Planlama belli bir konuda aşağıdaki sorulara yanıt arama çabasıdır:
Ne yapılacak? İşletme faaliyete geçmeden önce ne yapacağına karar vermelidir. Bunun için
amaçlarını belirlemesi gerekir.
Ne zaman yapılacak? İşletmelerde yerine getirilen tüm faaliyetlerin birbirini tamamlaması gerekir. Bir faaliyetin yapılabilmesi için diğer bir faaliyetin bitirilmesi gerekir. Bu nedenle işlerin yerine getirilme sırası ve zamanı önceden saptanmalıdır.
Nasıl yapılacak? Bu soruya yanıt bulmak için öncelikle faaliyetlerin, projelerin ve programların hazırlanması daha sonra da stratejilerin, politikaların, yöntemlerin ve bütçelerin amaçlara uygun olarak düzenlenmesi gerekir.
Nerede yapılacak? Yerine getirilecek tüm faaliyetlerin hangi birimlerde ve hangi mekânlarda gerçekleştirileceği belirlenmelidir.
Kim tarafından yapılacak? Planlanan faaliyetlerin her biri kimler tarafından yapılacak? Bu faaliyetleri yerine getirecek kişilerin yetki ve sorumlulukları ne olacak? Ast üst ilişkileri nasıl düzenlenecek? Bu sorulara doğru ve net yanıtlar vermek amaca etkin ve verimli biçimde ulaşmayı sağlayacaktır.
Neden yapılacak? İşletme içinde yerine getirilen tüm çabaların dolaylı ya da dolaysız olarak
belirlenen amaca hizmet etmesi gerekir. Planlama aşamasında öngörülen her eylemin bu açıdan analiz edilmesi gereksiz çabaların ayıklanmasını sağlayacaktır.
Hangi maliyetle yapılacak? Planlamada öngörülen faaliyetlerin mali yükünün belirlenmesi gerekli parasal önlemlerin alınması açısından önemlidir.
Hangi sürede yapılacak? Öngördüğümüz faaliyetlerin yerine getirilme sürelerinin saptanması, birbirine bağlı faaliyetlerin aksamamasını sağlayacak, planladığımız amaca ulaşma yolunda harcayacağımız toplam zamanı ortaya çıkaracaktır. Bu sorulara verilecek yanıtlar planı oluşturur (Geylan, 2008).

Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin ve nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır

• Planlama bir seçim ve tercih sürecidir. Bu seçim ve tercihi en uygun şekilde gerçekleştirmek için gerekli bilgileri araştırma yoluyla toplamamız gerekir.
• Planlama bir karar sürecidir. Planlama ile elde edilen verilerin değerlendirilmesi ile çıkan alternatifler hakkında en uygununun seçileceği yönde karar vermek gerekir.
• Planlama geleceğe dönüktür. Belirli bir zamanı gerekli kılan planlama geleceğin kestirilmesi çabasını gerektirdiğinden, bu tahminin isabetli olması büyük önem taşır. Önemli olan yarın ne yapılacağı değil, belirsizliklerle dolu olan yarında istenilen şeyin olmasını sağlamak için bugün ne yapılması gerektiğidir.
• Planlama kapsamlı ve devamlı bir faaliyettir. Planlama tüm yönetim basamaklarını ve yöneticileri kapsar. Üst yönetim stratejik planı yaparken, orta ve alt yönetim kademeleri taktik ve operasyonel planlarıyla ilgilenirler. Ayrıca planlama devalı olarak yapılan ve sona ermeyen bir faaliyettir. Ancak gerektiği zaman değişiklikler yapmak gerekebilir.
• Planlama faaliyeti üç alan üzerinde odaklanılmaktadır:
• İşletmenin sahip olduğu kaynaklar (fiziksel kaynaklar, finansal kaynaklar, insan kaynaı, bilgi kaynakları)
• İş sürecinin yapısı ve önemi
• Kısmen teknolojik, ticari, finansal ve diğer koşullara bağlı olan geleceğe ilişkin eğilimler.

İnsan kaynakları planlaması bir örgütün gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulan personelin tam sayısını ve tipini gösterecek programların planlanması sürecidir.

İnsan kaynakları planlama örgütün planlama süreciyle yakından ilişkili olduğu için zaman çerçevesi örgütsel planlarla bağlantılı olarak ele alınmalıdır. Örgütsel planlar genellikle kısa (0-2 yıl), orta (2-5 yıl), ya da uzun (5 yıllan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel hazırlanmalıdır. Bir örgüt insan kaynakları planlamasını tam anlamıyla yapmaya yeni başlıyorlarsa öncelikle kısa dönemli planlar yapabilirler. İnsan kaynakları planlaması konusunda deneyim kazandıkça ve daha karmaşık ihtiyaçları oldukça orta ve uzun dönemli planlara da yöneleceklerdir. İdeal olanı, bir örgütün her zaman grubuna göre plan hazırlamasıdır.

İnsan kaynakları planlamanın her adımı insan kaynakları personelinin ve örgütteki diğer bölüm yöneticilerinin ortak çabasıyla gerçekleşecektir. İnsan kaynakları personelinin öncelikli rolü süreci koordine etme, gözlemleme ve sentezlemedir. İnsan kaynakları personeli bölüm yöneticileri tarafından takip edilen tabloların oluşturulmasını sağlarlar. Bölüm yöneticileri kendi insan kaynakları ihtiyaçlarını belirleyerek bu bilginin insan kaynakları personeline ulaşmasını sağlarlar. İnsan kaynakları bölümüne gelen bilgi yığınının maksimum etkinliğe ulaşması insan kaynakları personelinin yoğun çabasıyla gerçekleşir.

İnsan kaynakları planlamasının temel amacı, gereken sayıda ve nitelikte insan kaynağını, istenen zamanda ve yerde hazır bulundurma uğraşına veri sağlamaktır.

İnsan kaynakları planlaması süreci temelde 3 adımda gerçekleşir:
• İnsan kaynağı arzını belirlemek
• İnsan kaynağı ihtiyacını belirlemek
• İnsan kaynağı arzını ve talebini karşılaştırıp planı hazırlamak

İşletmelerin gelecekte ki insan kaynağı talebini belirleyen işletme dışı ve içi faktörler öyle özetlenebilir:
İşletme dışı faktörlerden ilki olan ekonomik değişiklikler insan kaynağı talebini yakından ilgilendiren, işletmenin kontrolü dışında gelişen ve tahmini zor olan işletme dışı faktörlerden biridir. Sosyal, politik ve yasal değişiklikleri önceden tahmin etmek ekonomik değişikliklere kıyasla daha kolaydır. Ancak, bu değişikliklerin insan kaynağı talebini nasıl etkileyeceğini çoğu zaman kestirmek zor olur. Toplumların sosyal yönden gelişmeleri bir takım sosyal güçlerin doğmasına ve etkinlik kazanmasına yol açar. Bu nedenle sosyal yapıda meydana gelecek değişikliklerde işletmelerin gelecekteki İnsan kaynağı talebini etkileyici bir faktör olacaktır. İnsan kaynağı talebini etkileyen işletme dışı faktörlerden üçüncüsü, teknolojik gelişmelerdir. Yeni teknolojilerin kullanılması bir bölümde insan kaynağı talebini azaltırken (muhasebeci gibi), bir başka bölüme insan kaynağı talebini artırır (bilgisayar programcısı gibi). Rekabet koşullarındaki değişiklik de insan kaynağı talebini etkiler. Pazara yeni rakiplerin girmesi ve tam rekabet koşullarının oluşması üretimin artmasına, fiyatların düşmesine bu da insan kaynağı talebine yol açar.
İçsel faktörler işletmenin kendi süreçleriyle ilgilidir. İşletmenin aldığı stratejik kararlar İnsan kaynağı planlamasını en çok etkileyen kararlardır. İnsan kaynağı planlarının hazırlanmasında bütçelerden büyük ölçüde yararlanılacaktır. Çünkü bütçeler kısa sürede, işletmenin faaliyet hacmini belirler. Söz konusu faaliyet hacmi ise insan kaynağı talebini etkileyecektir. Gelecekte işletmenin satı ve üretiminin durumu da insan kaynakları planlarında etkilidir. İşletmelerin yeni faaliyet alanlarına girmesi, üretim biçimini ve yapısını değiştirmesi veya başka işletmelerle birleşmesi türünden kararlar alması insan kaynakları planları üzerinde etkili olacaktır.

İnsan kaynağı arzı, işletmede çalışanların sayı ve nitelik olarak yapısıdır. Bu aşamada elimizdeki insan kaynağı incelenir. İnsan kaynağı arzının bulunmasındaki amaç, planlanan dönemde tahmin edilen insan kaynağı hareketlerinin işletmede mevcut insan kaynağı ile karşılanıp karşılanamayacağını belirlemektir.
Planlamacı insan kaynağı arzını belirlemek için bazı araçlara başvurur. Bu araçlar; örgüt  şemaları, insan kaynağı envanteri, Personel devir oranı ve devamsızlık oranıdır.

İşletmede çalışanların pozisyonları, yetki ve sorumluluk sınırları ve yükselme olanakları örgüt şemasından izlenebilir. Ancak bunun yapılabilmesi için örgüt şemasının mevcut durumu yansıtması gerekir. Planlamacı gerekirse işe örgüt şeması çıkararak başlamalıdır.

İşletmenin personel arzını (mevcudunu) sayı ve nitelik olarak irdeleyen bir çalışmadır. İnsan kaynağı envanteri mevcut personeli birtakım kriterlere göre irdeleyerek insan kaynağının profilini ortaya çıkarır. Planlamacı bu bilgilere bakarak gelecekteki insan gücü gereksinimini işletme içinden karşılayıp karşılayamayacağını belirlemeye çalışır.

İnsan kaynağı envanteri insan kaynağı beceri ve insan kaynağı genel envanteri olmak üzere ikiye ayrılır.

İnsan kaynağı beceri envanteri: İşletme içinde, işi ve statüsü ne olursa olsun, tüm çalışanlar için ayrı ayrı dosyalar tutulur. Bu dosyalarda personelin imdiye kadar çalıştığı işler, eğitim ve yabancı dil durumu, katıldığı kurs ve seminerler, aldığı disiplin cezaları ve ödüller, fiziksel ve düşünsel nitelikleri, yaşı, cinsiyeti, kıdemi gibi bilgilere ayrıntılı olarak yer alır.

İnsan kaynağı genel envanteri: Toplam personelin bir bütün olarak kendi içinde belli ölçütlere göre değerlendirilmesidir. Bu çalışmada bireysel değerleme yapılmaz. Tüm çalışanlar cinsiyetlerine, yaşlarına, deneyimlerine, kıdemlerine, aldıkları ücrete, eğitimlerine, yabancı dil durumlarına, emeklilik sürelerine, medeni durumlarına ve bunun gibi faktörlere göre genel bir değerlemeye alınıp, işletmenin elindeki insan kaynağının yapısı nitelik olarak ortaya çıkarılmaya çalışılır.

Personel Devir Oranı, belli bir dönemde çeşitli nedenlerle (ölüm, iş kazası, emeklilik, işten ayrılma, işten atılma vb.) işletmeden ayrılan personelin sayısını yüzde olarak gösterir. Genellikle bir yıllık dönemler için hesaplanır. 

Devamsızlık izin ve yıllık tatiller dışında işe gelmesi programlanmış olan personelin işe gelmeme durumudur. Hastalık nedeni ile rapor alma, işe gelmeme, işe geç gelme, işten erken ayrılma, molalarda işi erken bırakıp işe geç başlama, çeşitli nedenlerle izin alma, işletme içinde olup görevinin başında bulunmama gibi faktörler devamsızlık kapsamı içinde yer alır.
Devamsızlık işletmeler açısından önemli iş kayıplarına yol açar. Bu durum daha fazla personel ile çalışma zorunluluğu yaratır. İşletmelerin insan kaynağı kayıpları hesaplanan devamsızlık oranları ile bulunur. Planlamacı bu orana bakarak planlanan dönemde ne kadar insan kaynağı kaybı olacağını hesaplar.

İşletmelerin personel ihtiyacı farklı biçimlerde tanımlanabilir. Bunlar gerçek, yedek, ek ve yeni personel ihtiyacıdır.

• Gerçek personel ihtiyacı: İşletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için yapılması gereken işi fiilen gerçekleştiren insan kaynağı miktarıdır. Burada "olan personel miktarı" ile "olması gereken personel miktarı" eşitlenmeye çalışılır.
• Yedek personel ihtiyacı: İşletmede devamsızlık nedeniyle ortaya çıkan insan kaynağı kaybını karşılamak amacıyla belirlenen personel ihtiyacıdır. Uygulamada yedek personel, gerçek personel sayısına ilave edilir
• Ek personel ihtiyacı: Ek personel ihtiyacı genelde çeşitli nedenlerle personelin işten ayrılmasından kaynaklanır. Yukarıda değindiğimiz personel devir oranı işletmenin ek personel
ihtiyacını belirlemede önemli bir kaynak oluşturur.
• Yeni personel ihtiyacı: Bir işletmede yeni ya da ek yatırımların öngörülmesi, üretim teknolojisinin değişmesi, örgüt yapısının değiştirilmesi, üretim ve satış miktarlarında artış olması gibi faktörler yeni personel ihtiyacını doğurur.

İnsan kaynağı ihtiyacını tahmin edebilmek için farklı yöntemler geliştirilmiştir. Bu yöntemler sezgisel ve sayısal olmak üzere iki ana gruba ayrılabilir.

Sezgisel yöntemler yöneticilerin deneyimlerine dayanan, planlamacılar açısından oldukça basit ve pratik yöntemlerdir. Yöneticiler insan kaynağı ihtiyacı konusunda uygulamadan gelen belirli bir bilgi birikimine sahiptirler. Her birim yöneticisi kendi biriminde çalışacak personeli sayı ve niteliklerine göre geçmiş deneyimlerinden yararlanarak belirleyebilir.

Sezgisel modellere en yaygın örnek delphi tekniğidir. Delphi tekniği. İnsan kaynakları yöneticisinin denetiminde yapılır. İşletmenin her bölümü için, bölüm içinde değişik basamaklarda görev yapan yöneticilere insan kaynağı tahminleri tek tek sorulur. Alınan bu bilgiler, İnsan kaynakları yöneticisi tarafından değerlendirilir, karşılaştırılır ve insan kaynağı tahminindeki sapmalar belirlenerek, aynı yöneticilere yeniden değerleme yapmaları için gönderilir. Bölüm içindeki tüm yöneticilerin gelecekteki insan kaynağı ihtiyacı konusunda görüş birliğine varmalarına kadar bu süreç devam eder.
Aşağıdan yukarıya (birim) öngörü yöntemi: Her birim ya da bölüm kendi personel ihtiyaçlarını öngörü eder. İdeal olarak yöneticilerin bazı verileri alırlar ve bunları kendi bakış açılarıyla birleştirerek öngörüde bulunurlar. Özet olarak, birim ihtiyaçlarının öngörüsünün toplamı örgütün  gereksinim öngörüsüdür. İnsan kaynakları planlamacıları, birimlerden gelen öngörüleri özetleyip birleştirmeden önce gözden geçirirler.
Yukarıdan aşağıya öngörü: Deneyimli üst yöneticiler tarafından yukarıdan aşağıya yapılan öngörüdür. Bu uzmanlar, eğilimlerin nasıl olduğunu, işletme planlarını ekonomiyi ve diğer faktörlerin örgütün değişik düzeylerindeki ihtiyaca etkisini tartıştıkları toplantılar düzenlerler. Öngörüleri en iyi ve en kötü durum senaryoları oluşturarak en yakın biçimde belirlemeye çalışırlar.