Veri, bir olayı incelemek, bir olayı aydınlatmak, bir gerçeği ortaya çıkarmak, herhangi bir konuda karara ya da sonuca varmak amacıyla derlenen ham materyal (kayıt, gözlem, belge, görüş vs.) olarak tanımlanabilir.

Enformasyon (bilgi), verilerin karar alma sürecine destek sunacak şekilde anlamlı bir biçime getirilmek üzere, analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlardır. Kısaca düzenli ve kullanılabilir veriler olarak da tanımlanabilir.

Enformasyonun değerini belirleyen temel nitelikler şu şekilde sıralanabilir: • Doğruluk • Noksansızlık • Zamanlılık • Uygunluk • Yerindelik • Ucuzluk

Verinin tek başına bilgilendirici özelliği bulunmamaktadır. Buna karşılık enformasyon bilgilendirici bir sonuçtur. Enformasyon belli bir görev veya amaç için, biçim ve içeriği uygun olan veridir

Biçimleme, süzgeçten geçirme ve özetleme, veriden bilgi üretmede kullanılan yaklaşımlardır. Biçimlemede veriler belli bir kalıba veya düzene sokulur; süzgeçten geçirmede gereksiz veriler ayıklanır; özetlemede ise bilgiler daha sade ve anlaşılır hale getirilir. 

Enformasyon ve veri arasındaki farkı basit bir şekilde örneklendirecek olursak; hastane deposuna (malzeme deposu, eczane deposu vb) farklı zamanlarda giren farklı ürünlerin barkod sistemi taranarak sisteme kaydedilir. Dolayısıyla kaydedilen her bir ürün barkodu ile binlerce veri taranmış olur. Elde edilen bu veriler toplanarak hastanenin herhangi bir ünitesinde (acil servis, cerrahi kliniği, dâhiliye kliniği, poliklinik, yoğun bakım vb) kullanılan ürün (ilaç veya sarf malzeme) miktarı, ünitelere göre en fazla kullanılan ürün çeşidi veya hastanenin belirli bir döneminde kullanılan toplam ürün miktarı gibi anlamlı enformasyon oluşturulabilir.

Sistem, bir sınır içerisinde birbirleri ile etkileşim içinde bulunan ve ortak bir amaca yönelmiş olan öğeler topluluğudur. Sistem, günlük dilde başarılı sonuçlara ulaşmak için belirli bir düzene bağlı yol, usul, metot anlamında kullanılmaktadır. Ancak, bu kavram bilim dünyasında daha geniş kapsamlı olarak ele alınmaktadır. Buna göre sistem, mantıki bir bütünlüğü ve tutarlılığı olan fikir ve prensipler topluluğu, karşılıklı ilişki ve etkileşim içerisinde bulunan parçaların meydana getirdiği bütün veya belirli kurallara göre işleyen bir mekanizma demektir. Sistemi belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden) oluşan, bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile de ilişkisi olduğu bir bütün şeklinde de tanımlamak mümkündür.

Enformasyon sistemleri; kendisinin de bir alt sistem olarak dahil olduğu, daha geniş ve başka alt sistemlere sahip olan bir sistem kapsamında bilgi kümelerinin toplanması, saklanması, işlenmesi, dağıtılması, karar verilmesi ve iletilmesi için gerekli olan bir bilgi kümeleri sistemi olarak tanımlanabilir.

Enformasyon sistemi, belirli enformasyon hedeflerine ulaşmak için, kişiler, aletler ve örgütlenmiş işlemlerden oluşan ortamlardır. Bilgilerin toplanması, işlenmesi, saklanması, erişimi ve dağıtımı gibi çeşitli işlevlerin yerine getirilmesi için gereken uzman işgücü, bilgisayar, iletişim, bilgisayar ağları, sistem modelleri ve sistemde bulunan bilgilerin tümüdür.

Bilişim sistemlerinde bilgi oluşturma süreci; girdi, işlem, çıktı, depolama ve dağıtım olmak üzere beş basamaktan meydana gelmektedir.

Bilgisayara dayalı enformasyon sistemi genel olarak yazılım, donanım, personel (kullanıcı), dosyalar (veritabanı) ve prosedürlerden oluşan ve bu öğelerin etkileşmesi sonucunda bilgi üreten sistemlerdir.

Bilgisayara dayalı enformasyon sistemi genel olarak yazılım, donanım, personel (kullanıcı), dosyalar (veritabanı) ve süreçlerden oluşan ve bu öğelerin etkileşmesi sonucunda bilgi üreten sistemlerdir.

Enformasyon sisteminin bileşenlerini, Girdi, Süreç, Çıktı ve Geribildirim olarak sıralayabiliriz

Girdi aşamasında, işletmeden veya çevresinden ham veriler toplanır. Süreç veya işleme aşamasında, toplanan bu ham verileri anlamlı bir biçime dönüştürülür. Çıktı aşamasında ise anlamlı hale getirilen veriler, yani enformasyonun kullanıcılarına transfer edilir. Enformasyon sistemleri aynı zamanda işletme içindeki ilgili ve sorumlu olan kişilere değerlendirme veya girdi aşamasını düzeltmek için geri bildirim sunulmasına gereksinim duyabilir. Çıktılar sisteme dâhil olan üyeler tarafından değerlendirilmek ve doğrulanmak suretiyle geri bildirimlerde bulunulur ve girdi olarak tekrar döngünün başına döner. Sonrasında yine bir dizi işlemden geçirilerek kullanıcıya ya da organizasyona çıktı olarak sunulur. Bu döngü geri beslemelerle sürekli olarak devam edebilir

ES’nin işlerin yapılış şekli ile ilgili katkılarını şu şekilde sıralamak mümkündür: • Yüksek hız, yüksek kapasite, sayısal hesaplamaları hızlı bir şekilde yapabilme. • Organizasyonda hızlı, doğru ve ucuz iletişim sağlayabilme. • Büyük miktarlarda bilginin kolay, hızlı ve ucuz biçimde saklanabilmesi. • Aynı yerde veya farklı bölgelerde çalışan insanların etkinliğini ve verimliliğini artırabilme. • Yarı otomatik iş akışlarını ve elle yapılan görevleri otomatikleştirme. • Elle yapılan tüm işlemleri daha ucuza yapabilme.

Sağlık enformasyon sistemleri, koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmetlerinin yönetimi ve sunumuna ilişkin her türlü bilginin üretilmesi, iletimi ve etkin biçimde kullanılması için kurulan donanım, yazılım, yöntem ve yönergeler bütününe verilen isimdir. Bu sistem hem yönetsel hem de klinik karar verme işlevlerini desteklemektedir. Yönetsel karar verme, süreç yönetimi ve çevresel gerekliliklere, klinik karar verme işlevi ise teşhis ve tedavi işlemlerine odaklıdır.

ES, organizasyonlarda bilgi ile ilgili olarak aşağıdaki fonksiyonları yerine getirmektedir: • Algı (perception): Organizasyonlarda verinin ilk girişinin yapılması veya oluşturulması. • Kayıt (recording): Bilginin fiziksel olarak tutulması. • İşleme (processing): Organizasyonun özel ihtiyaçlarına göre bilginin işleme tabi tutulması. • Aktarma (transmission): Bilgi sisteminde meydana gelen akışlar. • Depolama (storage): Gelecekte kullanılacağı umulan bilgilerin saklanması. • Geri çağırma (retrievel): Kaydedilen verilerde arama yapılması. • Sunma, raporlama ve iletişim. • Karar verme (decision making).

Sağlık enformasyon sistemlerinin temel amaçları, tıbbi kalite güvencesi ve çıktıların değerlendirilmesi, maliyet kontrolü, verimliliğin artırılması, yarar analizi, talep tahmini, programlama ve değerlendirme, dış raporların basitleştirilmesi, klinik araştırma ve eğitimdir.

Günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayarlar genellikle üç genel kategoride kullanılmaktadır: • Klinik bilgi sistemleri • Yönetimsel ve finansal sistemler • Stratejik karar destek sistemleri

Hastanın yaşamı, sağlık geçmişi ve en son tedavisiyle ilgili bilgileri tam ve yeterli olarak kapsayan kayıtlara tıbbi kayıt denilmektedir. Hastanın tıbbi ve idari bütün işlemlerini kapsayan kayıtlarına ise hasta kaydı denilmektedir. Hasta kaydı kavramı çoğunlukla tıbbi kayıt kavramından daha geniş ve kapsamlı bir anlam taşımaktadır.

Hasta kayıtları birincil hasta kaydı ve ikincil hasta kaydı olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Birincil Hasta Kaydı: Hasta bakım hizmetleri verirken hasta verileri veya belgelerini kendi gözlemleri, eylemleri veya öğretimlerini incelemek üzere sağlık bakım profesyonelleri tarafından kullanılan kayıtlardır. İkincil Hasta Kaydı: Birincil kayıttan ortaya çıkarılır ve klinik dışı kullanıcılara hasta bakımının değerlendirilmesi, desteklenmesi veya iyileştirme çalışmalarında kullanılmak üzere seçilmiş veri öğelerini içermektedir.

Kullanıcılar kağıda dayalı sistemleri tercih etmelerinin nedeni olarak; en az beş güçlü yönünü tespit etmiştir. Bunlar: • Yeni beceriler veya davranışlar kazanmaya ihtiyaç duymayan kullanıcılar için kağıt kayıtlar alışıldıktır. • Kâğıt kayıtlar taşınabilir özelliktedir ve her an her noktaya kolaylıkla götürülebilir. • Kâğıt kayıtlar bir bilgisayar sisteminde olduğu gibi indirme/yükleme zamanı (downtime) gerektirmez. • Kâğıt kayıtlar veri kaydederken esneklik sağlar • Kâğıt kayıtlar karıştırılabilir ve taranabilir. Bu özellik kullanıcılara verileri çeşitli şekillerde düzenleyebilme olanağı sağlar.

Kağıda dayalı kayıtların zayıf olduğu yönleri; içerik, format, erişim, bütünlük olmak üzere dört ana başlıkta toplamak mümkündür.

Elektronik hasta kayıt süreci genel olarak dört aşamada değerlendirilebilir: • Elektronik hasta kayıt sisteminin kurulması: Ağ altyapısının kurulduğu, veri girişinin yapıldığı ve hizmet sunanların bilgileri görüntüleyebildiği aşamadır. • Elektronik hasta kayıtlarının örgüte tanıtılması: İş akış yapıları, örgütsel değişimler ve bilgi yönetimi ile ilgili aşamaları içermektedir. • Elektronik hasta kaydı ve aktif klinik sistemleri: Klinik destek sistemlerinin entegrasyonunun sağlandığı aşamadır. • Elektronik hasta kaydının olgunlaşması: Klinik ve yönetsel amaçların entegre edildiği aşamalar bütünüdür.