Bürokrasi, kelime olarak Latince “burra” ve Yunanca “kratos” sözcüklerinden türetilmiştir. “Burra”, masaları örtmede kullanılan koyu renkli kumaş; “kratos” ise egemenlik, yönetim anlamına gelmektedir. Buna göre bürokrasi, “masaların ya da büroların egemenliği” anlamındadır. Bu kavramın ortaya çıktığı dönemde memurların, hizmet yürüttükleri masaların üzeri koyu renkli bir kumaşla örtülmekteydi. Aslında bu benzetme ile ifade edilmek istenilen, memurların toplum üzerinde giderek artan egemenliğidir. 

Bürokrasi, toplum nazarında daha çok olumsuz ve kötüleyici bir anlam ifade eder. Bürokrasi, örgütlerin olumsuzluklarını ve resmî otoritenin kötüye kullanılmasını anlatmakta kullanılan pejoratif (kötüleyici ve aşağılayıcı) bir kavramdır. Bu anlamda bürokrasi “verimsizlik”, “işlerin ağır yürümesi”, “kuralcılık”, “kırtasiyecilik”, “sorumluluktan kaçma”, “yetki devretmekte isteksizlik”, “otoriteye aşırı bağlılık” gibi olumsuz davranış ve işlemlerdir. Bu olumsuz davranışlar, “bürokrasi hastalığı” ya da “bürokratizm” olarak da nitelendirilir.

Weber’e göre bürokrasi, işbölümü, otorite hiyerarşisi, yazılı kurallar, yazışmaların ve faaliyetlerin dosyalanması, gayrişahsilik, disipline olmuş bir yapı ve resmî pozisyonlardan oluşan bir örgüt biçimidir. Bu anlamda bürokrasi, rasyonel bir örgüt biçimidir; teknik olarak diğer örgüt biçimlerinden üstündür. Bürokrasi, sabit bürolardan (dairelerden) ve resmî yetkilerden oluşur.

Aristokrasi: Ekonomik, toplumsal ve siyasal gücün soylular sınıfının elinde bulunduğu tarihî yönetim biçimidir. 

Monarşi: Siyasi otoritenin genellikle miras yolu ile bir kişinin üzerinde toplandığı devlet düzeni veya rejim, tek erkliktir. 

Albrow, bürokrasinin yedi anlamından söz etmiştir. Bunlar 

• Rasyonel örgüt
• Örgütsel verimsizlik
• Memurlar tarafından yönetim
• Kamu yönetimi
• Memurlar düzeni
• Örgüt
• Modern toplum

Bürokrasi, değişik bakış açılarına göre farklı tanımlara ve teorik incelemelere konu olmuştur. Siyaset bilimciler bürokrasiyi,

• Rasyonel-idari yapı,
• Güç bloğu,
• Aşırı arz modeli, olmak üzere üç farklı teorik çerçevede ele almaktadırlar. 

Marx, sistematik bir bürokrasi teorisi geliştirmemiştir; bürokrasiyi, devlet yönetimi içinde daha çok güç ilişkisi bağlamında ele almıştır. Marx bürokrasiyi, karmaşık bir sanayi toplumunun ortaya çıkışının bir sonucu olarak görmekten daha çok onu kapitalizmin belirli ihtiyaçlarıyla ilişkilendirmiştir ve bürokrasiyi, burjuva çıkarlarını destekleme ve kapitalist sistemin savunma mekanizması olarak değerlendirmiştir. 

Totalitarizm: Demokratik hak ve özgürlüklerin baskı altında tutulduğu, bütün yetkilerin bir elde veya küçük bir yönetici grubunun elinde toplandığı demokratik olmayan devlet düzenidir. 

Weber (1986: 192-199) ve onu yorumlayanlar, bürokrasinin şu yapısal ve işlemsel özelliklerine dikkat çekmişlerdir:

• Yasalarla Düzenlenmiş Yetki Alanı
• Görev Hiyerarşisi ve Otoritenin Kademelenmesi
• Yönetimin Yazılı Belgelere Dayandırılması
• Yetki ve Görevlerde Uzmanlaşma
• Kurallara Bağlılık ve Biçimsellik
• Gayrişahsilik
• Kariyer Yapısı
• Kamu ve Özel Hayatın Ayrışması

Weber’e göre patrimonyal bürokrasi, geleneksel yöneticilere dayanmaktaydı. Ülke, hükümdarın kişisel mülkiyetindeydi. Yönetim de hükümdarın şahsi bir işi olarak görülüyordu. Hükümdarın otoritesi, “resmî” ve “özel” alan bakımından bir ayırıma tabi değildi; özel işle resmi faaliyet birbirinden ayrılmamıştı. Nitekim Weber, patrimonyal bürokrasiye örnek olarak Roma İmparatorluğunu, Eski Mısır’ı ve Bizans İmparatorluğunu göstermiştir. 

Weber’e göre, bürokratik esaslara göre örgütlenen yapılar, diğerlerine göre önemli üstünlüklere sahiptirler. Bu üstünlükler şöyle sıralanabilir: 

• Bürokrasi, etkin ve verimli bir örgüt biçimidir.
• Bürokrasi, vazgeçilmez bir örgüt biçimidir.
• Bürokrasi, güçlü bir örgüt biçimidir ve bürokratik aygıtın kalıcı bir niteliği söz konusudur.
• Bürokrasi, genişleme ve büyüme eğilimindedir.

Weber’e göre, otoritenin meşruluğu konusunda üç çeşit inanç vardır ve bunlar üç otorite biçimini ortaya çıkarmaktadır. Bunlar:

• Geleneksel otorite,
• Karizmatik otorite, 
• Yasal otoritedir. 

Weberyen bürokrasi modeli, 1930’lardan itibaren Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa ülkelerinde yapılan çeşitli araştırmalarla sorgulanmaya başlanmıştır. 

Kamu bürokrasilerin yürütmekte oldukları temel işlevlerini “sevk ve idare işleri”, “kamu politikası kararlarının hazırlanması” ve devlet yönetiminde “istikrar ve süreklilik” olmak üzere üç ana grupta toplamak mümkündür.

Günümüzde yönetim işleri, memurların içinde yer aldığı bürokrasi ile seçilmiş siyasi görevlilerin oluşturduğu organlar (meclis, hükümet ve yönetim kurulu gibi) tarafından birlikte yürütülmektedir. 

Bürokrasinin güç kaynakları “bilgi ve uzmanlık”, “hızlı karar verme iktidarı”, “devamlı ve istikrarlı statü”, “özerk yapı”, “örgüt ideolojisi”, “bütçeleme ve planlama” işlevleri olarak belirtilebilir. 

Bürokrasinin en önemli güç kaynağı bilgi ve uzmanlıktır. Siyasi kurumların ihtiyaç duyduğu bilgi ile onun yorumlanması için gerekli teknik uzmanlık, bürokrasinin elinde bulunmaktadır. 

Siyasi kurumların güç kaynakları da “meşruiyet”, “bütçe yapma yetkisi”, “halka dayanmaları”, “karşı bürokrasi oluşturma”, “bürokrasiyi siyasallaştırma” başlıkları altında incelenebilir. 

Siyasi yönetici ve kurumların, bürokrasi üzerinde etkili olabilmek için başvurdukları yöntemlerden bir başkası da bürokrasiyi siyasallaştırmadır. Siyasallaştırma, üst düzey bürokratların hükümet politikasına yakın olan kişiler içinden seçilmesiyle sağlanır. Bu yöntemin en bilinen uygulaması “spoils (yağma) sistemi” adıyla ABD’de yaşanmaktadır. Yeni bir ABD başkanı göreve geldiğinde üst yönetim kadroları değişir. Yaklaşık 3000 üst düzey kadro, siyasi atamalarla doldurulur. Bürokratların liyakatinden daha çok onların sadakatine önem veren ülkelerde buna benzer uygulamalara rastlanır.