İhracat sürecinde gerçekleşen işlem akışı iki aşamadan oluşmaktadır.

İhracat sürecinde gerçekleşen işlem akışı genel olarak iki aşamadan oluşmaktadır. Bunlar hazırlık aşaması ve ihracat işlemleri aşamasıdır.

Bu aşamada ihracat ile ilgili bilgilerin edinilmesi, ürün seçimi, müşteri seçimi, profesyonel destek temini, teklif hazırlığı ve proforma fatura işlemleri gerçekleştirilir.

İhracat mevzuatı hükümleri gereğince ihracatı yasak ürünler dışındaki ürünlerin ihracatı gerçekleştirilebilir

Aktif dış ticaret pazarlamasının bir işlevi olan müşterinin seçimi aşamasında, en azından İngilizceye hakim tecrübeli bir pazarlamacı tarafından ilgili yabancı pazarların ve müşterilerin bulunması gerekir. U

Uluslararası pazarlara dönük olarak pazar ve müşterinin bulunması aslında etkin bir pazarlama ve pazar araştırması yapılmasını gerektirir. Ancak konu özellikle uluslararası pazarlama olduğunda pazarlama araştırmasının maliyeti çok daha yüksektir. Bu nedenle dış pazarlara yönelik olarak devletin sağlamış olduğu pazar ve pazarlama araştırması destekleri mevcuttur.

• İşletmenin sahip olduğu bilgi kaynakları

• Diğer işletmeler ve bireyler

• Ticari organizasyonlar ve kurumlar

• Ticaretle ilgili kamu kuruluşları

• Kütüphaneler ve çeşitli yayımlar

• İnternet ve çeşitli veri tabanları

• Sivil toplum örgütleri

Potansiyel müşterinin bulunmasıyla birlikte hazırlık aşamasının son işlemlerine sıra gelir. Bu noktada teklif yapılır ve proforma fatura gönderilir. İhracat işlemlerinin belki de en önemli saası satıcının alıcıya göndereceği teklifin hazırlanmasıdır. Teklifin gönderilmesinde proforma fatura ve teklif mektubu olmak üzere iki metot kullanılır.

Proforma fatura, her ne kadar bir fatura ibaresi taşısa da ticari faturayla bir ilişkisi yoktur. Sadece bir anlaşma metnidir.

• Proforma fatura mutlaka PROFORMA FATURA ibaresi taşımak zorundadır.

• Proforma fatura karşılığında alıcı satıcıya bir para ödemez.

• Proforma fatura ile ticari amaçlı mal sevkiyatı yapılmaz.

• Proforma fatura resmi muhasebe evrakı olmadığı için bilgisayarda düzenlenebilir.

• Proforma fatura teklif niteliği taşıdığı için üzerinde yer alan miktar, yükleme limanı gibi bilgiler toleranslı verilebilir.

• Taşıma araçlarından bahsedilirken eğer daha hangi araçlar ile nakledileceği belli değil ise kamyon(lar) ile gemi(ler) ile ibareleri kullanılır.

• Pazarlık neticesi fiyatta ve diğer özelliklerde değişiklik söz konusu ise daha öncekiler iptal edilmek kaydı ile birden fazla proforma fatura düzenlenebilir.

• Proforma fatura, ödeme yöntemi olarak akreditifin kullanılacağı dış ticaret işlemlerinde, çoğu zaman akreditif açma aracı olarak kullanılırlar

Teklif mektubu ise proforma fatura üzerinde yer alan bütün bilgilerin bir mektup formatında alıcıya ulaştırılması için kullanılır. Genelde akreditif açılış işlemlerinde kullanılmaz

Bu aşamada ihracatçı birliği kaydı, fatura, çeki listesi, dolaşım belgeleri, menşe şahadetnamesi ve gümrük beyannamesinin hazırlanması, ihracatçı birliği başvurusu/onayı/nispi aidat, belgelerin hazırlığı, gümrük işlemleri/nakliye ve taahhüt kapama işlemleri gerçekleştirilir.

İhracat işlemini gerçekleştirebilmek için ilgili ihracatçı birliğine üye olunması gerekmektedir.

Gerekli belgeler şunlardır:

• Dilekçe (ihracatçılar birliğindeki matbu haldeki dilekçe formu kullanılacaktır ve ilgili birlikten alınacaktır)

• Vergi Dairesinden tasdikli tek vergi numarasının fotokopisi

• İmza sirkülerinin fotokopisi • Taahhütname (ihracatçılar birliğinden verilecektir)

• Tüzel ve özel kişiliğe sahip işletmeler için Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi

• Esnaf ve sanatkarlar için Türkiye Esnaf ve Sanatkarlar Odasından alınan esnaf sicil numarasıyla, üretim faaliyetinde bulunduğunu gösteren Faaliyet Belgesi

• Konsorsiyumlar ve joint – venture’lar için Ortaklık Sözleşmesi

İhracatçı birliğine üye olma aşamasında bir defaya mahsus olmak üzere giriş aidatı ödenmelidir. Giriş aidatına ek olarak ihracatçı birliklerine üye olan tacirin ödemek zorunda olduğu bir de yıllık aidat vardır. Ayrıca her bir ihracatta yapılması gereken bir diğer ödeme de nispi aidattır.

‘‘Dış Ticaret belgeleri’’, ihracat ve ithalat işlemleri sırasında yani dış ticarete konu olan malın çıkış ülkesinden varış ülkesine kadar geçen yolculuğu boyunca ihracatçı ve ithalatçıların veya onların adına işlerini yürüten müşavirlerin hazırlamak zorunda oldukları belgelerdir.

Bu aşamada hazırlanması gereken evrakların başında, malın mülkiyetini temsil eden belgeler (Karayolu taşımacılığı CMR, Demiryolu taşımacılığı CIM, Denizyolu taşımacılığı Konşimento) bulunmaktadır. Bu belgeler malın taşıma şekline göre taşıyıcı firma ve ihracatçının koordinasyonu ile hazırlanırlar ve mal taşıyıcı firma tarafından teslim alındıktan sonra ilgili belge ihracatçıya verilir.

Malın mülkiyetini temsil eden belgelerin yanında; menşei şahadetnamesi, ticari fatura, yabancı dildeki çeki listesi ve gereksinim duyulması halinde dolaşım belgeleri de düzenlenmelidir. Özellikle akreditii ödemelerde hazırlanması gereken evraklardan bir veya birkaçının eksik olması akreditife rezerv konmasına ve hatta bazen akreditif bedelinin ödenmemesini gerektirebilir

Bir malın, yürürlükteki ihracat mevzuatı ile gümrük mevzuatına uygun şekilde Türkiye gümrük bölgesi dışına veya serbest bölgelere çıkarılmasını veyahut Müsteşarlıkça ihracat olarak kabul edilecek sair çıkış ve işlemleri.

İhracat sürecinin bu son aşamasında, ihracatçı ihracata yönelik olarak sonuç işlemlerini yerine getirir. Sözü edilen sonuç işlemleri genel olarak üç ana başlık altında sayılabilir;

• KDV iadelerinin alınması,

• Kullanılmışsa Dahilde İşleme İzin Belgesiyle ilgili taahhütlerin kapatılması,

• Eğer ihracatla ilgili Eximbank kredilerinden yararlanılmışsa, Eximbank’la ilgili taahhütlerin kapatılması.