Yönetimin ilk işlevi olan planlama, işletmenin amaçlarının saptanması ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesi olarak tanımlanabilir. Amaçlar belirlenmeden, nereye varılacağı, nereye erişilmek istendiği bilinmeden bir işletme veya örgütün kurulması söz konusu olamaz. Bu nedenle, bu yönetim işlevinde, işletmenin amaçlarının belirlenmesi, bu amaçlara hangi araçlarla, ne zaman ve hangi sürelerde ulaşılacağının saptanması, daha sonra da işletmeyi amaçlarına ulaştıracak seçenekler arasından seçim kararı verilmesi gibi konular önemli olanlarıdır. Planlama işlevinde, bilgi toplama, analiz yapma, varsayımlar kurulması, tahmin ve öngörülerin yapılması, seçeneklerin belirlenmesi, karar verme gibi konular ön plana çıkmaktadır.

amaç kuruluşun ileride gerçekleştirmeyi arzu ettiği bir durum olarak tanımlanabilir. Amaçlar, bir yerde kuruluşun oluşturulması ve faaliyetlerin organize edilmesinin nedenini oluşturdukları için en önemli unsurlardır. Planlar, amaçları gerçekleştirmek için kuruluşun elindeki imkân ve kaynakların tahsisi, yapılacak işlerin zaman içinde programlanması, bu işleri yapacak personele görevlerin dağıtılması ile ilgilidir. Böylece planlar, amaçları gerçekleştirmenin yol ve araçlarını belirlemektedir (Eren, 1995: 95).

Plan kavramı, bir karar ya da kararlar ile ilgilidir. Bu karar ya da kararların özelliği gelecek zaman dilimleri içinde ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen belli nokta veya durumlara işaret etmesidir (Koçel, 2011: 154).

Plan geniş anlamda tutulacak yol ve davranış biçimi olarak tanımlanır. Plan, bulunduğunuz nokta ile varmak istediğiniz nokta arasındaki boşluğu dolduran köprüdür. Plansız, örgütsel ve bireysel her iş ve uğraş sonuçsuz kalır (Genç, 2004: 91).

Dolayısıyla en genel tanım olarak plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. (Koçel, 2011:154).

Yöneticiler aşağıdaki nedenlerle kendileri, işgörenleri ve çeşitli organizasyon birimleri için planlar oluştururlar:

• Belirsizlikleri ve değişmeleri dengelemek,
• Organizasyon faaliyetini bilinçli olarak belirlenmiş amaçlar dizisi üzerinde odaklaştırmak,
• Gelecekteki faaliyetler için koordineli, sistematik bir yol göstericiye sahip olmak,
• Etkin faaliyet ve tutarlılık yoluyla ekonomik etkinliği artırmak,
• Gelecekteki faaliyetler için standartlar belirleyerek denetimi kolaylaştırmak (Özalp vd, 1997: 62).

İyi bir planın özellikleri (Şimşek, 2011: 196; Aydemir, 2008: 179):

• Planlar her şeyden önce açık, kesin ve geçerli bir amaca sahip olmalıdır. Açıklık derecesinin aynı zamanda planların sağlık derecesini de gösterdiğini söylemek mümkündür.
• İşletmenin çevresine uyum göstermesine olanak verecek esneklikte olmalıdır.
• Planın hazırlanması ve uygulanması en az maliyetle gerçekleştirilebilir olmalıdır.
• Optimal bir süreyi kapsamalıdır.
• İşletmenin temel ilke ve standartlarına uygun olmalıdır. Diğer bir deyimle, örgüt içerisinde hazırlanan bütün planların işbirliği, fikir birliği ve amaç birliğiyle hazırlanması ve uygulama sırasında tek bir ana plana sadık kalınması gerekir.
• Karşılaşılabilecek sorunları öngörmelidir.
• İşletmenin mevcut olanaklarıyla gerçekleştirilebilecek özellikte olmalıdır.

Planlama, bir faaliyettir; planı ortaya çıkarmak için sarf edilen gayretleri ifade eder. Plan bir sonuçtur. Planlama bir süreçtir. Önemli olan planlama, yani sürekli bir şekilde bugünden gelecek hakkında, kısa ve uzun vadeli amaçlar ile bunları gerçekleştirmek üzere izlenecek yollar hakkında düşünmektir. Plan ise süreç sonunda yapılan bir tercihi ifade eder. Kararın verilmesi ile süreç tamamlanmıştır. Şimdi bu karar uygulanacaktır (Koçel, 2011: 154-155).

C. W. Roney’e göre planlamanın iki temel amacı vardır. Bunlardan birincisi işletmenin çevresindeki belirsizlikleri azaltma yoluyla riski minimize ederek işletmeyi korumak, ikincisi, ise örgütsel başarının düzeyini yükseltmektir (Can, 2005: 102).

Organizasyon, yöneltme, koordinasyon, denetleme gibi fonksiyonların önünde planlama fonksiyonu yer alır ve yönetimin vazgeçilmez bir unsurudur. Planlamanın çeşitli özellikleri vardır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir (Özalp, 1997:63; Efil, 2006: 133; Özalp, 2010: 165):

• Planlama kapsamlı bir faaliyettir.
• Planlama devamlı bir faaliyettir.
• Planlama bir seçim ve tercih faaliyetidir.
• Planlamanın önceliği vardır. 
• Planlama amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlar.
• Planlama geleceğe yöneliktir.
• Planlama bir karar sürecidir.

Planlama faaliyeti içinde üç alan üzerinde odaklanılmaktadır (Efil, 2006: 134):

• İşletmenin sahip olduğu kaynaklar (araçlar, binalar, hammaddeler, insan, verimli kapasite, satışlar, halkla ilişkiler),
• İş sürecinin yapısı ve önemi,
• Kısmen teknolojik, ticari, finansal ve diğer koşullara bağlı olan geleceğe ilişkin eğilimler. 

Planlama sürecinin evreleri dört başlık altında incelenebilir (Efil, 2006: 135-137; Özalp, 2010: 168-176; Eren, 1993: 99-100; Ertürk, 2006:114-116, Mucuk, 2005:140):

1. Ana ve alt amaçların belirlenmesi
2. Amaçlara ulaştıracak yolların belirlenmesi ve işletme kaynaklarını değerleme
3. Alternatiflerin karşılaştırılması
4. En uygun alternatifin seçimi

Ana amaç bir işletmenin varoluş nedeni ile ilgili olup genel bir yol gösterir. O yüzden ana amacın alt amaçlarını belirlemek gerekir. İşletmenin ana faaliyet alanı ile ana amaçlar ile alt amaçlar arasında yakın ilişkiler vardır. Çünkü alt amaçları gerçekleştirmek ana amaca hizmet eder. Alt amaçlar işletmenin belirli sürelerde ulaşmayı düşündükleri hedeflerdir. Bu amaçların yol gösterici olması için (Efil, 2006: 136);

• Kantitatif (sayısal) olması
• Beklenen sonuçları açıkça göstermesi
• Gerçekçi ve objektif olması
• Hangi sürede gerçekleştirileceğinin belirtilmesi gerekir.

Amaç veya hedef belirlemenin en önemli ilkesi amaçların ölçülebilir olması, gerekli aksiyona işaret etmesi ve zaman boyutunun olmasıdır (Koçel, 2011: 163). Aynı zamanda amaçların açık olarak belirtilmesi gerekir. Amaçların açık olarak belirtilmesinin çeşitli yararları vardır (Efil, 2006:136):

• Motivasyon sağlar,
• Planlamayı kolaylaştırır,
• Yetki devrini kolaylaştırır,
• Koordinasyona yardımcı olur,
• Kontrol sürecini kolaylaştırır.

Ertürk (2006) planlama aşamalarını 7 maddede açıklamıştır. Bunlar: amaçların belirlenmesi, amaçlara ulaştıracak varsayımların belirlenmesi, alternatiflerin belirlenmesi, alternatiflerin karşılaştırılması, alternatifler arasından en uygun olanının seçilmesi, alt planların yapılması, hazırlanan planların uygulanmaya konulması ve uygulamaya devam edilmesi.

Planlar hiyerarşisinin en üst kademesinde amaçlar yer almaktadır. Amaçlar gaye, misyon, hedef ve stratejilerden oluşmaktadır. Stratejiler ise tekrarlanan ve tekrarlanmayan faaliyetlere bağlı olarak sürekli ve süreksiz planlar şeklinde hiyerarşiyi devam ettirmektedirler.

Amaçları belirlerken hata olasılığını düşürmek için bazı noktaları göz önünde bulundurmak gerekir (Can, 2005: 96):

• Amaçlar açık ve seçik olmalıdır.
• Astlar amaç belirlemeye katılmalıdır.
• Gelişmeler sık sık gözden geçirilmelidir.
• Amaçlar iddialı olmalıdır.
• Amaçlar arasında eşgüdüm bulunmalıdır.
• Amaçlar olası en iyi verilere dayanmalıdır.
• Amaçlar esnek olmalıdır.

İşletme misyonunun temel öğeleri şöyle sıralanabilir (Akdemir, 2008: 28-29):

• İşletmenin tarihi
• Yöneticinin ve girişimcilerin temel yönelimleri
• Çevresel koşullar
• Kullanılabilir kaynaklar
• Ayırt edici rekabet üstünlüğü
• Coğrafik nüfus alanı
• Hedef tüketiciler ve pazarlar
• Temel ürün ve hizmetler
• Temel teknolojiler
• Kârlılık, büyüme ve yaşamını sürdürme amaçları
• İşletme felsefesinin kilit konuları
• İşletmenin kendi konsepti
• İşletmenin arzu ettiği kamu imajı.

Planlama süreci ve bu süreç sonucu ortaya çıkan planlar çeşitli açılardan sınıflanabilir (Koçel, 2010: 164): 

• Tekrar edilme durumlarına göre planlar,
• Kapsadıkları zaman açısından planlar,
• İlgili oldukları örgüt kademesi bakımından planlar,
• Kapsamı açısından planlar.

Program yaparken bir sistem içinde hareket edilmesi için aşağıdaki aşamaların izlenmesi gerekir (Özalp vd, 1997: 69):

• Amaçların ve gerekli hareketlerin ortaya konması
• Önemli adımların belirlenmesi
• Zaman tablosunun hazırlanması
• Gözden geçirme ve düzeltme işlemlerinin yapılması

Genyöntem (prosedür-usul): Genyöntem herhangi bir işin nasıl yapılacağını safha safha açıklar (Koçel, 2011: 165). Genyöntem, bir politikayı uygulamak için ayrıntılı olarak yapılması gereken işleri belirten bir hareket tarzıdır. Genyöntemler ayrıntılara ağırlık vererek politikaların nasıl ve ne yoldan uygulanacaklarını gösterir. Genyöntemler bir bakıma politikaların yürütülme biçimlerini belirtirler. Buna göre politika daha genel bir plan türü olurken, genyöntem daha özel bir nitelik gösteren ve politikanın gerçekleştirilmesine hizmet eden bir plan türü olmaktadır. Buna göre hiyerarşik sıralamada genyöntemler politikanın altında yer alırlar. Genyöntemlere duyulan ihtiyaç işletmelerde sık sık yerine getirilen işlerde bir devamlılık istendiği zaman ortaya çıkar. Genyöntem politikaya oranla faaliyetlere daha dar ve daha belirli bir açıdan bakar. Örneğin, bir satınalma faaliyetinin nasıl yapılacağı, müşteri şikâyetlerinin nasıl çözüleceği adım adım açıklanır. Bir diğer örnek ise, elektronik cihazlarının kontrolünde, önce sigortalar kontrol edilir sonra sık sık bozulan parçalar sırasıyla incelenir (Şimşek, 2002: 134).

Planlama faaliyetlerini etkin ve verimli biçimde sürdürebilmek için genel kabul görmüş bazı planlama ilkeleri vardır. Başlıca planlama ilkeleri (Eren, 1993: 105) :

• Planlama arzusu ilkesi
• Planlamanın kuruluş koşullarına uygun bir zamanlama ufku veya süresini gerektirmesi ilkesi
• Alternatif planlar geliştirme ilkesi
• Rakiplerin ne yaptıklarını ve gelecekte ne yapabileceklerini sürekli olarak değerlendirme ilkesi
• Esneklik ilkesi
• Ekip halinde çalışma ve haberleşme ilkesi
• Somut rakamlandırılmış ve gerçekçi olma ilkesi
• Yazılı doküman hazırlama ilkesi