey, herhangi bir nedenle davranış gösterir. Önemli olan ise davranışın karşılaşacağı sonuçtur. Birey sonuca göre davranışı ya tekrarlayacak ya da tekrarlamayacaktır.

Ödüller “dışsal ödüller” ve “içsel ödüller” olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Dışsal ödüllere, maaş artışı, içsel ödüllere ise takdir etme gibi durumlar örnek verilebilir. Cezalandırmalar ise çalışana mutlaka fiziksel acı veren bir şekilde olmamaktadır. Fiziksel acıdan çok sosyal ve duygusal cezalar kullanılmaktadır. Örneğin statüyü aşağı çekmek bir cezalandırmadır.

Vroom’un bekleyiş kuramının üç temel kavramı bulunmaktadır. Bunlardan ilki valens, ikincisi bekleyiş, diğeri de araçsallık kavramıdır. Valens; bir bireyin belirli bir gayret sarfederek elde edeceği
ödülü arzulama derecesini belirtir. Ödülün çekiciliği bireyden bireye farklılık gösterir ve bu farklılık da bireyin deneyimleriyle ilgilidir. Sonuç istenilen gibi olduğunda ödülün çekicilik değeri pozitiftir. Eğer birey sonuca kayıtsız kalırsa ödülün çekiciliği sıfırdır. İkinci temel kavram olan bekleyiş bireyin algıladığı bir olasılığı ifade eder. Bireyin belli bir çabayı harcadığı ve belli bir davranışa yöneldiği zaman istediği sonucu elde edebileceği konusunda bireyin inancıdır. Eğer birey, gayret, çaba sarfederek belirli bir ödülü elde edebileceğine inanıyorsa (bunu bekliyorsa) daha fazla çaba sarfedecektir. Beklenti, harcanan güç ve performans arasındaki ilişki olduğuna göre değeri 0 ile 1 arasında olabilir. Eğer birey belirli bir gayret ile belirli bir ödül arasında bir ilişki görmezse, bekleyiş 0 değerini alacaktır. Eğer birey bu görevi tamamen başarabileceğini düşünüyorsa beklenti değeri 1’dir. Eğer bir bireyin hem valensi hem de bekleyişi yüksek ise o birey daha çok motive olacaktır. Üçüncü kavramı olan araçsallık ise şöyle açıklanabilir: Birey belli bir çaba ile belirli bir düzeyde performans gösterebilir. Bu performans da belirli bir biçimde ödüllendirilebilir.

Porter-Lowler modelinin ilk bölümü Vroom’un modelinin aynısıdır. Bireyin motive olma derecesini valens ve bekleyiş etkilemektedir. Ancak bu modelde bireyin yüksek çaba harcaması, otomatik olarak yüksek bir performans ile sonuçlanmamakta, araya iki değişken girmektedir. Bunlardan biri, bireyin gerekli bilgi ve yeteneğe sahip olmasıdır. Eğer birey, gerekli bilgi ve yetenekten yoksunsa ne kadar çaba harcarsa harcasın performans gösteremeyecektir. İkinci değişken, bireyin kendisi için algıladığı roldür. Her organizasyon üyesinin, performans gösterebilmesi için, uygun bir role sahip olması gerekmektedir. Yoksa rol çatışmaları ortaya çıkarak, çalışanın performans göstermesi engellenebilir. Çaba, bilgi ve yetenek, algılanan rol değişkenlerine göre ortaya çıkan performans, belirli bir ödülle ödüllendirilecektir.
Porter-Lawler modelinin ikinci bölümünü oluşturan ödüller, içsel ve dışsal ödüller olarak ikiye ayrılmıştır. Dışsal ödüller, bireyin kişisel ihtiyaçlarını gidermek üzere kullanacağı, gideren ödüllerdir. Aldığı maaş ya da statüsünün yükselmesi durumu kişinin kişisel ihtiyaçlarını giderecektir. İçsel ödüller ise, bireyin kendini gerçekleştirme ihtiyaçlarını tatmin eder. Kişinin işinde sergilediği performans sonucu kazandıklarından duyduğu içsel mutluluk ve gurur içsel ödüllere örnek verilebilir.

Eşitlik kuramına göre, işgörenlerin bir eşitsizlik gördüklerinde, aşağıdaki seçeneklerden birini/
birkaçını seçmeleri beklenmektedir:
• Kendilerinin ya da diğerlerinin girdilerine ya da çıktılarına olduğundan farklı anlam verirler.
• Diğerlerinin girdilerini ya da çıktılarını değiştirmeleri için gayret edici davranışlarda bulunurlar.
• Kendi girdilerini ya da çıktılarını değiştirecek biçimde davranırlar.
• Farklı bir karşılaştırma noktası seçerler.
• İşlerini bırakırlar (istifa, işyerinde değişiklik isteği, devamsızlık gibi).

Edwin Locke’a göre bir amaç belirleme sürecinde üç temel özellik bulunur. Bunlar; amaçların açıklığı, amaçların güçlüğü ve amaçların yoğunluğudur.

Amaçların açıklığı: Amacın sayısal ölçülebilirlik derecesidir. Bir örgütte her görevlinin işiyle ilgili amaçları açık saçık belli değildir. Bazen amaçların ne olduğu el yordamıyla ortaya çıkarılır, bazen de nitelikleri iyice açıklanmış belirgin amaçlar konabilir. Organizasyonda amaç açıklanırsa, birey performansı üzerindeki etkisi daha iyi anlaşılabilir. Çalışanlar kendilerine belirgin bir amaç verildiğinde, bu belirginliğine paralel olarak bir sahiplenme duygusu hissedeceklerdir. Amaçların anlaşılması performansı artıracaktır.
Amaçların güçlüğü: Amacı elde edebilmede yeterlik derecesi ya da ne düzeyde iş başarımında bulunulacağıdır. Amaçların güçlüğü, ulaşılabilir oldukları takdirde kolay hedeflere göre daha yüksek performansa yol açar.
Amaçların yoğunluğu: Amacı koyma ve ona nasıl ulaşılacağını belirlemedir