Bilgisayar ve bilgisayarla ilişkili teknolojilerin gündelik yaşamda giderek daha fazla oranda yer almaya başlaması, işletmelerin bilgi teknolojilerine yaptıkları yatırımlarda da artışa yol açmıştır.

İşletmeler de faaliyetlerini sürdürürken çeşitli problemlerle karşılaşmaktadır. Günümüz işletmeleri genellikle 7 gün 24 saat faaliyet göstermekte ve dünyanın farklı coğrafi alanlarında bulunan tedarikçileri, müşterileri ve diğer birimleriyle faaliyetlerin yürütülmesi, koordinasyonu, denetlenmesi için bilgi alışverişi içinde olmaları gerekmektedir. Bu noktada işletmeler açısından aşılması gereken sorun 7 gün 24 saat boyunca faaliyetlerle ilgili bilginin üretilmesi ve bilgi akışının ilgili taraflar arasında sağlanmasıdır.

Bilgiye duyulan ihtiyaç neredeyse insanlık tarihi kadar eskidir. Günümüzde bilgi gereksinimini karşılamak üzere fiber optik kablolar, bilgisayarlar, bilgisayar ağları, telekomünikasyon uyduları, bilgi sistemleri, vb. araçlar kullanılmaktadır.

İşletme faaliyetlerine bilgi yön vermektedir. Ancak bilgi doğada hazır olarak bulunmamaktadır. Yapılan faaliyetler sonucunda elde edilen veriler ve bunlara ek olarak işletme dışından elde edilen veriler işlenerek bilgi elde edilmektedir.

Veri bir olayın, bir faaliyetin, bir işlemin harfler, rakamlar, şekiller ve sesler gibi unsurlarla ifade edilmesidir.

Veri tek başına bir anlam ifade etmemektedir. Ancak başka verilerle sistemli bir şekilde bir araya getirilerek anlamlı bir bütünlüğe, diğer bir ifadeyle bilgiye ulaşılmış olur. Verileri bilgiye dönüştüren bu yapıya “bilgi sistemi” adı verilmektedir.

Bilgi, karar alma faaliyetinin esasını oluşturduğu için bu amaca hizmet edecek bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar:

Bilgi zamanlı olmalıdır

Bilgi ilgili olmalıdır

Bilgi tam olmalıdır

Bilgi doğrulanabilir olmalıdır

Bilgi karşılaştırılabilir olmalıdır

Bilgi nesnel olmalıdır

Bilgi yeterli miktarda olmalıdır

Bilgi anlaşılabilir olmalıdır

Bilgi yalın olmalıdır

Karar alma faaliyetinde kullanılacak olan bilgi ihtiyaç duyulan anda ilgili yerde olmalıdır. Zaman değeri olmayan bilginin karar alma faaliyetine bir katkısı olmayacağı için katma değeri de bulunmamaktadır. Örneğin, fiyat bilgisi isteyen bir müşteriye o anda istediği cevabın verilememesi siparişin kaybedilmesi gibi bir sonuç doğurabilir.

Bilgi eksiksiz olmalı, temsil ettiği bütünlüğü tüm yönleriyle yansıtmalıdır. Örneğin, işletmenin ürettiği ürünün maliyetine ilişkin bilgi direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim maliyetlerinin toplamından oluşmaktadır. Bu üç maliyet unsurundan birine ilişkin bilginin eksik olması, ürünün maliyet bilgisinin oluşturulamayacağı anlamına gelir.

Farklı bağımsız gözlemcilerin aynı teknikleri kullanarak yapmış olduğu gözlemler ve uygulamalar sonucunda genel kabul gören sonuçlara ulaşabilmesi anlamına gelmektedir.

Bilginin karşılaştırılabilir olması, bilgi kullanıcılarının iki ekonomik olay arasındaki benzerlik ve farklılıkları belirleyebilmesi açısından önemlidir. Aynı alanda faaliyet gösteren işletmelerin benzer bilgilerinin veya aynı işletmenin geçmiş dönemlerine ilişkin bilgilerinin karşılaştırılabilir olması bilginin sağlayacağı faydayı artıracaktır.

Bilginin tarafsız, yansız ve ön yargıdan uzak olması gerekmektedir.

Bilginin yapılacak işle ilgili olarak yeterli olmasını ifade etmektedir.

Bilginin açık, net ve kolaylıkla anlaşılabilir olması gerekmektedir.

Bilginin gereksiz detaylardan arınmış olmasını ifade etmektedir.

Sistem, bir takım elemanlardan (öğelerden) oluşan, elemanlar arasında etkileşim olan, belirli bir amaç için faaliyet gösteren, girdi-süreçleme-çıktı akışına sahip ve belirli sınırlar içinde faaliyetlerini gerçekleştiren bir yapı olarak tanımlanmaktadır.

İşletme bir sistem olarak ele alınırsa, finansal durum ve faaliyet sonuçlarıyla ilgili bilgi üreten muhasebe bilgi sistemini, pazarlama faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten pazarlama bilgi sistemini, üretim faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten üretim bilgi sistemi, vb. bilgi sistemlerini işletmenin alt bilgi sistemleri olarak görebiliriz.

Sistem elemanları kendi içlerinde sistemde yer alan diğer elemanlardan farklı faaliyetleri yerine getirseler de, her biri sistemin genel amacına yönelik olarak birbiriyle etkileşim içindedir. İşletme için de benzer bir durum söz konusudur. Örneğin, muhasebe bilgi sistemi ve pazarlama bilgi sistemi kendilerine özgü faaliyetleri yerine getirirlerken, işletmenin genel amaçları doğrultusunda bir arada çalışmaktadırlar.

Bir yapının sistem olarak adlandırılabilmesinin koşullarından birisi de sistemin en az bir amacının olmasıdır. Sistemler, bir amaç veya birden fazla amaç doğrultusunda faaliyetlerini sürdürmektedirler. Örneğin, insan, yaşamını devam ettirmek amacına sahipken, işletmelerin kar amacı, büyüme amacı, topluma hizmet amacı gibi amaçları bulunmaktadır.

Bir sistemin çıktısı, o sistemin ulaşmak istediği nokta; diğer bir deyişle amacını oluşturmaktadır. Bu, sistemin bütünü için olduğu kadar sistemde yer alan alt sistemler için de geçerlidir. Sistem, amaçlarına belirli girdiler üzerinde işlem yaparak ulaşmaktadır. İşletmelerin çıktısını mallar/mamüller ve hizmetler oluşturmaktadır. Dolayısıyla, işletmelerin bu çıktılara ulaşmasını sağlayacak girdilerinin olması ve bu girdilerin sistemli olarak işlenmesi gerekmektedir. Sistemli olarak girdilerin birbirleriyle  ilikilendirilmesi faaliyeti süreçleme aşaması olarak adlandırılmaktadır. Girdi-süreçleme-çıktı akışında yer alan önemli bir unsur da geribildirimdir. Geribildirim, kontrol standartları, planlar ile gerçek çıktılar arasındaki durumu görebilmek için gerekli bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltme, geliştirme, yönlendirme ve devam ettirme amacıyla sisteme tekrar girdiler verme işlemidir.

Her sistem kendisine tanınmış olan hareket alanı içinde faaliyet göstermektedir. İşletmelerde bu alanlar yetki ve sorumlulukların başlangıç ve bitiş noktalarıyla belirlenmiştir. Sistem sınırlarının belirlenmesi, sistemin diğer sistemlerle olan ilişkisinin belirlenmesinin temelini oluşturmaktadır. Bu şekilde kurulan ve işletilen bir sistemin amacı bilgi üretmek ise kurulmuş olan yapı “bilgi sistemi” adını almaktadır. Bilgi sistemleri, verileri işleyerek bilgi üreten ve bilgileri ilgili bilgi kullanıcılarına ileten sistemler olarak tanımlanmaktadır.

İşletmeler, faaliyetleri ile ilgili bilgileri bilgi sistemleri aracılığıyla üretmektedirler. Bu yüzden işletmede tek bir bilgi sistemi yerine ilgili faaliyetler üzerinde odaklanan alt bilgi sistemlerinden oluşan ağlar sistemi yer almaktadır. Bu sistemlerin ürettiği bilgiler de işletmenin faaliyetlerine esas oluşturmaktadır.

İşletmelerde bilgi sistemlerinin en üst düzeydeki yapısını yönetim bilgi sistemleri  oluşturmaktadır. Yönetim bilgi sistemleri, en basit tanımla yönetim için bilgi üreten sistemlerdir. Yönetimin ne tür bilgilere ihtiyaç duyduğunun bilinmesi işletmede bulunan alt sistemlerin neler olduğu konusunda bilgi vermektedir.

Bilgi sistemlerinin amacı işletmenin karar alma faaliyetine yardımcı olmak ve ortaya çıkan problemlerin çözümünü sağlamaktır. Gerek karar alma gerekse de problem çözümü “bilgi”nin varolmasını gerektirdiği için bilgi sistemlerinin amacı olarak ele alınmaktadır. Bu iki temel amacın yanısıra bilgi sistemleri günlük faaliyetlerin yürütülmesinde de aktif rol oynamaktadır.

Bilgi sistemi bileşenleri;
• Veri,
• Donanım,
• Yazılım,
• İnsan kaynakları,
• Yönergeler,
• İletişimdir.

Muhasebe bilgi sistemi açısından ele alındığında verilerin toplanması “ilk işlem belgeleri” aracılığıyla yapılmaktadır. Bir faaliyetin gerçekleştiğinin belgesi olan ilk işlem  belgelerinden hareketle ilgili faaliyete ilişkin muhasebe işlemleri yapılmaktadır. İşçilik zaman kartları, faturalar, yolcu biletleri, ambar çıkış fişleri gibi belgeler, ilk işlem belgelerine örnek olarak gösterilebilir. İlk işlem belgeleri gerek denetimin başlangıç noktasını oluşturması gerekse de bilgisayarda kayıtlı dosyaların bozulma ihtimaline karşılık yedek belgeler olmaları açısından da önem taşımaktadır.

İlk işlem belgelerine kaydedilen verilerin bilgi sistemine tanıtılması gerekmektedir. Çünkü verilerin sisteme, sistemin işlem yapabileceği hale dönüştürülmesi gerekmektedir. Örneğin bir lokantaya gittiğimiz zaman garsona sözel olarak verdiğimiz sipariş bir işe yaramayacaktır. Garson ne zaman ki elindeki elektronik sipariş defterine siparişleri aktarır, o zaman veriler sisteme dahil edilmekte ve mutfakta siparişlerin hazırlanması başlamaktadır.

Günümüzde işletmelerin üzerinde durduğu en önemli konulardan birisi de verilerinin güvenliği konusudur. Faaliyetler için hayati öneme sahip olan verilerin kaybolması, bozulması, verilere erişim yetkisi olmayan kişilerin verilere erişmesi gibi konular işletmeleri verilerinin üzerinde önemle durmasını sağlamaktadır. Veri tabanlarının güvenliğinin sağlanması, yedeklerinin alınması, veri tabanı erişim yetkilerinin yeniden yapılandırılması, veri tabanı yazılımlarının güncellenerek olası sorunların önüne geçilmeye çalışılmaktadır. Veritabanları yalnızca verileri depolamakla görevli değildir. Verilerin düzenlenmesi, veriler arasında ilişkilerin kurulması, sorgulamaların yapılması veritabanlarının temel görevleri arasında yer almaktadır.

Donanım, bilgi sistemlerinin fiziksel yapısında yer alan araçları ifade etmektedir. Bunlar; bilgisayarlar, bilgisayarların bileşenleri, veri girişinde kullanılan araçlar ve benzerlerinden oluşur.

•Klavye
• Fare (mouse)
• Touchpad
• Barkod okuyucular
• Optik form okuyucular
• Tarayıcılar
• Biyometrik tarayıcılar (parmak izi, retina tarayıcılar vb.)
• Web kameraları
• Dijital kameralar
• Mikrofonlar, vb.

• Ekran
• Yazıcılar
• Hoparlör, vb.

•Hard Disk
• DVD/CD
• Flash disk, vb.

• Modem
• Server
• Router
• Optik kablolar, vb.

Bilgi sistemleri elle işleyen sistemler olmaktan çıkmış, bilgisayar tabanlı sistemler halini almıştır. Ancak bilgisayarın ve çevre birimlerinin çalışabilmesi ve istenilen faaliyetleri yapabilmesi yazılımlar aracılığıyla olmaktadır. Bilgisayarın donanımı ise yazılımların gerektiği gibi çalışmasını sağlayan bir altyapıdır.

Bilgi sistemlerinin temel görevlerinden birisi de üretilen bilginin ilgili bilgi kullanıcılarına iletilmesidir. Tabii ki bu sonuç aşamasına gelmeden önce sistemde yer alan tüm unsurlar arasında sağlıklı bir veri-bilgi alışverişinin gerçekleşebilmesi iletişim kanallarının sağlıklı çalışmasıyla doğrudan ilişkilidir. İşletmeler farklı coğrafyalarda faaliyet gösteren birimleri, tedarikçileri ve müşterileri ile iletişim içinde bulunmak durumundadır.

Bilgi sistemlerinin temel unsurlarından bir tanesi de insan kaynaklarıdır. Gerek sistemin çıktılarından faydalanan bilgi kullanıcıları (son kullanıcılar) gerekse de sistemin işlerliğini sağlayan çalışanlar, sistemin önemli birer bileşenidir.Müşteriler, satış elemanları, mühendisler, yöneticiler, muhasebe departmanı çalışanları, sistem analistleri, yazılımcılar, sistem operatörleri, teknik elemanlar, vb. sistemin  amaçlarına ulaşmada çalışan insan kaynaklarına örnek olarak gösterilebilir.

Yönergeler, sistemin nasıl çalışacağını açıklayan, strateji, politika, yöntem ve kural  tanımlarıdır. Hangi faaliyetlerin yapılacağı, bu faaliyetleri kimlerin yapacağı, faaliyetlerin ne zaman yapılacağı, hangi araçlar kullanılarak yapılacağı, ne şekilde yapılacağı gibi soruların cevaplandığı görev tanımlarıdır.

İşletme bilgi sistemleri içinde en eskisi ve yapısı gereği bilgi sistemi anlayışına uygun şekilde hızlı gelişim göstereni muhasebe bilgi sistemidir.

Muhasebe her tür işletme ve organizasyonun mali yönünü kayıt altına alan ve ilgili taraflara raporlar şeklinde sunan alt bilgi sistemidir. Muhasebe, bir işletmede meydana gelen finansal nitelikli olayları genel kabul görmüş muhasebe kavram ve ilkelerine göre kaydeden, sınıflayan, özetleyen, analiz etmek ve yorumlamak suretiyle ilgili kullanıcılara ileten bir bilgi sistemidir.

Muhasebe bilgi sistemi, tüm işletmeler için geçerli bir yapıyı ifade etmektedir. İster uluslararası bir işletme olsun ister bir mahalle fırını olsun muhasebe bilgi sistemi, temel faaliyetleri itibariyle değişiklik göstermez. Ancak işletmeye özgü koşullardan dolayı muhasebe bilgi sisteminin işleyişi, sistemin bileşenleri doğal olarak farklılık gösterecektir.

Dönemsellik kavramı, işletmenin sonsuz olarak kabul edilen yaşamının, finansal raporlama amacıyla, belirli zaman dilimlerine bölünmesini belirtmektedir. Dolayısıyla her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak belirlenmesi gerekmektedir. Bu da dönemsellik kavramında belirtildiği üzere her bir dönemin hasılatının yine o döneme ait giderlerle eşleştirilmesiyle sağlanabilir. İşletme faaliyetleri
içinde sıklıkla tekrarlanan ve işletmenin yaşamı için önem gösteren faaliyetler muhasebe bilgi sistemi açısından alt sistemler olarak ele alınmaktadır.

Muhasebe bilgi sisteminin işleyişi, işletme dışı faaliyetlerden (kredi verenlerle, devletle yapılan faaliyetler, vb.) elde edilen veriler, işletme içi faaliyetlerden elde edilen veriler ve bilgi sisteminin önemli bir unsuru olan geri bildirim sonucunda elde edilen veriler, muhasebe bilgi sisteminin kullandığı verilerin kaynağını oluşturmaktadır.

Finansal tablolar muhasebe bilgi sisteminin çıktılarını oluşturmaktadır. Temel finansal tablolar olarak nitelendirilen bilanço ve gelir tablosunun yanısıra ek mali tablolar olarak adlandırılan fon akım tablosu, üretilen mamüllerin maliyeti tablosu, öz sermaye değişim tablosu, vb. tablolar ile bilgi kullanıcılarının talep ettiği diğer finansal bilgiler de muhasebe bilgi sisteminden elde edilebilmektedir. 

Bilanço, bir işletmenin belirli bir tarihteki varlıklarını ve bu varlıkların kaynaklarını  gösteren finansal tablodur. Dolayısıyla bilanço, hazırlandığı tarihte işletmenin finansal durumunu göstermektedir.

Gelir tablosu ise, bir işletmenin belirli bir dönemdeki faaliyet sonuçlarını gösteren finansal tablodur. Faaliyet sonucu kâr veya zarar olarak ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla gelir tablosunda işletmenin yaptığı faaliyetlere ilişkin kâr veya zarar durumları rapolanmakta ve nihai olarak da işletmenin dönemi kârla mı yoksa zararla mı kapattığı belirtilmektedir.

İşletmelerin yapmış olduğu hemen her faaliyetin arkasında o faaliyette ortaya çıkan verileri toplayan, kaydeden, sınıflayan, özetleyerek bilgiye dönüştüren bilgi sistemleri ve yazılımlar bulunmaktadır.

Sistem yazılımları, bilgisayarın ve bilgisayar çevre birimlerinin koordineli olarak  çalışmasını sağlayan ve donanım ile uygulama yazılımları arasında köprü görevi gören yazılımlardır. Bu yüzden bilgisayarın donanım parçalarının çalışabilmesi, bu parçaların her birinin sistem yazılımı tarafından tanınmasına bağlıdır.

Uygulama yazılımları, son kullanıcıların yaptıkları özel faaliyetler için hazırlanmış olan yazılımlardır. Bunlar ofis yazılımları gibi geniş kapsamlı olabileceği gibi bir bordro  hazırlama yazılımı gibi çok daha dar kapsamlı olabilir. Muhasebe yazılımları da işletmenin finansal faaliyetlerini işleme aldığından dolayı uygulama yazılımları olarak ifade edilebilir.

İşletme faaliyetlerinin bütünleşik yapıya kavuşması, yazılımların da bunu desteklemesi gerekliliğini beraberinde getirmiştir. Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning-ERP) sistemleri olarak adlandırılan bu yazılımlar, işletmelerin bütünleşik faaliyet yapılarının işleyişini sağlamak üzere tasarlanmıştır.

Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri kurulması ve işletilmesi oldukça maliyetli olan sistemlerdir. Bu yüzden işletmeler kendi ihtiyaçları, maliyet yapıları, büyüklükleri, faaliyetlerinin karmaşıklığı ve yaygınlığı gibi etkenler doğrultusunda yazılım ve sistem yatırımı yapmaktadırlar.

Resmi Gazete’de 18 Kasım 2005 tarih ve 25997 sayı ile yayımlanan Küçük ve Orta  Büyüklükteki İşletmelerin Tanımı, Nitelikleri ve Sınıflandırılmaları Hakkında Yönetmelik,
mikro işletmeleri; “10 kişiden az çalışan istihdam eden ve yıllık net satış hasılatı ya da mali bilançosu 1.000.000 Türk Lirasını aşmayan çok küçük ölçekli işletmeler” olarak tanımlamaktadır.

Bu tip işletmelere hitap eden ticari muhasebe yazılımları çok kapsamlı işlemleri  içermemektedir. Bu tip yazılımlarda cari hesapların alacak-borç durumları, stok hareketleri, satın alma ve satışlarına ilişkin irsaliye hareketleri, banka hesaplarına ilişkin hareketler, kasa işlemlerine ilişkin hareketler, müşteri çekleri ve senetlerine ilişkin hareketler kaydedilip raporlanabilmektedir. Bu olanakların yanısıra temel finansal  tablolar da mikro işletmeler için hazırlanan muhasebe yazılımlarından elde edilebilmektedir.

KOBİ’ler için hazırlanan muhasebe yazılımlarında mikro işletmeler için mevcut olan yazılımların özelliklerine ek olarak ihracat ve ithalat işlemlerini desteklemek üzere çoklu kur üzerinden işlem yapabilme, satış performans ölçümleri yapabilme, kredi ödeme planlarını takip edebilme gibi özellikler bulunmaktadır.

Büyük işletmeler için hazırlanan muhasebe yazılımları aslında tüm işletmenin bilgi üretim ve iletimini düzenleyen bilgi sisteminin  bir modülü olarak ortaya çıkmaktadır. Büyük işletmeler için hazırlanmış olan yazılımlar finansal işlemlerin kaydını yapmak ve finansal raporların hazırlanmasını sağlamanın yanısıra yönetim basamaklarına karar desteği de sunabilmektedir.

Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri bölünebilir parçalardan (modüllerden) oluşan sistemlerdir. Bu sistemler departmanların faaliyetlerine odaklanmak yerine bir işin başlangıcından sonuna kadar yapılan faaliyetler üzerine odaklanmaktadır. İşletmeler, ihtiyaçları doğrultusunda modüllerden birinde veya birkaçında düzenlemeye gidebilirler. Eklemeler veya çıkarmalar yapabilirler. Hatta işletmeler, kendi kurdukları ekiplerle sisteme yeni modül ekleyebilirler.

Türkiye’de muhasebe meslek mensupları örgütü olan TÜRMOB-TESMER tarafından geliştirilen LUCA Projesi 2005 yılı içerisinde hayata geçirilmiştir. Web Tabanlı ve Merkezi Sistem Teknolojisi kullanılarak geliştirilen bu yazılım, 2009 yılından bu yana aktif olarak kullanılmaktadır.

Luca projesi kapsamında iki temel ürün olan Mali Müşavir Paketi ve Luca Koza bulunmaktadır.

Türkiye’de Maliye Bakanlığı, “elektronik defter” ve “elektronik belge” ile vergi kayıplarını en aza indirmeyi hedeflerken, yürürlükte olan mevzuat ile kağıt üzerinde düzenlenip saklama zorunluluğu olan defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulmalarına da olanak tanınmıştır.

LUCA ilk aşaması olan SMM seti, Genel Muhasebe, İşletme Defteri, Personel, Serbest Meslek Defteri modüllerini içermekte ve 2012 sonunda yaklaşık 10 bin üye, 80 bin civarında kullanıcı tarafından aktif olarak kullanılmaktadır.

LUCA KOZA, Yönetici modülü, Stok yönetimi, Finans yönetimi, Fatura, Satın alma  yönetimi, Satış yönetimi, Gelir-gider yönetimini içeren ve birbirleri ile entegre çalışan modüllerden oluşan bir iş yönetim sistemi olarak tanımlanabilir.

• Yazılımda standart rapor ve analizler esnek yapıda tasarlanmış ve yazılım alt yapısı muhasebe standartlarına uyumlu olarak geliştirilmiştir.
• Yönetici modülünde işletme tanımlama, dönem tanımlama, kullanıcı ve yetki tanımlama, hareket tanımlama gibi birçok ayırt edici özelliği tek modülden yapabilme olanağı verilmiştir.
• Yardımcı hesap kartları ve hareketlerin esnek tasarımı sayesinde işletmeler tanımlı alt hareket türlerinden istediklerini seçebilir ve kullanabilirler. Ayrıca istedikleri hareketin ismini değiştirebilir ve bu hareketlere özel değişkenler tanımlayabilirler.

•Cari hareketlerde esnek bir yapı mevcut olup, sistemde çek/senet, dekont, repo, virman, gelen havale, gönderilen havale, teminat mektubu, ödeme emri, tahsilat ve tediye makbuzu şeklinde çeşitli finans hareketleri tanımlıdır. Kullanıcılar bu hareketlerden istediklerini değiştirip özelleştirebilirler.
• Rapor ve evrak çıktıları özel olarak tasarlanmış olup, her evrak üzerine logo  eklenebilmektedir.
• Tüm kartların kategori bazında tanımlanabilmeleri ile kategorilerdeki bilgilerin ilgili kartlara otomatik olarak yansıması sağlanmış ve kartlara tek tek tanımlama yapma ihtiyacı ortadan kaldırılmıştır.
• Ayrıntılı yetkilendirme sayesinde sistemdeki tüm ekranlar ve ekranlardaki tüm işlemler ayrı ayrı yetkilendirilebilmektedir. Bu sayede firma yöneticisi her kullanıcının yapabileceği işlemleri en ince ayrıntısına kadar tanımlayabilmektedir.

KKP sistemlerinin atası olarak 1950’li ve 1960’lı yıllarda kullanılan “Malzeme Listesi (Bill of Materials)” gösterilmektedir. Malzeme Listesi, 1960’lı ve 1970’li yıllarda yerini daha gelişmiş programlar olan “Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requirements Planning - MRP) ve Kapalı Çevrim Malzeme İhtiyaç Planlaması (Closed Loop Material Requirements
Planning)” sistemlerine bırakmıştır.

1980’lerde Malzeme İhtiyaç Planlaması sistemine finans ve kapasite modüllerinin eklenmesiyle Üretim Kaynakları Planlaması (Manufacturing Resources planning - MRP II) olarak adlandırılan sistem ortaya çıktı. Bu sistemin temel amaçları arasında işletme stoklarının azaltılması, üretimin kapasite kayıplarına yol açmayacak şekilde kontrol edilmesi ve planlanması, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesi, genel maliyetlerin azaltılması yer almaktaydı.

Üretim Kaynakları Planlaması sistemi bu amaçlar doğrultusunda Dağıtım Kaynakları Planlaması (Distribution Resources Planning), Bilgisayar Destekli Tasarım (Computer Aided Design), Bilgisayar Destekli Mühendislik (CAE), Bilgisayar Destekli Üretim (CAM) ve Atölye Veri Toplama (Shop Floor Control) sistemleri ile entegre olarak çalışmaktaydı.

Üretim Kaynakları Planlaması sistemleri salt üretime yönelik bilgi ürettiğinden işletmenin diğer faaliyetlerine ilişkin bilgilere ulaşmada aksamalar ortaya çıkmaktaydı. Üretim  kaynakları planlaması sistemlerine eklenen insan kaynakları, proje yönetimi, pazarlama gibi modüllerle KKP sistemleri ortaya çıkmıştır.

Muhasebe yazılımının seçimi bir personelin yapacağı bir iş değildir. Büyük işletmelerde farklı departmanlardan seçilecek elemanlardan oluşturulan bir ekibin görüşleri doğrultusunda değerleme ve seçim yapmak daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Yapılan araştırmalarda, kurulacak olan ekipte yer alan üye sayısının 5-7 kişi arasında olması uygun büyüklük olarak belirlenmiştir. Daha fazla sayıdaki üye mevcudu, ekibin işleyişini yavaşlatmakta, ekip içi kararsızlıkların artışına yol açmakta ve ekip üyelerinin gerektiği anda toplantı için bir araya gelme ihtimalini azaltmaktadır.

Bilgi sistemleri, bilgi ihtiyacını gidermek amacıyla kurulmaktadır. Yeni bir yazılım yeni bir sistem anlamına gelmektedir. Bu yüzden yeni sisteme niçin ihtiyaç duyulduğunun belirlenmesi yazılım seçimindeki hayati basamaklardan birisini oluşturmaktadır. Raporlama desteği sunması, çoklu kullanıcı, çoklu kur desteği sağlaması, mevcut  sisteme kolaylıkla entegre olabilmesi, yazılımcı firma desteğinin sürdürülebilirliği gibi konular seçenekler arasından eleme yapmayı kolaylaştıracaktır.

Doğru yazılım seçiminde önemli kriterlerden birisi de işletmenin yazılım için ayırmış olduğu bütçedir. Kurumsal kaynak planlaması sistemlerinin kurulum ve işletim maliyetleri yüksek olduğundan bütçe kısıtı işletmeler için önem taşır hale gelmiştir.

Doğru yazılım kararında aşağıdaki faktörler etkili olur;
• İşletme yönetiminin hedefleri/talepleri,
• Takım çalışması/personel yeterliliği,
• Maliyet etkinliği/finansal olanaklar/bütçe,
• Teknik kapasite (hız, güvenilirlik, güncelleme, raporlama ayrıntısı, vb.),
• Esneklik (bilgi ihtiyaçlarına, faaliyet hacmindeki gelişmelere ve yasal düzenlemelere
uyum),
• Üretici/Tedarikçi desteği (eğitim, danışmanlık, bakım, vb.)