Sistem analistleri, geliştirilmesi planlanan sistem içindeki verinin nasıl hareket edeceğini, hangi süreçlerden ya da değişimlerden geçeceğini ve çıktıların neler olacağını kavramsallaştırabilmelidir. Görüşme, anket vb. diğer yöntemler, geliştirilecek olan sistem ile ilgili olarak sözel bir anlatım sağlar. Sistemin görsel olarak kavramsallaştırılması ve betimlemesi, gereksinimlerin kullanıcı ve analistler tarafından daha kolay bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olmaktadır.

Süreç modelleme, verinin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve sistem bileşenleri arasında gerçekleşen veri hareketlerinin grafiksel olarak temsil edilmesidir. Günümüzde süreç modelleme amacıyla kullanılan çok farklı modelleme teknikleri bulunmaktadır.

Veri akış diyagramları, SGYD içinde analiz fazında bilginin görsel olarak yapılandırılması amacıyla kullanılan bir araçtır. VAD’lar geliştirilecek olan bilgi sisteminin modellenmesinde aşağıda belirtilen üç konuda yardımcı olmaktadır:
? Verinin nasıl hareket edeceğini gösterir,
? Veri hareketleri arasındaki ilişkilerin neler olduğunu açıklar,
? Verinin belirli bölgelerde nasıl saklanacağını gösterir.

VAD’lar aynı zamanda veriyi değiştiren ve dönüştüren süreçleri de gösterirler. VAD’lar süreçler arasındaki veri hareketlerine yoğunlaştığından dolayı bu diyagramlar aynı zamanda süreç modeli olarak da isimlendirilmektedir.

Haricî varliklar (HV), bir kişi, kurum, kurum birimi veya bir sistem olabilir. Haricî varlıklar kullanım durumlarda tanımlanan birincil aktörlere karşılık gelmektedir. Bu varlıklar bazı kaynaklarda arayüz olarak da isimlendirilir. Haricı^ varlıklar sisteme veri sağlarlar ya da sistemden veri alırlar. Her haricı^ varlığın bir adı ve açıklaması vardır. Haricı^ varlıklar, sistem dışında bulunurlar. Bununla birlikte sistemin bulunduğu işletmenin bir parçası olabilirler ya da olmayabilirler. Örneğin, personel veya yönetici gibi sistemden bilgiyi alıp kullanan veya sisteme hangi bilginin gönderileceği kararını veren kişiler haricı^ varlıklar olarak tanımlanabilir.

Veri bir haricı^ varlıktan diğerine doğrudan hareket edemez. Eğer bu veri sistem için gerekli ise mutlaka bir süreç üzerinden taşınmalıdır. Aksi durumda VAD üzerinde veri akışı gösterilmez.
? Haricî varlıklar bir isim veya isim tamlaması ile ifade edilirler.

Veri akişi (VA), sistem içinde bir yerden diğer bir yere doğru hareket eden bir veriyi ya da mantıksal veri koleksiyonunu (örneğin, “yeni tetkik isteği”, “yeni randevu isteği” vb.) ifade eder. Veri akışı, başlangıç veya bitişinde veri akış yönünü gösteren okların bulunduğu bağlantı çizgileri ile gösterilir. Aynı anda gerçekleşen veri akışları birbirine paralel bağlantı çizgileri ile gösterilir. Bir veri akışı, hasta kayıt barkodu üzerindeki bir veriyi ifade edebileceği gibi, veritabanı sorgusu sonucu oluşan kayıt kümesini, rapor çıktısının içeriğini veya veri giriş ekranı üzerindeki bir veriyi de ifade edebilir.

Veri akışı, semboller arasında sadece tek yönde gerçekleşir. Süreç ve veri deposu sembolleri arasında güncelleme öncesi yapılan bir okumayı göstermek amacıyla her iki yönde de akış olabilir. Ancak, okuma ve güncelleme genellikle farklı zamanlarda gerçekleştiğinden iki ayrı ok ile ifade edilir.
? Veri akışındaki ayrılma (çatallanma) aynı yerden ayrılan ortak verinin iki veya daha fazla süreç bileşenine, veri deposuna ya da haricı^ varlığa hareket ettiğini gösterir. Genellikle aynı verinin farklı kopyalarının farklı yerlere gittiğini ifade etmek için kullanılır.
? Veri akışındaki birleşme, herhangi iki veya daha fazla farklı süreç, veri deposu veya haricı^ varlıktan tam olarak aynı verinin geldiği anlamına gelir.
? Veri akışı çıkış yaptığı süreç bileşenine doğrudan geri dönemez. En azından bir sürecin veri akışını işlemesi, başka bir veri akışı üretmesi ve orijinal veri akışının başlangıç sürecine bundan sonra dönmesi gerekir.
? Veri deposuna giden veri akışı, veriyi güncelleme (silme veya değiştirme) anlamına gelir.
? Bir veri deposundan gelen veri akışı, veriyi almak veya kullanmak anlamına gelir.
? Veri akışı isim ya da isim tamlaması olarak tanımlanır. Veri akışları birlikte tek bir paket olarak hareket edebilir. Bu durumda tek bir ok üzerinde birden fazla veri akış ismi bulunabilir.

Süreç (S), belirli bir işi gerçekleştirmek amacıyla elle veya bilgisayar ile yürütülen bir etkinlik ya da fonksiyondur. Her süreç, emir kipinde bir yüklem ile bitecek şekilde isimlendirilir (örneğin, “tetkik istek yap”, “randevu al” vb.). İsimler kısa olmalıdır ve sürecin ne yaptığını açıklayacak kadar bilgi içermelidir. Genellikle her süreç sadece tek etkinlik gerçekleştirir. Her sürecin mutlaka bir girdi ve bir de çıktı veri akışı bulunur. Süreçler, veri üzerinde değişiklik ya da dönüşüm gerçekleştirmektedir. Bu yüzden sürece giren veri akışı ve çıkan veri akışı isimleri birbirinden farklı olmak zorundadır.

Sadece çıktısı olan süreç olamaz. Bir nesne sadece çıktılara sahip ise bu nesnenin haricı^ girdi varlık olması gerekir.
? Sadece girdisi olan süreç olamaz. Bir nesne sadece girdilere sahip ise bu nesnenin haricı^ çıktı varlık olması gerekir.
? Süreç isimleri emir kipinde yüklemler ile sonlanmalıdır.

Veri deposu (VD), sistemdeki verilerin kalıcı olarak bulundukları yerlerdir. Veri deposu, dosya klasörü, dosyalar ve veritabanı gibi bilgisayar tabanlı olabilir. Ayrıca, dosya dolapları, kayıt de erleri, formlar, bilgisayar çıktısı raporlar, barkodlar vb. fiziksel nesneler de veri depolarına karşılık gelebilmektedir. Veri deposu, müşteriler, hastalar, yöneticiler, sekreterler ya da tedarikçiler vb. hakkında veri içerebilmektedir. Tüm veri depolarının, en az bir adet giriş veri akış bağlantısı ve benzer şekilde de en az bir adet çıkış veri akış bağlantısına sahip olması gerekmektedir.

Veri bir veri deposundan diğer veri deposuna doğrudan hareket edemez. Veri mutlaka bir süreç yardımıyla hareket etmelidir.
? Veri, bir haricı^ girdi varlıktan doğrudan veri deposuna hareket edemez. Veri, haricı^ girdi varlıktan veriyi alan ve aldığı veriyi veri deposuna saklayan bir süreç üzerinden hareket etmek zorundadır.
? Veri, veri deposundan haricı^ çıktı bir varlığa doğrudan hareket edemez. Veri, veri deposundan veriyi alan ve aldığı veriyi haricı^ çıktı varlığına gönderen bir süreç üzerinden hareket etmek zorundadır.

Veri işleme ve bilgi sıralama stratejisidir. Ayrıştırma (decomposition) olarak da isimlendirilen bu yaklaşımda genel sistem her adımda kendini meydana getiren alt sistemlere bölünür ve ayrıntılandırılır. VAD’ların oluşturulmasında yukaridan-aşağiya yaklaşimi kullanılmaktadır. Çoğu iş süreci tek bir VAD ile açıklanamayacak kadar karmaşıktır. Bu amaçla birçok süreç modeli birden fazla VAD içeren VAD kümelerinden oluşmaktadır. İlk VAD, sistem genelinde özet bir bilgi sağlarken, ek VAD’lar kullanılarak tüm iş süreçlerinin her biri için daha fazla ayrıntı sunulmaktadır. Bu yüzden VAD kullanılarak süreç modellemede en önemli özellik; farklı VAD düzeyleri oluşturmaktır. Her bir alt düzey VAD’da, sürecin kapsama alanı daraltılırken sürece ait daha fazla ayrıntıya yer verilmektedir.

İş süreçlerinin bir listesi oluşturulur ve farklı haricı^ varlıklar, veri akışları, süreçler ve veri depoları belirlenir.
? Haricı^ varlıkları ve veri akış yönlerini gösteren bağlam diyagrami oluşturulur. Bu diyagram, sisteme ait çok genel bir diyagramdır ve diyagram üzerinde ayrıntılı bir süreç ya da veri deposu bulunmaz.
? İkinci aşamada “düzey 0 VAD” çizilir. Bağlam diyagramda belirtilmiş olan giriş ve çıkışlar sabit kalırken, bağlam diyagramda yer alan süreç üç ile dokuz süreç arasında yeni alt süreçlere ayrıştırılır. Veri depoları da kullanılarak, daha düşük düzeyde yeni veri akışları gösterilir.
? Düzey 0 VAD içinde yer alan her bir süreç için alt düzey VAD’lar çizilir. Düzey 0 VAD’da yer alan süreçlerin parçalanmasıyla elde edilen diyagramlara çocuk VAD ya da alt VAD adı da verilmektedir.
? Hatalar kontrol edilir ve her bir süreç ile veri akışına verilen isimlerin anlamlı olması sağlanır.
? Elde edilen mantıksal VAD kullanılarak fiziksel VAD elde edilir. El ile gerçekleşen ve bilgisayar ile gerçekleşen süreçler arasında ayrımlar yapılır. Gerçek dosyalar ve raporlamalar, isimleriyle tanımlanır. Sürecin başarı ile tamamlandığını ya da hata meydana geldiğini göstermek amacıyla kontroller eklenir Programlama veya uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla, fiziksel VAD üzerindeki diyagram parçaları gruplanabilir.

Sistemin sınırlarını, sistemle etkileşimde bulunan haricî varlıkları ve sistem ile haricı^ varlıklar arasındaki temel öneme sahip veri akışlarını gösteren VAD’dır. VAD oluşturulmasında yukarıdan-aşağıya yaklaşımın kullanılmasından dolayı diyagramlar genelden özele doğru sıralanmaktadır. Bağlam diyagramı adı verilen ilk diyagram, sistem analistlerinin ve kullanıcıların sistem içinde gerçekleşen temel veri hareketlerini anlamalarına yardımcı olur. Fakat genel özellikleri içerdiği için sınırlı bilgi sunar. Başlangıç bağlam diyagramı, temel girişleri, genel sistemi ve çıkışları içeren genel bir görünüm sağlamaktadır. Tüm haricı^ varlıklar ve bu varlıklara giden veya bu varlıklardan gelen önemli veri akışları bağlam diyagramda gösterilir.

Bir üst düzey VAD’ların alt düzey VAD’lara ayrıştırılması sonucunda bağlam diyagramın sağladığından daha fazla ayrıntı elde edilebilmektedir. İlk diyagramda belirtilmiş olan giriş ve çıkışlar daha sonraki tüm alt düzey VAD’larda sabit kalmaktadır. Bununla birlikte bir üst düzeyde yer alan diyagramdaki süreçler üç ile dokuz süreç arasında yeni alt süreçlere ayrıştırılır. Alt süreçler veri depolarıyla birlikte daha düşük düzey veri akış diyagramlarını gösterir. VAD’ları alt süreçlere ayrıştıran sistem analisti, veri hareketi ile ilgili olarak ayrıntıları belirtmeye başlar. İlk iki veya üç düzey için istisnai durumlar göz ardı edilmektedir.

Düzey 0 VAD’daki her bir süreç, daha ayrıntılı alt diyagramlar oluşturmak amacıyla ayrıştırılabilir. Düzey 0 VAD’da alt süreçlere ayrıştırılan süreç üst süreç olarak isimlendirilirken, elde edilen diğer diyagrama alt düzey VAD adı verilmektedir. Üst düzey diyagramlardaki süreçler alt düzey VAD’lara ayrıştırılırken süreçlerin girdi ve çıktılarının korunması gerekmektedir.

VAD’lar mantıksal ve fiziksel olmak üzere iki sını a incelenirler. Mantıksal VAD, yapılacak olan işe ve bu işin nasıl yapılacağına odaklanır. Mantıksal VAD’da sistemde yer alacak işletme faaliyetleri, her bir faaliyet tarafından üretilecek ve kullanılacak veriler tanımlanır. Fiziksel VAD ise sistemin nasıl uygulanacağını, hangi donanım, yazılım, dosya ve insan kaynağının kullanılacağını gösterir

Sistem geliştirmede genel olarak dört farklı tipte VAD kullanılır. Mevcut sistem analiz edilip, mevcut fiziksel VAD elde edilir. Fiziksel VAD’a bağlı olarak mevcut mantıksal VAD oluşturulmaya başlanır. Daha sonra mevcut mantıksal VAD’a yeni özellikler eklenerek önerilen mantıksal VAD elde edilir. Son olarak yeni geliştirilen (ya da iyileştirilen) sistem için önerilen fiziksel VAD oluşturulur. Mevcut fiziksel ve mantıksal VAD’ların oluşturulması, mevcut sistemin gerçekleştirdiği işleri anlamak için gereklidir. Fakat genellikle zaman aldığı için ihmal edilerek doğrudan önerilen mantıksal VAD oluşturma adıma geçilmektedir. Bu düşünce yanlıştır. Çünkü mevcut mantıksal VAD oluşturmak için zaman ayırmanın önemli bir avantajı, mevcut mantıksal VAD’ın yeni geliştirilmesi planlanan sistemde de kullanılabilmesidir. Oluşturulan mevcut mantıksal VAD üzerindeki gereksiz süreçler ayıklanıp çıkarılabilir. Yeni özellikler, etkinlikler, girdiler, çıktılar ve saklanması gerekli yeni veriler eklenebilir. Bu şekilde eski sistem üzerindeki olmazsa olmaz temel özelliklerin yeni sistemde de bulunması garanti altına alınmış olur. Önerilecek sistem için taban oluşturan mevcut sistemin mantıksal modelinin kullanılması yeni sistem tasarımına kademeli bir geçiş yapılmasını sağlamaktadır. Yeni sistemin önerilen mantıksal VAD geliştirmesi tamamlandıktan sonra yeni sistem için kullanılacak olan fiziksel VAD oluşturma aşamasına geçilmektedir.

VAD’lar süreçlerin tanımlanması için kullanışlı araçlar olmalarına rağmen, süreç içinde gerçekleştirilen işlemin mantığını göstermezler. Süreçlerin içinde ne tür işlemlerin gerçekleştiği, veri girdilerinin çıkışta bir bilgiye nasıl dönüşeceği konularında VAD çizimlerinde herhangi bir açıklama bulunmaz. VAD’lar süreçlerin ayrıntılı işlem mantığını göstermek amacıyla tasarlanmadığı için süreç mantığının farklı başka teknikler ile modellenmesi gerekmektedir. Mantıksal modelleme, VAD üzerinde görülen süreçlerin iç yapılarının ve işlevlerinin ifade edilmesidir. VAD sayesinde süreçlerin isimleri ve hangi işi gerçekleştirdikleri konusunda bilgi sahibi olunabilmektedir. Fakat işi nasıl yaptıkları konusunda tam bir bilgi sahibi olmak mümkün değildir. Herhangi bir bilgi sisteminde sistem süreçlerinin yapı ve işlevselliği önemli bir unsurdur. Bu yüzden de bilgi sisteminin programlama ve uygulama geliştirme aşamasına geçilmeden önce süreçlerin açık ve net bir biçimde tanımlanmaları gerekmektedir.

Süreç Numarası: VAD üzerindeki süreç numarası ile aynı olmalıdır. Bu özellik, sistem analistinin herhangi bir süreç üzerinde çalışmasına, süreci gözden geçirmesine olanak sağlar.
Süreç adı: VAD üzerindeki süreç adı ile aynı olmalıdır.
? Süreç tanımı: Sürecin hangi işlemi gerçekleştirdiği ile ilgili kısa bir açıklama yazılmalıdır.
? Girdi veri akışları: VAD üzerinde süreç içinde işlenmek üzere gelen veri akış listesi belirtilir.
? Çıktı veri akışları: VAD üzerinde süreç içinde işlendikten sonra süreç dışına gönderilen veri akış listesi belirtilir.
? Süreç tipi: Sürecin nasıl gerçekleştirileceği açıklanır. Süreç; elle, otomatik ya da çevrimiçi olabilir. Çevrimiçi ve bilgisayar destekli işleyecek süreçler için ekran tasarımı yapılır. Elle işleyecek süreçler için ise ayrıntılı tanımlanmış yönergelerin oluşturulması gerekmektedir.
? Mevcut kod ve yönergeler: Süreç içerisinde daha önceden yazılmış program kodları ve hazırlanmış yönergeler kullanılabilir. Bu bölümde alt program, yordam, fonksiyon, web servisi, uygulama programlama arayüzü (API) ya da kütüphane isimleri vb. program bileşenleri ile yönerge isimleri yer almalıdır.
? Süreç mantıksal modeli: Süreçte gerçekleştirilecek işleve ait kuralların programlama dili yerine günlük konuşma dilinde açıklandığı bölümdür. Bu kurallar; yordamlar, bazı koşul durumları ve formülleri içerir. Bu bölümde çoğu zaman yapısal dil, karar tabloları veya karar ağaçları modelleme yöntemleri kullanılabilir.
? Çözülmeyen soru ve sorunlar: Sürecin mantıksal modellemesi sırasında karşılaşılan ve cevaplanmamış soru ve sorunlar buraya yazılır. Bu soru ve sorunlarla ilgili olarak ilgili kullanıcılar ile yapılacak görüşmeler sonucunda sistem tasarımına yeni süreçler eklenebilir.
Süreç tanımlama formu, süreç içindeki işlevler hakkında ayrıntılı bilgi verir ve özel süreç adımları ile iş mantığının sunulmasına yardımcı olur. Süreç mantıksal modelinin açıklanmasında kullanılan yöntemler yardımıyla doğru, eksiksiz ve özlü bir mantıksal model yaratılmasına olanak sağlanmaktadır. Sıklıkla kullanılan süreç mantık modelleme yöntemleri arasında yapısal dil, karar tabloları ve karar ağaçları yer almaktadır.

Yapisal dil (structured english), süreçlerin mantiksal olarak ifade edilmesine olanak sağlayan ve standart İngilizce kelimelerden oluşturulmuş bir alt kümedir. Yapılandırılmış dil ve İngilizce “pseudo code“ kelimesinin karşılığı olan “sözde kod” tanımları eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Süreç mantığını modelleme
yöntemi olarak yapısal dil yöntemi kullanıldığında aşağıdaki kurallara uyulması faydalı olacaktır:
? Sıralı (ardışık) işlemler, karar işlemleri, durum kontrolleri ve döngü (tekrarlama) işlemleri için oluşturulmuş dört temel yapı bloğu kullanılmalıdır.
? Kolay okunabilir olması amacıyla girintili yazılmalıdır.
? Süreç kurallarını tanımlayıcı özellikte sınırlı sayıda kelime kullanılmalıdır.

Karar tablosu, süreç içinde karşılaşılabilecek koşul ve bu koşullara karşılık uygulanması gereken kuralların her bir birleşimini gösteren mantıksal yapıdır. Süreç içindeki iş mantığında birçok şartlı durum ile karşılaşılıyor ve karşılaşılan her bir farklı durum için çeşitli işlevler gerçekleştirmek gerekiyorsa süreç iş mantığının yapısal dil ile ifade edilmesi oldukça zordur. Kullanıcıların, süreç mantığının modellenmesinde kullanılan çok sayıdaki iç içe IF yapısal bloğu gözden geçirmesi ve yorumlaması zor olmaktadır. Süreç iş mantığının karmaşık olduğu durumlarda, karar tabloları kullanılması, süreç mantıksal modelinin anlaşılmasını kolaylaştırmaktadır. Karar tablosu, süreç iş mantığını tablo biçiminde gösteren bir araçtır. Karar tablosu, süreç içinde karşılaşılabilecek koşul ve bu koşullara karşılık uygulanması gereken kuralların her bir birleşimini gösteren mantıksal yapıdır. Süreç içindeki iş mantığında birçok şartlı durum ile karşılaşılıyor ve karşılaşılan her bir farklı durum için çeşitli işlevler gerçekleştirmek gerekiyorsa süreç iş mantığının yapısal dil ile ifade edilmesi oldukça zordur. Kullanıcıların, süreç mantığının modellenmesinde kullanılan çok sayıdaki iç içe IF yapısal bloğu gözden geçirmesi ve yorumlaması zor olmaktadır. Süreç iş mantığının karmaşık olduğu durumlarda, karar tabloları kullanılması, süreç mantıksal modelinin anlaşılmasını kolaylaştırmaktadır. Karar tablosu, süreç iş mantığını tablo biçiminde gösteren bir araçtır.

Koşullar: Tablonun sol üst bölümüne süreç içerisinde mümkün olan karşılaşılabilecek tüm koşullar yazılır. Koşullar içinde birbirinin tersi durumlar söz konusu olduğunda bu koşullar birleştirilir. Böylelikle koşul sayısı da sadeleştirilmiş olur. Örneğin, bir koşulda kullanıcının erkek olması, bir başka koşulda ise kadın olması bulunuyor ve değerleri “E” ve “H” olarak işaretleniyor olsun. Kullanıcı aynı anda erkek ve kadın olamayacağından dolayı bu iki koşul kullanıcının cinsiyeti koşulu adı altında birleştirilebilir. Alabileceği değerler ise kadın için “K” ve erkek için “E” olarak belirlenebilir.

Koşul Alternatif Değerleri: Tablonun sağ üst bölümünde bulunur. Koşul alternatif değerleri koşul sayısına bağlı olarak değişir. Koşulun gerçekleşmesi ya da gerçekleşmemesi durumunda hangi koşul alternatif değerinin uygulanacağını gösterir. Koşul alternatif değerleri Evet (veya 1) ya da Hayır (veya 0) lardan oluşur. Belirli bir koşula ilişkin koşul alternatif değerlerinin sayısı diğer koşulların sayısına bağlıdır ve bu sayı aynı zamanda kural sütun sayısını belirler.
? Eylemler: Karar tablosunun sol alt bölümünde yer alır. Koşullara bağlı olarak gerçekleştirilmesi olası tüm eylemler bu bölümde listelenir.
? Eylem Kayıtları: Karar tablosunun sağ alt bölümünde bulunur. İlgili kural için hangi eylemin uygulanacağını belirtir. Gerçekleştirilecek olan eylem satırı ile kural sütunun kesiştiği hücreye “X” işareti konur.
Hangi eylemin yapılacağını bulmak amacıyla karar tabloları kullanıldığı zaman süreç iş mantığı saat yönünde hareket eder. Önce karşılaşılan koşul altında hangi kuralın uygulanacağı belirlenir.

Yapılandırılmış karar verme süreçlerinde karmaşık dallanmalar oluştuğunda sürecin mantıksal modellenmesi için kullanılan yöntemdir. Karar ağacı, karar tablosunda bulunan koşul, eylem ve kuralların grafiksel olarak yatay bir şekilde gösterilmesidir.
Karar ağaçları ve karar tabloları gösterim biçimleri farklı olan fakat aynı sonucu üreten modelleme yöntemleridir. Bir karar ağacında en soldaki başlangıç noktasına kök (root) adı verilmektedir. Koşullara bağlı olarak dallanan karar ağacının en sağında ise uygulanacak eylemin ne olduğunu gösteren yaprak (leaf) yapıları bulunmaktadır. Hangi yöntemin kullanılacağı sistem analistinin tercihine bağlıdır. Karar tablosu kullanılması çok karmaşık koşul birleşimlerinin ele alınmasında etkili bir yöntemdir. Bununla beraber görece olarak daha basit koşul birleşimine sahip olan süreçlerin mantıksal modellenmesinde etkili bir yol olarak karar ağaçları kullanılabilmektedir.

Süreç Modelleme (Process Modeling): Verinin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması süreçlerinin ve sistem bileşenleri arasında gerçekleşen veri hareketlerinin grafiksel temsilidir.

Veri Akış Diyagramı (Data Flow Diagram-DFD): Sistem içindeki haricî varlıklar, süreçler ve veri depoları arasında gerçekleşen veri hareketlerini gösteren grafiksel bir araçtır.

Haricî Varlıklar (External Entity): Sistemde bulunan verinin kaynağını ya da verinin gideceği hedefi gösterir.

Süreç (Process): Verinin elde edilmesi, dönüştürülmesi, saklanması veya dağıtılması amacıyla gerçekleştirilen işletme ya da bilgi sistemi faaliyetler bütünüdür.

Veri Akışı (Data Flow): Verinin sistem içinde gerçekleştirdiği ve yönü belli olan hareketidir.

Mantıksal Veri Koleksiyonu: Belirli bir mantık altında bir araya getirilmiş birden fazla veriden oluşan yapıdır.

Yukarıdan-Aşağıya Yaklaşım (Top-Down Approach): Veri işleme ve bilgi sıralama stratejisidir. Ayrıştırma (decomposition) olarak da isimlendirilen bu yaklaşımda genel sistem her adımda kendini meydana getiren alt sistemlere bölünür ve ayrıntılandırılır.

Bağlam Diyagram (Context Diagram): Sistemin sınırlarını, sistemle etkileşimde bulunan haricî varlıkları ve sistem ile haricî varlıklar arasındaki temel öneme sahip veri akışlarını gösteren VAD’dır.

Üst Süreç (Parent Process): Bir sonraki alt düzey VAD içinde alt süreçlere ayrıştırılabilen süreçtir.

Alt Düzey VAD (Child DFD): Bir VAD içinde yer alan sürecin alt süreçlere ayrıştırılmasıyla elde edilen VAD’dır.

Dengeleme (Balancing): VAD üzerindeki bir sürecin daha alt düzey VAD’a ayrıştırılmasında girdi ve çıktıların korunmasıdır.

Süreç Tanımlama Formu: VAD üzerindeki süreçlerin tanımlanması amacıyla kullanılan ve sistem analistleri tarafından hazırlanan bir kâğıt form ya da bilgisayar destekli sistem geliştirme araçlarındaki bir form ekranıdır.

Karar tablosu, süreç içinde karşılaşılabilecek koşul ve bu koşullara karşılık uygulanması gereken kuralların her bir birleşimini gösteren mantıksal yapıdır.

Yapısal dil (structured english), süreçlerin mantıksal olarak ifade edilmesine olanak sağlayan ve standart ingilizce kelimelerden oluşturulmuş bir alt kümedir. Yapılandırılmış dil ve ingilizce “pseudo code“ kelimesinin karşılığı olan “sözde kod” tanımları eş anlamlı olarak kullanılmaktadır.

Süreç mantığını modelleme yöntemi olarak yapısal dil yöntemi kullanıldığında aşağıdaki kurallara uyulması faydalı olacaktır:

i. Sıralı (ardışık) işlemler, karar işlemleri, durum kontrolleri ve döngü (tekrarlama) işlemleri için oluşturulmuş dört temel yapı bloğu kullanılmalıdır.

ii. Kolay okunabilir olması amacıyla girintili yazılmalıdır.

iii. Süreç kurallarını tanımlayıcı özellikte sınırlı sayıda kelime kullanılmalıdır.

Süreç tanımlama formlarına aşağıdaki bilgiler girilir:

i. Süreç Numarası: VAD üzerindeki süreç numarası ile aynı olmalıdır. Bu özellik, sistem analistinin herhangi bir süreç üzerinde çalışmasına, süreci gözden geçirmesine olanak sağlar.

ii. Süreç adı: VAD üzerindeki süreç adı ile aynı olmalıdır.

iii. Süreç tanımı: Sürecin hangi işlemi gerçekleştirdiği ile ilgili kısa bir açıklama yazılmalıdır.

iv. Girdi veri akışları: VAD üzerinde süreç içinde işlenmek üzere gelen veri akış listesi belirtilir.

v. Çıktı veri akışları: VAD üzerinde süreç içinde işlendikten sonra süreç dışına gönderilen veri akış listesi belirtilir.

vi. Süreç tipi: Sürecin nasıl gerçekleştirileceği açıklanır. Süreç; elle, otomatik ya da çevrimiçi olabilir. Çevrimiçi ve bilgisayar destekli işleyecek süreçler için ekran tasarımı yapılır. Elle işleyecek süreçler için ise ayrıntılı tanımlanmış yönergelerin oluşturulması gerekmektedir.

vii. Mevcut kod ve yönergeler: Süreç içerisinde daha önceden yazılmış program kodları ve hazırlanmış yönergeler kullanılabilir. Bu bölümde alt program, yordam, fonksiyon, web servisi, uygulama programlama arayüzü (API) ya da kütüphane isimleri vb. program bileşenleri ile yönerge isimleri yer almalıdır.

viii. Süreç mantıksal modeli: Süreçte gerçekleştirilecek işleve ait kuralların programlama dili yerine günlük konuşma dilinde açıklandığı bölümdür. Bu kurallar; yordamlar, bazı koşul durumları ve formülleri içerir. Bu bölümde çoğu zaman yapısal dil, karar tabloları veya karar ağaçları modelleme yöntemleri kullanılabilir.

ix. Çözülmeyen soru ve sorunlar: Sürecin mantıksal modellemesi sırasında karşılaşılan ve cevaplanmamış soru ve sorunlar buraya yazılır. Bu soru ve sorunlarla ilgili olarak ilgili kullanıcılar ile yapılacak görüşmeler sonucunda sistem tasarımına yeni süreçler eklenebilir.

Sistem analistleri, iş süreçleri ile ilgili olarak VAD’larını oluştururken yukarıdan-aşağıya bakış açısıyla, veri akışlarını aşağıda listelenen yedi adet adımı izleyerek kavramsallaştırır.

i. İş süreçlerinin bir listesi oluşturulur ve farklı haricî varlıklar, veri akışları, süreçler ve veri depoları belirlenir.

ii. Haricî varlıkları ve veri akış yönlerini gösteren bağlam diyagramı oluşturulur. Bu diyagram, sisteme ait çok genel bir diyagramdır ve diyagram üzerinde ayrıntılı bir süreç ya da veri deposu bulunmaz.

iii. İkinci aşamada “düzey 0 VAD” çizilir. Bağlam diyagramda belirtilmiş olan giriş ve çıkışlar sabit kalırken, bağlam diyagramda yer alan süreç üç ile dokuz süreç arasında yeni alt süreçlere ayrıştırılır. Veri depoları da kullanılarak, daha düşük düzeyde yeni veri akışları gösterilir.

iv. Düzey 0 VAD içinde yer alan her bir süreç için alt düzey VAD’lar çizilir. Düzey 0 VAD’da yer alan süreçlerin parçalanmasıyla elde edilen diyagramlara çocuk VAD ya da alt VAD adı da verilmektedir.

v. Hatalar kontrol edilir ve her bir süreç ile veri akışına verilen isimlerin anlamlı olması sağlanır.

vi. Elde edilen mantıksal VAD kullanılarak fiziksel VAD elde edilir. El ile gerçekleşen ve bilgisayar ile gerçekleşen süreçler arasında ayrımlar yapılır. Gerçek dosyalar ve raporlamalar, isimleriyle tanımlanır. Sürecin başarı ile tamamlandığını ya da hata meydana geldiğini göstermek amacıyla kontroller eklenir.

vii. Programlama veya uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla, fiziksel VAD üzerindeki diyagram parçaları gruplanabilir.

Veri deposu bileşeninin diyagramda kullanılmasında aşağıdaki kurallara uyulması gerekmektedir.

i. Veri bir veri deposundan diğer veri deposuna doğrudan hareket edemez. Veri mutlaka bir süreç yardımıyla hareket etmelidir.

ii. Veri, bir haricî girdi varlıktan doğrudan veri deposuna hareket edemez. Veri, haricî girdi varlıktan veriyi alan ve aldığı veriyi veri deposuna saklayan bir süreç üzerinden hareket etmek zorundadır.

iii. Veri, veri deposundan haricî çıktı bir varlığa doğrudan hareket edemez. Veri, veri deposundan veriyi alan ve aldığı veriyi haricî çıktı varlığına gönderen bir süreç üzerinden hareket etmek zorundadır.

Haricî varlıkların diyagramda kullanılmasında aşağıdaki kurallara uyulması gerekmektedir.

i. Veri bir haricî varlıktan diğerine doğrudan hareket edemez. Eğer bu veri sistem için gerekli ise mutlaka bir süreç üzerinden taşınmalıdır. Aksi durumda VAD üzerinde veri akışı gösterilmez.

ii. Haricî varlıklar bir isim veya isim tamlaması ile ifade edilirler

VAD’lar geliştirilecek olan bilgi sisteminin modellenmesinde aşağıda belirtilen üç konuda yardımcı olmaktadır: i. Verinin nasıl hareket edeceğini gösterir, ii. Veri hareketleri arasındaki ilişkilerin neler olduğunu açıklar, iii. Verinin belirli bölgelerde nasıl saklanacağını gösterir.