Hastane Bilgi Sistemlerini; bir hastanenin tüm bilgi işlemlerini kapsayan ve bunun yanı sıra insan ve teknik aktörlerin her birisinin ayrı ayrı rolleri ile bağlantılı olan sosyoteknik bir sistem olarak tanımlanabilir.

Hastane Bilgi Sistemleri kurulum süreci; hastanenin faaliyet gösterdiği çevredeki kaynakları, hastanenin amaç ve hedefleri ile kurumda kullanılan teknoloji/insan gücünün kalitatif ve kantitatif özellikleri dikkate alınarak, bilgi sistemlerinin kurumda aktif hale getirilmesi için yapılan çalışmaların bütünü olarak tanımlanabilir.

Ekonomik fizibilite

Hukuki fizibilite

Uygulanabilirlik fizibilite çalışması

İş takviminin fizibilitesi

Bir sistemin uygulama basamakları projeye ve kurulumun kapsamına göre farklılık gösterir, fakat genel olarak aşağıdaki uygulamaları içerir:

• Kullanıcılarının hazırlanması ve eğitilmesi,

• Çevresel hazırlık,

• Sistem veya modül testi,

• Sistem aktarımı veya modül eklenmesi,

• Sistem veya modülün devreye alınması.

Ana makineler Hastane Bilgi Sistemlerinin kalbi konumundadır. Bilgi güvenliği açısından yangınlar, deprem, sel vb. olağanüstü hallerde uygulanacak “Hastane afet planları’’nda ana makinelerin bulunduğu alan da yer almalıdır. Bu bağlamda; ana makinenin kim tarafından, nasıl kullanılacağı ve sistemin günlük, haftalık, aylık, yıllık vb. yedeklenmesinin nasıl sağlanacağı belirlenmelidir. Uygulamada farklı isimler olmakla birlikte “Ana Makine Kullanma Talimatı” gibi dokümantasyon günlük işleyişte kolaylık sağlayacaktır. Hazırlanacak talimat; ana makine (server) kullanıcılarının yetkinliği ve kullanılan yazılımın özellikleri dikkate alınarak yazılı hale getirilmelidir.

Bilgisayar network (ağ) sistemi, iki veya daha fazla bilgisayar sistemini veya cihazları birbirine bağlamak için, haberleşme ortamından, araçlarından ve yazılımdan oluşur. Network üzerindeki bu bilgisayarlar ve cihazlar, network düğümleri olarak adlandırılır. Bu düğümler networke bağlandıktan sonra donanım, yazılım, veri, bilgi ve bilgi işleme işlerini paylaşırlar.

Düğümler arasındaki fiziksel uzaklığa ve bu sistemi destekleyecek haberleşme sistemine ve servislerine bağlı olarak networkler;

Hastane Bilgi Sisteminin gelişmelerin gerisinde kalmaması ve kullanıcıların işlevlerini kolaylaştırması için bazı noktalarına dikkat edilmelidir. Bunlar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Sağlık Bakanlığı, Hazine ve Maliye Bakanlığı gibi kural koyucuların istediği değişikliklerin takibi ve süresinde uyumun sağlanması.

• SGK gibi ödeme kuruluşlarının istediği değişikliklerin takibi ve süresinde uyumun sağlanması.

• Hastane içi süreçlerindeki iyileşmelerin sisteme aktarılması talebine uyumun sağlanması,

• Sektördeki diğer hastanelerin takibi ve bunlardan kuruma aktarılabilecek noktaların tespiti ve uyumun sağlanması,

• Tıp teknolojisindeki gelişmelerden, sisteme aktarılacakların tespiti ve uyumun sağlanması,

• Hastane Bilgi Sistemi gelişmelerinin (mobil uygulamalar vb. gibi) tespiti ve sisteme uyumun sağlanması.

Bilgi sistemleri uyum sağlama ve uygulama literatüründe, teknolojiye karşı yaklaşımı tanımlamak için değişik terimler kullanılır. Bu terimler uyum sağlama, uyum sağlayamama, karşı koymak-direnmek, kabul etmek ve reddetmek olarak sıralanabilir.

Kurum dışı yedekleme: Ülkemiz hastanelerinde bu uygulamanın yaygınlaşması ile birlikte hastanede oluşan verilerin eş zamanlı veya kademeli olarak kurum dışında (hatta şehir dışında) farklı bir yerde yedeklenmesi sağlanabilir. Kurum dışı yedekleme için, yeterliliği ispatlanmış ve belgelendirilmiş bir firma ile partnerlik anlaşması yapılabilir.

• Partner firmanın bilgi depoladığı alanı, yangın, sel, deprem gibi olaylara karşı kurduğu dayanıklı bir fiziki yapı,

• Veri kaybının olmaması için ana makine (server)’lerinin kapasitesi, işletim sistemleri, yedeklemenin nasıl yapılacağı,

• Bilgi Güvenliği için “Bilgi Yönetim Sistemleri TS-EN-ISO 27001’’ ve Sağlık Kuruluşlarında Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ISO/IEC 27799” ne sahip olunması,

• Veri aktarımı için yeterli hızları destekleyecek network / kablolama (fiberoptik kablo) sistemi, gibi detayda birçok konu netleştirilmelidir.

Seçilecek Hastane Bilgi Sistemlerinde yer alması gereken konular Sağlık Bakanlığı’nca bir çerçeve ilkeler bütününde düzenlenmiştir. Hastane Bilgi Sistemleri alım çerçeve ilkeleri;

• Hastane Bilgi Sistemi alımı için genel koşul ve öneriler,

• Hastane Bilgi Sistemi yazılım gerekleri,

• Hastane Bilgi Sistemi teknolojik altyapı temel gerekleri,

• Hastane Bilgi Sistemi proje süreci gerekleri,

• Hastane Bilgi Sistemi eğitim gerekleri,

• Hastane Bilgi Sistemlerinde ilgili diğer konular,

• Hastane Bilgi Sisteminde PACS kurulumu, detaylı olarak belirtilmiştir.

Sistemin teslim alınması sürecinde işlem adımları tartışılmalıdır. Bu aşamada süreçler ile birlikte;

• Teslim takvimi,

• Veri aktarmaları,

• Kullanıcı eğitimleri,

• Eğitim sonrası sertifikalandırma ve yöntemi,

• MEDULA vb. uygulamaların uyumu,

• Sağlık-net entegrasyonunun sağlanması,

• Varsa hastanedeki diğer yazılımlar ile uyum,

• Varsa GSM operatörleri ile uyum, sağlanmalıdır.

Hastane tarafından oluşturulan teknik komisyon tarafından teknik şartnamede belirlenen noktaları içeren “kontrol listesi” hazırlanarak sistem kontrolüne başlanmalıdır.

Fizibilite çalışmasının genel yol gösterici faktörleri;

• Hastanedeki idari, mali, teknik, tıbbi tüm süreçlerin takibi,

• Hasta verilerinin güvenliği, veriye hızlı ulaşma, hasta mahremiyetinin sağlanması,

• Hasta ve çalışan güvenliği koşullarının takibi,

• Hekim ve diğer sağlık profesyonellerinin “hasta tedavisi” ni uygulamanın yanı sıra eğitim ve uzaktan konsültasyonun gerçekleştirilmesi,

• Ek ödemeler dahil tüm özlük haklarının takibi,

• İlaç, malzeme güvenliğinin sağlanması,

• Yöneticilerin karar mekanizmasında ilgili verilere ulaşabilmesi,

• Sağlık Bakanlığı hastane hizmet kalite standartları, JCI, EFQM sistemlerinin koşullarının karşılanması,

• Ödeme kuruluşlarının taleplerinin karşılanması,

• Hazine ve Maliye Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı gibi kural koyucuların taleplerinin karşılanması, şeklinde sıralanabilir.

Ekonomik fizibilite; projenin finansal olarak uygulanabilirliği veya sistemden beklenen yararların maliyet ve kazanç açısından değerlendirilmesidir.

Hastane yönetimi; “Hastane Bilgi Sistem Komisyonu’’ liderliğinde bir öz değerlendirme yaparak, kendini tam ve objektif olarak tanımlamalıdır. Bu tanımlamayı yaparken;

• Hastanedeki tüm tıbbi-idari-mali-teknik süreçler belirlenmelidir,
• Hastane süreçlerinde yer alan birim/bölüm/klinik vb. ünitelerin neleri yaptığı, süreçte neleri eksik yaptığı ya da neleri hiç yapmadığı belirlenmelidir,

• Birim yöneticileri ve üst yöneticiler ile kurumun ihtiyaç / eksiklikleri belirlenerek, hastaneye özgü bir model / sistem tespit edilmelidir.

Hazırlanacak konsolide edilmiş raporda;

• Kurum ihtiyaçları,

• Mevcut eksiklikler,

• Varsa istendik düzeyde çalışmayan mekanizmalar,

• Önceki uygulamadaki (varsa) sorunlu uygulamalar

• Ziyaret ettiğimiz/örnek aldığımız hastane (varsa ilgili hastanenin sistemi ve bileşenleri neler olduğu) dikkate alınmalıdır.