Yazı; düşüncenin belli işaretlerle tespit edilmesi, yazma işi; alfabe; harfleri yazma biçimi; herhangi bir konuda yazılmış bilim, düşünce ve sanat ürünü; anlam, sanat veya biçim bakımından yazılan şey, makale olarak tanımlanmaktadır.

Yazı bir araştırma ürünü olduğu, kapsamlı bir şekilde düşünülerek hazırlandığı, kalıcılığı olduğu, örgütün iç ve dış çevresi ile ilişki kurma aracı olduğu, belleğe yardımcı olduğu, hazırlayanın kişiliğini yansıttığı için önemlidir.

Hedefin belli bir davranış değişikliği göstermesini sağlamaktır. Yazıyı okuyanı inandırmak ve etkilemek, iletişimin temel amaçlarından birisi olduğu gibi yazının da amacını oluşturmaktadır.

Yazıda sunulan düşüncelerin somut olarak ifade edilmesi gerekmekte, anlatım kısa, yalın ve kolay anlaşılabilecek cümleler yoluyla açıklanmalıdır.

• Yazı yazmaya başlanmadan önce mutlaka “neyi, ne için, kime, ne kadar uzunlukta?” gibi soruların yazıyı yazan birey tarafından cevaplanması gerekmektedir.
• Yazılan konu iyi bir biçimde analiz edilmeli ve tanınmalıdır.
• Yazı yazılmaya başlamadan önce planlama yapılmalı, süreç aşamaları adım adım izlenerek yazılacak konunun ana hatları belirlenmelidir.
• Yazılacak yazının anlaşılabilir olması adına okuyucu düşünülerek basit ve sade bir dil kullanılması gerekmektedir.
• Anlaşılabilirliğin kolaylaşması adına yazılan yazılarda yabancı sözcüklerin kullanımına dikkat edilmesi gerekmektedir.
• Cümlelerin öğelerinin kullanımı konusu da güzel ve anlaşılır bir yazı için dikkat edilmesi gereken etmenler arasındadır.
• Yazılan yazıların metinlerinin akıcı olmasına dikkat edilmelidir.
• Yazı yazarken kurulan cümlelerin metin içindeki yerlerinin belirlenmesi aşamasına ve birden çok düşünceye değinilmemesine dikkat edilmelidir.
• Paragrafların uzunluğu konusunda hassas davranılması okuyucunun düşünmesine fırsat yaratması açısından önemlidir.

Konuşma dilinde aktarma araçları dil ve ses iken, yazı dilinde el ve diğer yazım araçları aktarma aracı olarak görülmektedir.

• İyi gözlemci olmak,
• Çok ve iyi okumak,
• Düşünmeye önem vermek,
• Zengin bir dil haz(i)nesine sahip olmak,
• Duygular geliştirmek,
• Konuyu iyi anlamak ve ne istediğini iyi düşünmek.

İsimler, tarihler, sayılar, yer isimleri ve bilgiler mutlaka doğru olmalı yanlışlık yapılmamalıdır.

Yazım ve gramer hatalarına, anlamı belirsiz söz yapılarına ve deyimlerine, anlam karmaşası yaratan mecazlara, tekrarlara, kullanılan şekil ve grafiklere dikkat edilmesi gerekmektedir.

Gereksiz yere süslenen, verilmek istenen düşünceleri dolaylı yollar kullanarak anlatan, hedef alınan düşünceyi farklı yerlere çektirebilen cümlelerden oluşan bir yazı özlülük ilkesi kapsamında yazılmamış bir yazıdır.

• Yazı hedefe göre kodlanmalı ve okuyucunun anlayabileceği sözcüklerin seçilmesine özen gösterilmelidir.
• Yazının üslubu açık ve anlaşılır olmalıdır.
• Mesajlar doğrudan ve tam olarak verilmelidir.
• Yazı anlatım bakımından yeterli bir düzeyde olmalıdır.

Ne, niçin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim (5N1K) sorularına cevap vermesi beklenir.

Yapmacık ibarelerden, anlamsız süslemelerden, edebi sanatların abartılı bir biçimde kullanılmasından ve anlamsız jargonlardan uzak, doğal bir biçimde gelişen ve içten ifadelere dayalı bir anlatım özelliğidir.

Bu yazılarda “oldukça, iyice, sanırım, sanki” şeklindeki muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır.

İfade biçimlerinin açık, sade ve kesinlik içermesi, birden çok anlama gelen sözcüklerin kullanılmaması etkileyici bir dil kullanımı için önemlidir. Ayrıca abartılı denebilecek kadar süslü, birbiri arasında uyum olmayan cümlelerin kullanımına dikkat edilmeli ve bu cümlelerin bir mantık silsilesi içerisinde sıralanması gerekmektedir.

Noktalama işaretlerinin hatalı kullanımından, bozuk cümle yapılarından, paragraf hatalarından ve yazı için belirlenen yazı türünün niteliksel özelliklerine uymamaktan kaynaklanmaktadır.

Noktalama işaretlerinin gerektiği yerde kullanılmaması ve cümle yapıları içerisinde gerekmediği yerde kullanılmasından oluşmaktadır.

Genellikle dikkatsiz ve eksik bilgi kullanımı ve bu bilgilerin kullanılması konusundaki beceri eksikliğinden kaynaklanmaktadır.

Dikkatsizlikten veya ortaya atılan düşüncelerin yeterli kanıtla desteklenememesinden kaynaklanmaktadır.

• Gereksiz sözcük kullanımı,
• Yanlış anlamda kullanılan sözcükler,
• Birbirleriyle çelişen sözcükler,
• Eklerin yanlış kullanılması,
• Nesne-yüklem uyumsuzluğu,
• Tümleç yanlışları,
• Düşünce ve mantık hataları,
• Fiilin ya da yardımcı fiilin yanlış kullanılması,
• Sözcüklerin yanlış yerde kullanılması.