Kültür varlıklarının belgelenmesi yazılı, çizili ve görsel olarak üç ana gurupta toplanabilir.

Tespit fişi, taşınmaz bir kültür varlığının, yapının künyesi ya da nüfus bilgileridir. Bu yazılı belgede yapının fiziksel durumunu gösteren kısa ve öz bilgiler bulunur. Bir nevi katalog çalışması olarak da tanımlanabilecek fişlerde yapının kendisine ve çevresi ile olan ilişkisine yönelik bilgiler yer alır. Fişlerin katalog formunda hazırlanmış olması, önceden saptanan gerekli maddelerin karşılıklarının sadece işaretleme yöntemiyle doldurulması, belgeleme işleminin hızlı ve objektif bir bakışla yapılmasını sağlayan bir özelliktir.

Yazılı belgelemenin ikinci ayağı olarak, söz konusu kültür varlığı için hazırlanan rapor ya da raporlar örnek olarak verilebilir. Bu yazılı belgeler taşınmaz hakkındaki daha detaylı bilgileri kapsayan bir raporlar olabilir. Söz konusu belgeleme çalışmaları taşınmazın tespit ve tescili aşamasında hazırlanan, detaylı durum tespitleri, analizler ve tanımlamalar olabileceği gibi, daha sonraki çalışma aşamalarında ayrı ayrı hazırlanacak raporlar da olabilir. Bu belgeleme çalışmaları;

• Mimarlık tarihi ya da sanat tarihi raporları
• Rölöve raporları
• Taşıyıcı sistem raporları
• Restorasyon raporları olabilir.

Mimarlık tarihi ya da sanat tarihi raporları kültür varlığının bünyesinde barındırdığı sanat tarihi biliminin ilgi alanına giren çeşitli elemanların, bezeme düzeni ve düzeyinin incelendiği, bu elemanların hangi sanat akımına ait olduğunun, tarihinin ve sanatçısının kim olabileceğinin, ya da taşınmazın mimarlık tarihi içindeki yerinin, hatta bazen taşınmazın ne tür bir yapı olduğunun saptanmasında araştırmacı ve uygulamacıya yardımcı olurlar.

Rölöve raporları mevcut durumun çizim yoluyla (rölöve) ortaya konmasında, bu yöntemle yeterince ifade edilemeyen yapım yöntemi, bozulma, eklenti ve eksikliklerin betimlenmesi, bir başka deyişle hazırlanan rölövenin yazılı olarak desteklenmesi amaçlıdırlar. Bu raporda yapının mevcut durumu tüm özelliklerini ortaya koyacak nitelikte, analitik olarak belgelenir. Belgeleme yapının yakın çevresi, bulunduğu yapı adası ve benzer bilgileri de içermelidir.

Öncelikli olarak taşınmazın yer aldığı bölgeye ait eski haritalar en önemli çizili belgelerden sayılabilir. Yapının özgün konumuna ve yakın çevresi ile ilişkisine ait veriler ancak bu haritalar sayesinde elde edilir ve yorumlanır.

Taşınmaz için hazırlanan çizimler ve projeler çizili belgeler olarak değerlendirilir. Çizili belgeler uygulama öncesinde restorasyon uzmanı mimar tarafından hazırlanan belgeler ile taşınmaz ve yakın çevresine ait daha önce hazırlanmış çizili belgeler de olabilir.

Yapının plan düzleminde kütlesini yeniden oluşturabilecek kadar detaylı ve güvenilir çizimlerdir. Bu tür haritalarda kullanılan kuzey yönüne bağlı kalınarak alınan doğrultu ve bu doğrultulardan çıkılan diklerle yapıların konturları, onları plan düzleminde yeniden kurgulayacak detayda çizilmişlerdir. Bu haritalar sayesinde yapıların plan düzlemindeki ölçüleri ve çevre ile olan ilişkileri iki boyutta kesin olarak bilinebilmektedir. Bu nitelikteki çizimler taşınmazın restitüsyonu çalışmalarına önemli boyutlarda katkıda bulunabilirler.

Restorasyon sürecinde üretilen çizili belgelerin ilki yapının mevcut güncel durumunun saptandığı rölövedir. Bu belgeleme yönteminde yapı tüm hasarları, değişiklikleri, malzeme ve detayları içerecek biçimde analitik olarak çizimler yardımıyla günümüzdeki haliyle belgelenir. Rölöveler diğer mimari projelerde olduğu gibi plan kesit görünüş, sistem detayları ve nokta detayları ölçeklerinde üretilir. Yapıda yatay ve düşey düzlemlerde oluşmuş mevcut tüm yer değiştirmeler ile benzeri hasarlar bu çizimler üzerinde kotlar, açılar ve açıklama notları ile gösterilmelidir. Rölöve çiziminde kullanılan ifade tekniği, görülebilenin ve ölçülebilen düzlem ve elemanların çizilmesi şeklinde olur. Görülemeyen ve detayları saptanamayan kesit düzlemleri bu çizimlerde gösterilmez. Bu tekniğe bir nevi dış kabuk çizimi tekniği de denebilir.

Mekânların ölçülendirilmesi sürekli okuma yaparak ve saat yönünde hareket ederek yapılır; ölçüler sıfır kabul edilen bir köşeden başlayarak aynı doğrultudaki diğer köşeye ulaşılana dek, parçalı ölçüm yapılmadan verilir. Bu sitemde hata olasılığı, parçalı ölçüm sistemine göre daha azaltılmış, muhtemel bir ölçüm hatasının diğer parçalara yansıması da önlenmiş olur. Rölövede ölçü alırken doğrultuların saptanması, doğrultuların birbiri ile yaptığı açıların belirlenmesi ve mekânların hatasız ölçülmesi kurulacak poligonlar ile sağlanır, bunu sağlamanın yolu ise üçgenler kuracak biçimde ölçü almaktır.

Rölöve daha gelişmiş aletler olan, “total station” aygıtlarıyla da yapmak mümkündür. Bilgisayar destekli bir çizim programı ile uyumlu çalışan çeşitli programlar yardımı ile söz konusu bu aletlerle belgeleme yapmak bazı durumlarda işlemi hızlandırır ve kolaylaştırır. Bu sistemde aletin gönderdiği lazer ışını ile baktığımız konuyu bize yaklaştıran optik düzenek sayesinde hedeflenen noktaların uzaydaki yerleri 3 koordinatıyla saptanır ve bu noktalar bilgisayar ekranında anında görünür. Total station aleti bilgisayar yardımlı çizimde kullanılan “fare” gibi kullanılarak bu noktaları ölçüm sırasında çizgilerle tamamlamak, yani belgeleme sırasında aynı zamanda 3 boyutlu bir çizim yapmak mümkün olur. Bu yöntemle yetişemeyeceğimiz uzaklıktaki düzlemler üzerinde, kullanılan aletin yeteneğine göre 300 metreye kadar ölçüm ve çizim yapmak imkânı vardır.

Görsel belgelemenin en önemli ve güvenilir ögelerinden birisi olarak fotoğraf kabul edilebilir. Fotoğraf en somut ve yorumsuz, doğru bilgi verisi olarak kullanılabilecek bir belgelemedir. Restitüsyon ve restorasyon çalışmalarında tek başına yeterli olmasa da, fotografik belgelerin önemli katkısı vardır. Bu belgeler sayesinde kültür varlığının özgün durumu ile bugünkü hali karşılaştırılabilir. Bir kısmı ayakta olan taşınmazları belgeleyen fotoğraflardan yapının artık ayakta olmayan bölümlerinin mevcuttan alınan ölçüler ve ölçekli orantı ile yeniden yapımı söz konusu olabilir. Bu çalışmalarda yanılgı oranı, eğer belge olan fotoğraf mimari fotoğraf kurallarına uygun çekilmişse kabul edilebilir ölçülerde olacaktır.

Belge fotoğraflarını saklanması ve sonrasında defalarca kullanımı, onların ilk çekimlerinde tercih edilecek çözünürlüğe ve dosyalama biçimine de dikkat etmemizi gerektiren bir özellik olmalıdır. Dijital fotoğraf kullanımının iyice yaygınlaştığı, analog fotoğrafın saklanmasında 100 yıldan fazla aracılık etmiş olan, negatif ve diapozitif filmlerin yavaş yavaş ortadan kalkmaya başladığı bu dönemde belgenin uzun ömürlü olarak saklanması daha da önem kazanmaktadır. Raporları, rölöveyi ve projeleri destekleyen fotoğraflar gerekli detayları içerecek özellikte olmalıdır. Çizim ile ifadede zorlanılan durumlarda belgeleme amacı ile çe- kilen mimari fotoğrafların kullanılması kaçınılmazdır, çünkü gözün gördüğünü objektif, yorumsuz olarak ancak fotografik belgeleme yolu ile tanımlamak mümkündür.

Yapılacak çekimlerde cepheler mümkün olduğu kadar çok bilgi içermesi ve teknik açıdan kullanılabilir olması için konu olan cepheye paralel çekim yapmak gerekir. Mimari belgeleme yapmak üzere alınan görüntülerde eğer fotoğraflar konu olan cepheye her iki düzlemde de paralel tutularak çekilmişse üzerlerinden orantı kurmak mümkündür, çünkü bu tür çekimlerde perspektif deformasyon olmayacak yani elde edilen görüntü teknik resim kurallarına yakın nitelikte olacaktır. Bu yöntemle elde edilen fotoğraflar aletli ölçümlerle elde edilen belgelemeler, bilgisayar destekli çizim programları üzerinde çalışan yardımcı programlar kullanılarak ölçeklenebilir. Böylece çizim yoluyla yapılan belgeleme ile görsel belgeleme ölçek ve düzlem olarak çakıştırılmış olur.

Fotoğrafla belgelemede dikkate alınması gereken önemli faktörlerden biri de objektif seçimidir. Kullanılan objektifin özelliğine göre elde edilecek belgenin ifade biçimi de farklı olacaktır. Kısa odak uzaklıklı objektiflerle (geniş açılı objektifler) elde edilen belgelerde, özellikle, konu yakın planda ise perspektif etki oldukça fazladır. Yakın planda bulunan nesneler olduğundan daha büyük, arka planda kalan nesneler ise olduğundan daha küçük görünür. Mimari ifade biçimlerinden biri olan artistik perspektifle özdeş olan bu görüntüler aynı amaçla kullanılabilir. Odak uzunluğu arttıkça perspektif etki de azalacaktır.

Uzun odaklı objektiflerin (tele objektif) verdiği görüntüler ise daha az derinlikli, perspektif etkisi az olan görüntülerdir. Özellikle konudan uzak bir konumda kullanıldıklarında elde edilen fotoğraflarda nesneler teknik resim kurallarına daha yakın bir görünümde belgelenmiş olurlar. Bu yöntemle kamera konuya iki düzlemde de paralel olarak tutulduğunda az kaçışlı, mimari cephe çizimlerine yakın görüntüler alınabilir.

Birbirinden farklı düzlemlerin art arda görüntülenmesi gerektiğinde, konuların teknik resim kurallarına göre, büyüklüklerinin gerçeğe yakın ve tümünün aynı resim düzleminde, derinliksiz görüntülenmesi isteniyorsa bunu sağlamak için konudan uzaklaşmak ve uzun odaklı mercekler kullanmak gereklidir. Ön planda bulunan konunun sabit, yani aynı büyüklükte kalması ve arka planın ön plana yaklaşması için kullandığımız objektifin odak uzunluğuna göre yerimizi değiştirmemiz, yani konudan uzaklaşmamız gerekir. Bu durumda aynı teknik resim kurallarında olduğu gibi konudan resim düzlemine gelen ışınların birbirine paralelmiş gibi algılanması sağlanacak ve derinlik gittikçe azalacaktır. Hava fotoğraflarının ve uydu görüntülerinin adeta bir harita gibi, az derinlikli olmasının ve bu fotoğraflardan haritalar oluşturulabilmesinin nedeni de budur.

Mimari belgeleme amaçlı çekilen fotoğraflarda konu nesne genelde bir yapı ya da yapının bir mekânı olduğu için birbirinden uzak ve farklı düzlemleri bir arada görüntülemek gerecektir. Bu durumda ise bilinmesi gerekli önemli konulardan biri de “netlik derinliği” kavramıdır. Netlik derinliği kısaca netlik ayarı yaptığımız nesnenin önünde ve arkasında bir miktar alanın daha, net görünmesi şeklinde tanımlanabilir. Netlik derinliği alanı kullanılan objektif cinsine, konunun uzaklığına ve kullanılan diyafram ayarına göre aşağıdaki durumlarda farklılıklar gösterir.

• Netlik ayarı yaptığımız konu bize yakınken netlik derinliği az, konu bizden uzaklaştıkça fazladır.
• Diyaframın açık değerde olduğu durumlarda, kısık olduğu durumlarda ise fazladır.
• Kullandığımız objektif uzun odaklı bir objektif ise netlik derinliği az, kısa odaklı bir objektif ise fazladır.

belgeleme konusu olan birbirinden farklı uzaklıkta düzlemler varsa, bunların tümünü net görmek amacıyla,

• Diyafram ayarını kısmak,
• Geniş açılı objektif kullanmak,
• Konudan uzaklaşmak gerekebilir.

Netlik derinliği sayesinde birbiri ardına dizili düzlemlerin tümü net olarak görüntülenebilir ve hepsinin birlikte net olarak algılanması sağlanabilir. İstenen düzlemleri veya nesneleri netlik yoluyla birbirinden ayrıştırmak ise, bu da objektiflerin netlik derinliği özelliği ile sağlanır.

Restorasyonda kullanılmak üzere çekilen fotoğraflarda taşınmazın içten ve dıştan belgelenmesi sırasında taşınmaz hakkında gerekli tüm bilginin, hasarları, deformasyonları, malzeme ve renkleri orijinal olanı gerçeğe en yakın verecek biçimde tespit etmek gerekir. Detay noktalarından mümkün olan en fazla bilgiyi verecek açılarla fotografik tespitler yapılması, konunun doğru belgelenmesinde önemli bir faktördür.

Bazı durumlarda silme, profil ve doğrama gibi detayların, cephe çekiminde olduğu gibi tam karşıdan, konuya paralel olarak değil 45 derecelik bir açıyla çekilmesi, bu işlem sırasında söz konusu profillerin başka bir düzlemle arakesitinin görünmesi daha ifadeli olur.

Fotoğrafların rapora ya da fotoğraf dosyasına dizilişi, eğer sözü edilen yerde yazılı veya çizili belgelerin hemen altında verilmiyorsa, belli bir sıralama içinde olmalıdır. Projelerin bodrumdan çatıya, kesit, görünüş, detaylar dizilimi gibi fotoğraflarda dıştan içe, belli kat sırası gözetilerek, genelden detaya doğru dizilimi doğru bir yaklaşım olur. Detay fotoğraflarının bulundukları mekân ile birlikte verilmesi, konu içindeki yerlerinin vurgulanması açısından yerinde bir yaklaşımdır.