VBA özellikleri, MS Excel yazılımında, neredeyse tüm programlama dillerinde ortak bir özellik olarak bulunan, dış kaynaklara erişip, içlerinde depolanan verileri içe aktararak çalışmak ya da oluşturulan verileri dış kaynaklara depolamak fonksiyonları bulunmaktadır.

Ardışık Erişimli Dosyalar: Sadece metin depolamak için kullanılan ardışık erişimli dosyalar, VBA ortamında en çok karşılaşılan dosya türleri olmakla birlikte, dosya içindeki her karakterin bir metin karakterini ya da metin formatlama karakterini (Tab, yeni satır, fonksiyon tuşları vb.) temsil ettiği dosya türleridir.

İkili Dosyalar: Ardışık erişimli dosya yapısına benzer şekilde çalışan ikili dosyalar, içlerinde saklanan verilerin tipleri hakkında bir düzenlemeye ihtiyaç duymazlar. Veriler dosyaya karakterler olarak değil ikili sayısal değerleriyle yazılırlar. Bu nedenle ikili dosyalar veriyi daha bütünleşik bir formatta ancak insan gözü ile bir bakışta anlaşılamayacak şekilde depolarlar. Müzik, resim ve video dosyaları gibi formatlar ikili dosyalar şeklinde saklanırlar.

Dosya yönetimi, dosyanın oluşturulması, kopyalanması, silinmesi ve taşınması işlemlerinden oluşmaktadır.

Dosya erişimi her ne kadar dosya üzerinden veri okunması, dosyaya veri yazılması ve/veya veri eklenmesi olarak bağımsız işler hâlinde tanımlansa da ardışık olarak gerçekleştirilen üç aşamalı işlemlerin bütününü kapsamaktadır.
• Dosyanın Açılması: Dosyanın oluşturulması işlemi tamamlandıktan sonra, üzerine veri yazma işlemi yapılabilecek biçimde dosyanın açılmasını sağlama işlemidir. Üzerinde işlem yapmak üzere dosyanın açılması için Open komutu kullanılır.
• Dosyanın İşlenmesi: Bir dosya, içinden veri okumak, üzerine veri yazmak ya da bu işlemlerin her ikisini de aynı anda gerçekleştirmek amacıyla açılabilir. Veri okuma/ yazma ile ilgili bu işlemler, dosyanın işlenmesi olarak adlandırılır. Dosyanın işlenmesi sırasında yapılacak işlemler için dosya biçimi de önemlidir.
• Dosyanın Kapatılması: Dosyanın kapatılması, işletim sistemi tarafından bu dosya için ayrılan bellek parçasının serbest bırakılmasını ve son hali oluşturulan dosyanın sabit sürücü üzerinde kalıcı olarak depolanmasını sağlayacaktır. Üzerinde işlem yapılan dosyanın kapatılması için Close komutu kullanılır. Eğer üzerinde çalışılan birden fazla dosya varsa Reset komutu ile tamamının kapatılması mümkündür.

Dosya_Tipi: Bu terim ile açılacak olan dosyanın türü ve yapılacak işlem belirlenir. Argüman değerleri istenilen özelliklere göre değişmekle birlikte;
• Input: Dosya sadece Giriş yani okuma işlemleri için açılır.
• Output: Dosya sadece Çıkış yani yazma işlemleri için açılır.
• Append: Dosyanın içeriğine yeni veriler eklenmek istendiğinde kullanılır.
• Random: Dosya rastgele erişim yani açıldıktan sonra kayıt okumak ve yazmak için açılır.
• Binary: Dosyanın ikili kipte açılmasını sağlar

• Shared: Diğer uygulamalar ile dosyanın paylaşılmasını sağlar.
• Lock Read: Dosyanın okumaya kilitlenmesini sağlar, bu sayede diğer uygulamalar dosya üzerindeki verilere hiçbir şekilde erişemezler.
• Write Lock: Dosyanın yazmaya karşı kilitlenmesini sağlar. Diğer uygulamalar dosya üzerindeki veriler üzerinde herhangi bir değişiklik yapamazlar.
• Lock Write Read: VBA dışında herhangi bir uygulamanın dosyaya erişimi yasaklanır

Len Kayıt_Uzunluğu: Bu terim, yalnızca rastgele erişimli dosyalar için kullanılmaktadır. Bu tür bir dosya kullanımında MS Visual Basic yazılım ortamı, dosya içerisindeki kayıt uzunluğu veya kayıt yapısı ile ilgili bir bilgi barındırmaz. Bu sebeple rastgele erişimli bir dosya açılmadan önce kayıt yapısı hakkında bilgi sahibi olmak gereklidir. Kayıt_Uzunluğu parametresi, kayıt katarının kapladığı toplam hafıza değerini ifade eder. Bu değer programcı tarafından hesaplanabilir ya da Len (Kayıt_Uzunluğu) terimi ile yazılım tarafından otomatik olarak hesaplanması sağlanabilir.

Dosya kapatma işlemi, o anda açık bulunan tüm dosyaların kullanıma kapatılması istendiğinde Reset komutu kullanılır. Bu komut, Open komutu ile açılmış ve o anda yazılım ortamı tarafından kullanılan tüm açık dosyaların herhangi bir tanımlayıcı tekil numara belirtmeden kapatılmasını sağlamaktadır. Reset komutu o anda açılmış olan tüm dosyalar için geçerli olduğundan, bu komut ile o anda açık bulunan dosyalardan herhangi birinin kapatılarak diğerlerinin açık durumda bulunmayı sürdürmesi amacı ile kullanılamaz. İfade kullanıldığı an açık olan tüm dosyalar kullanıma kapatılacaktır.

Dosya erişimi, açılan bir dosya üzerinde okuma, yazma ya da okuma ve yazma işlemlerini yapabilmek anlamına gelmektedir. Yaratılan dosya öncelikle erişim tipine uygun şekilde açılmalıdır. Dosya ancak açıldıktan sonra dosya içerisindeki kayıtların okunması ve işlenmesi mümkündür. Dosya içerisindeki kayıtları değiştirmek, kayıt eklemek ya da boş bir dosyaya yazma işlemleri ise dosya gerekli yetkilerle açıldıktan sonra gerçekleştirilmesi gereken işlemlerdir.

Ardışık erişimli dosyalara veri yazmak için kullanılan Print komutu aslında bir MS Excel hücresi ya da bir VBA Formu üzerine veri yazdırılmasına benzemektedir. Bilindiği gibi bu komut ile tırnak içerisine alınmış bir karakter dizisi, belirlenen hedefe yazdırılır. Aynı mantıkla daha önce yazma yetkisi ile açılmış bir dosyanın tanımlayıcı tekil numarası kullanılarak ilgili dosya işaret edilirse tırnak içerisinde yazılan karakter dizesi dosya içerisine yazdırılacaktır.

Print komutunda satır aralarını ayarlamak için noktalı virgül ve virgülden faydalanılır. Noktalı virgül ile ayrılan değerler önceki değerin bitiminden hemen sonra, virgül ile ayrılan değerler ise baskı sınırı olarak adlandırılan, 14 sütundan sonra yeni değerin yazdırılacağını göstermektedir. Her virgül karakteri, değerleri, bir sonraki 14 baskı sınırına ilerletmektedir. Bu sebeple gerekli durumlarda birden fazla virgül yan yana kullanılabilir. Sütunların düzgün hizalanması için Print komutu kullanılırken yazı tipinin de eşit aralıklara sahip karakterli bir yazı tipi olması (Courier New, Lucida Consolas vb.), düzenin sağlanabilmesi için önemlidir. Satırlara yazılacak değerlerin sütunlar hâlinde düzgün görüntülenmesi istendiğinde, Tab ya da Tab(n) tuşundan faydalanılır.Dikkat edilmesi gereken noktalardan biri de Print komutu ile yazdırılan metinlerin kod her çalıştığında eski verilerin üzerine tekrar yazılacağıdır. 

Write komutu tıpkı Print komutu gibi ardışık erişimli dosyaya veri yazdırmak için kullanılan bir komuttur. Dosyaya yazdırılacak olan veriler virgül ile ayrılır ancak burada Print komutundan farklı olarak virgül, aralık tanımlamak için değil, değerleri birbirinden  ayırmak için kullanılmaktadır.

Input komutu, ardışık erişimli bir dosyadan okunan verileri değişkenlere atamak için kullanılır. Komuttan sonra içerisinden veri okunacak dosya tanımlayıcı tekil numarası yazılmalı, daha sonra ise okunan verilerin atanacağı değişkenler belirtilmelidir. Bu değişkenler daha önceden tanımlanmış yerel ya da global değişkenler olabilir. Input komutu ile değerler tek tek atanabilir.

Ardışık erişimli dosyalardaki verileri satır satır okumayı sağlayan komuttur. Input komutu ile tek tek okunarak ayrı değişkenlere atanan veriler yerine dosyaya Print ya da Write komutları ile kaydedilmiş tüm bir satırı okumak amaçlanmaktadır. 

EOF (End of File – Dosya Sonu) ve LOF (Length of File – Dosya Uzunluğu) ifadeleri, dosyalarla çalışma esnasında sıkça başvurulan iki ifadedir. EOF ifadesi kullanıldığında, açık olan dosyanın sonuna gelinip gelinmediği test edilir. Bu sayede dosya içerisindeki kayıtlar okunurken, var olan tüm kayıtların okunup okunmadığı, dosyanın sonu test edilerek anlaşılabilir.

Rastgele erişimli dosyalar ve ikili dosyalarda veri girişi yapmak için Put ve Get komutları kullanılır. Put komutunu, gerekli durumlarda üzerinden veri girişi yapılacak olan dosyanın tanımlayıcı tekil numarasından sonra, Kayıt_Sayısı değeri ile birlikte kullanmak da mümkündür. Dosyaya kaydedilecek olan değerler ise daha sonra yazılarak komut tamamlanır.

Put komutu, oluşturulan ya da daha önceden oluşturulmuş bir dosyanın üzerine veri yazmak için kullanılan bir komuttur. Put komutu ile üzerine veri yazılmış ya da daha önceden verilerle dolu bulunan bir dosyadan veri okuma işlemi ise Get komutu ile yapılabilir. Get komutu ile okunan veriler yine Input komutunda olduğu gibi önce değişkene ya da değişken yapısına, sonra da gerekli görülürse MS Excel hücrelerine yazdırılabilir. Get komutu da Put komutu gibi öncelikle hangi dosyadan veri okunacağını belirlemek amacıyla dosya tanımlayıcı tekil numarasına ihtiyaç duyar. Daha sonra verilerin hangi değişkene ya da değişken yapısına atanacağı belirlenir.

Seek ifadesi sayesinde üzerinde çalışılan dosyada istenilen kayda gidilebilmektedir. Loc ifadesi ise o anda etkin olan kaydın numarasını döndürerek hangi kayıtta olduğunun kullanıcı tarafından belirlenmesine yardımcı olmaktadır. Seek ifadesi kaydın yerini belirleyen bir işaretçi gibi düşünülürse Loc ifadesinin sadece bu işaretçinin değerini döndüren bir fonksiyon olduğu anlaşılmaktadır.

Lock ifadesi ile gerekli bir ya da daha fazla kaydı kilitlemek mümkün olmaktadır. Lock ifadesinden sonra dosyanın tanımlayıcı tekil numarası ve kilitlenmek istenilen kayıt uzunluğu girilmelidir. Kayıt uzunluğu girilmediyse tüm dosya kilitlenir. Lock ifadesi ile kilitlenen bir dosya ya da dosya içerisindeki kayıtların bir bölümü, Unlock ifadesi ile açılabilmekte ve tekrar kullanıcı kullanımına sunulmaktadır.