Etkinlikler çoğunlukla sağladıkları faydalar ve yerel halkın yaşamlarının zenginleştirilmesi gibi amaçlarla düzenlendiklerinden sürdürülebilir kılınması oldukça önemlidir.

Yerel yönetimler de; etkinliklerde yerel halkın görev almasının sağlanması, daha iyi performansların sunulması, yerel çevreye katkı sağlanması, çevre konusundaki duyarlılıkların ön plana çıkarılarak çevre korumaya önem verilmesi gibi beklentiler içerisinde olurlar.

Etkinliklere ilişkin karar alma, planlama ve yönetim süreçlerinde yerel halkın katılımı oldukça sınırlıdır.

Başlangıçta etkinliğe yönelik olumlu tutum sergileyen halkın davranışı etkinlik tarihi yaklaştıkça olumsuz tavır sergileyebilmektedir. Bunda özellikle büyük etkinlikler için yapılan yeni yollar, inşaatlar, tesislerin gündelik yaşamı olumsuz etkilemesinin etkisi büyüktür. Öte yandan kamu kaynaklarının harcanma usul ve yöntemine ilişkin sorgulamaların artması da bir başka önemli unsurdur.

Yerel halkın etkinliklere ilişkin algıları önemli farklılıklar göstermektedir. Bir paydaş olarak yerel halkın desteğinin sağlanması ise ancak yerel halkın etkinliklerin beklenen faydalar konusunda ikna edilmesi ve sürece destek vermelerinin sağlanması ile mümkündür. Bu, halkın özellikle yapılan yatırımlar, harcanan kamu kaynakları konusunda ikna edilmeleri ve etkinliğin getireceği faydalar konusunda bilgilendirilmeleri ile mümkündür. Öte yandan halkın etkinliği düzenleyenlere yönelik güvenlerinin tesis edilmesi de yerel yönetimlerin ve organizatör kurum ve kuruluşların sorumluluğu altındadır. Güvenilen bir kurumun yanlış işler yapmayacağına, halkın aleyhine sonuçlanacak projeleri gerçekleştirmeyeceğine olan inanç düzeyi de yüksek olacaktır. Böyle bir durumda halkın desteğinin sağlanması da kolaylaşacaktır. Sonuçta bir etkinliğin en önemli ziyaretçi kaynağı yerel halktır. Halkın ikna edilmesi özellikle seyirci sayısının artması, ekonomik beklentilerin karşılanması ve etkinliğin uzun soluklu başarısı açısından önemlidir.

Tokay Argan ve Yüncü (2015) etkinlik organizatörlerinin kâr amacı güden ve kâr amacı gütmeyen organizatörler şeklinde iki başlık altında ele alınması gerektiğini belirtmektedirler

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar hakların korunması, yaşamın zenginleştirilmesi, sessizlerin haklarının savunulması ve çevrenin korunması vb. gibi konularda faaliyet göstermektedirler.

Yeni bir etkinlik düzenlenmesi amaçlandığında öncelikle etkinliğin temasının ne olacağı, nerede düzenleneceği, büyüklüğünün ne olacağı, hedef kitlenin kimlerden oluşacağı, hangi tarihlerde gerçekleştirileceği, etkinliğin isminin ne olacağı, program içeriğinde nelerin bulunacağı gibi etkinliğe ilişkin temel soruların yanıtlarının verilmesi gerekmektedir.

Etkinlik çalışanlarının beklentileri ise (Batı, 2006): • Çalışmalarına karşılık hak ettikleri ücretleri alabilmek, • İşlerinin garantide olması, • Çalışanlar arasındaki ücret dağılımının adil olması, • Güvenli ve rahat bir çevrede çalışmak, • Sosyal güvenlik şartlarının sağlanması, • Kariyer planlamasının yapılması ve terfilerde adaletli davranılmasıdır

• Etkinlik çalışanlarının çoğunluğu gönüllülerdir, • Bazı çalışanlar yıl boyu devam etmek isteyebilir ama pek çoğu etkinlik süresince çalışmak için oradadır, • Profesyonel çalışanlar genellikle kısmi zamanlı çalışanlardır ve gönüllülük aşamasından bu noktaya gelmişlerdir, • Çalışanlar ve gönüllüler çoğu zaman ürünün bir parçasıdır, • Yöneticiler sıklıkla diğer örgütlerin çalışanlarıyla da çalışmak zorundadır, • Liderlik ve denetim genellikle biçimsel personel sistemleriyle değil doğrudan kişilerarası yöntemlerle ifade bulur.

Etkinlik yöneticisi, etkinlik takımını cesaretlendirecek, ilham verecek ve etkinlik vizyonunu paylaşacak üyelerle çalışmak zorundadır.

Etkinlik yöneticisi tüm işleri denetleyebilecek, kaynakları planlayabilecek ve eşgüdümü sağlayacak nitelikte olmalıdır (Babacan ve Göztaş, 2011).

Gönüllü kavramı, çalışma ve ailelerine ayırdıkları sürelerin dışında başkalarına yardım etmek üzere kişilerin kendi iradeleriyle hiçbir ücret almaksızın faaliyette bulunmayı görev edinen kişileri ifade etmektedir.

İki boyutlu modele göre insanlar temelde haz almak (hedonistik) ve fedakârlık (başkalarına yardımcı olmak) için gönüllü çalışma arayışındadır (Latting, 1990). Fedakârlık yapmak ya da başkalarına yardımcı olmak kişinin kendi çıkarlarını düşünmeksizin yaptığı bir iştir. Fedakârlık başkalarının çıkarları, gönenci ve rahatlığı adına yapılmaktadır. Gönüllü bireyler de başkalarına yardımcı olmak, onları rahat veya konforlu tutmak, özellikle dezavantajlı kişilerin normal insanların erişebildiği mal ve hizmetlere veya kolaylıklara erişebilmelerine yardımcı olmak ve onların yaşam kalitelerini artırmak adına çalışırlar. Örneğin görme engelli insanlar için hazırlanan bir projede bu insanların edebi eserleri sesli olarak dinleyebilmeleri için edebi eserleri sesli okuyarak kayıt yapılmasına destek veren bir gönüllü bu işi kendi için değil başkaları adına yapmaktadır. Benzer şekilde kimsesiz çocuklara koruyucu ailelik yapılması o çocukların aile ortamını yaşayabilmeleri içindir. Etkinliklerde de kişiler, etkinliğin başarısı, etkinliğe gelen ziyaretçilerin daha iyi deneyimler yaşaması ve etkinliklerden memnun ayrılmaları için çaba harcayan gönüllüler olarak çalışabilmektedir.

Üç-boyutlu modeller ise gönüllüleri güdüleyen unsurları fedakârlık/normatif/amaca yönelik, maddi/faydacı ve dayanışma/duygusal/toplumsal güdüler olarak üç başlık altında incelemektedir (Morrow-Howell ve Mui, 1989). Maddi/faydacı güdüler ücret, eğitim fırsatları, bilgi gibi parasal değeri olan veya paraya çevrilebilen ödüllerle ilgilidir. Dayanışma/duygusal/toplumsal güdüler ise sosyal etkileşim, sosyal çevreyi geliştirme, kişiler arası iletişim, dostluk, belirli bir grupta statü edinme gibi durumlarla ilişkilidir. Fedakârlık/ normatif/amaca yönelik güdüler ise toplumun desteklenmesi, sivil sorumluluk ve çevresel sorunlara yönelik ilgi ile ilgilidir.

Sponsorluk bir kuruluşun belirlemiş olduğu hedeflere ulaşmak için spor, sanat, kültür ve sosyal olaylara çeşitli kişi, kuruluş ve olayları nakdi veya başka türlü desteklerle yapılan tüm faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi süreçlerini kapsayan, taraflar arasında karşılıklı olarak birbirlerine fayda sağlamaya yönelik yapılan yazılı iş antlaşmalarıdır. Demirci’ye (1997) göre sponsorluk işletme imajını geliştirmek, markanın tanınırlığını arttırmak veya doğrudan malların/hizmetlerin satışını teşvik etmek gibi amaçlara ulaşmak üzere bir etkinliğin giderlerini ödemeyi veya belirli bir kısmını karşılamayı taahhüt etmektir.

Medya; kitlelerle iletişimi sağlayan radyo, televizyon, gazete ve dergiler gibi basın yayın organlarının tümünü kapsayan ortak bir kavramdır.

Gelişen iletişim teknolojileri yerel etkinlikler gibi küçük bir bölgeyi ilgilendiren etkinliklerin bile daha uzak mesafelerdeki birçok kişiyi ilgilendirmesine neden olmaktadır.

Katılımcılar, belirli bir etkinlik programı kapsamında ziyaretçilerin, seyircilerin görmek, seyretmek, dinlemek için etkinliğe gelmelerine neden olan kişileri, eserleri, gösterileri, firmaları vb. ifade etmektedir. Bazı kaynaklarda katılımcılar, seyirciler ve izleyicilerle aynı anlamda kullanılıyor olmasına karşın bu ünite kapsamında katılımcı, etkinliğin türüne göre performansını sergilemek, şarkı söylemek, enstrüman çalmak, filminin gösterimini yapmak vb. nedenlerle etkinliğe katılan sanatçıları, müzisyenleri, sporcuları, ilgili firmaları vb. ifade etmektedir.

Etkinliğin bir ürün olarak düşünülmesi ve bu ürünün de pazarlanabilmesi her şeyden önce etkinlik ziyaretçilerinin ihtiyaç, istek ve beklentilerinin anlaşılması gerekmektedir. Pazarlamacılar, insanları bir etkinliğe katılmaya güdüleyen temel iticilerin ve çekicilerin neler olduğunu çok iyi anlamak durumundadır.

Ziyaretçilerde olumlu bir izlenim yaratılmasına ilişkin çalışmaların yürütülmesinin yanı sıra onlardan bilgi toplanması da özellikle gelecekte düzenlenecek etkinliklere yönelik planlama çalışmaları için önemlidir. Ziyaretçilerin etkinliğe katılım nedenleri, katılımdan elde ettikleri faydalar, etkinliklere ilişkin memnuniyet düzeyleri, etkinliği çevrelerinde duyurup duyurmayacakları, gelecekteki etkinliklere katılma niyetleri vb. konularda bilgi toplanması etkinliklerin başarısı ve sürekliliğinin sağlanması için organizatörlere değerli bilgiler sunacaktır.