Satın alma ve tedarik sözcükleri, genel olarak aynı anlamda kullanılmaktadır. Ancak tedarik kavramının satın alma kavramına göre daha geniş bir anlamı olduğunu altını çizerek söyleyebiliriz ve her durumda tedarik kavramın malların, üretim ya da satış için gerekli girdilerin ve hizmetlerin edinimini (kazanımı- elde edilmesi) kapsadığını söyleyebiliriz. Başka bir deyişle bu kavram, malların, girdilerin ve hizmetlerin para karşılığı değişiminden farklı bir amaçla elde edilmesini ifade etmektedir. Satın alma kavramı “üretimde kullanılmak ya da yeniden satmak üzere bir işletme tarafından satın alınan, kiralanan ya da bir diğer yasal yollarla gereksinim duyulan donanım, malzeme, parça tedariki ile hizmet elde etme sorumluluğunu kapsayan bir işlev” şeklinde tanımlanmaktadır.

Müşterilerin beklenti ve ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan ve güvenilir niteliklere sahip ürün/hizmetler doğru olarak kabul edilir.

Doğrudan mağazaya teslimin perakendeci için en önemli avantajı iki kez elleçleme faaliyetinden kurtulma ve bu yolla da ek taşıma ve depolama maliyetlerinden tasarruf demektir. Ancak mallar öncelikle bir depoya gitmek zorundaysa, mağazası için stok bulundurmak durumunda olan perakendecinin bu malların kayıtlarını tutma, depodaki hareketlerini sağlama ve daha sonra tekrar taşınmaya ilişkin maliyetleri üstlenmesi gerekebilir.

Tedarik zinciri operasyonları, zincirdeki üyelerin beklentileri ile eşzamanlı duruma getirilmişse, stoklar, üretim dönemleri içinde satın alınır, nakit çıkışları daha sonraya bırakılır ve satışlardan elde edilen nakit girişleri ile iyi bir uyum sağlanarak işletmenin stok tutma yüzünden katlanacağı maliyetlerde azalma sağlanmış olur. Böylece işletme daha az işletme sermayesi kullanmış olur.

Alıcının katlanacağı maliyetler ve sonuçta elde edeceği kârlılık üzerinde, alımda doğru yerin bulunması ve bu sayede ürünlerin doğru fiyattan elde edilmesi önemli bir etki yaratır. Satın alma görevlilerinin ürünü doğru fiyatla elde edilmesini sağlamada iyi bir müzakere süreci becerisine sahip olmaları gerekmektedir. Başka bir deyişle satın alma sürecinin müzakere aşamasına ilişkin beceri satın alma sorumluları için bir ön koşuldur. Satın alma sürecindeki müzakereler, teslim günü, imalat zamanı, kalite, miktar ve indirimler gibi çok sayıdaki önemli alım değişkeninden oluşmaktadır. Ancak, fiyat her zaman diğer değişkenlere göre önemli bir faktördür ve satın alma görevlileri fiyat ve diğer faktörler arasındaki kıyaslamalarda değişimi gerçekleştirirken çok dikkatli olmak zorundadırlar.

Müşteri ya beklediği kaliteyi açıklıkla belirtir ya da tedarikçinin bu tür bir yaklaşımla hareket edeceğini bekler. Müşteri için kalite göstergesini kapsayan bir diğer durum da, satın aldığı ürünün iadesi ya da yeniden sipariş vermesiyle ilgilidir. Kalite konusunda müşteri beklentilerinin karşılanması bir zorunluluktur ancak, tedarikçiler beklenenin altında –ya da üstünde- kalite belirtmemelidir, çünkü her iki durumda da gereksiz maliyetlerle karşılaşma olasılığı doğabilir.

Alıcıları ilgilendiren üç doğru: itibar, duyarlılık ve güvenirliktir.

Marka, ürün ya da firma itibarını kapsayan bu kavram alıcılar için çok daha fazlasını ifade eder. Örneğin, itibar tedarikçiyle ilgili söylentiler, performans, reklam ya da deneyimlerden ortaya çıkabilir.

Duyarlılık, tarafların yükümlülüklerini belirtilen tarih sınırları içinde yerine getirmelerinin gerekliliği ve önemini ifade etmektedir.

Güvenilirlik, satın alınan ürünlerin istenilen tarihte eksiksiz olarak ulaştığından emin olma durumunu ifade etmektedir ve tedarikçiyi değerlendiren önemli bir ölçüttür.

Gelişmiş bir müşteri- tedarikçi ilişkisinin kilit unsuru, herkesin beklentilere göre hareket ettiğini ve belirtilen amaçlara karşıladığının garanti edilmesine yardımcı olan bir amaç performans ölçüm sisteminin oluşturulmasıdır. Buna ek olarak zincir içerisinde yer alan her kesim iletişimi ve birlikte sorun çözmeyi kolaylaştırmak amacı ile amaçları, beklentileri ve olası sorun kaynaklarını açık bir biçimde belirlemelidirler. Bu iletişimin sonucunda satın alıcı ve tedarikçi arasındaki güven büyümeye başlar ve bu da ileriye yönelik gelişmelere önderlik eder.

Ortak girişimde her iki taraf yatırımını finansal olarak ortaya koyar ve anlaşma koşullarına göre bu girişimden elde edilen kazancı paylaşır. Çoğunlukla ortak girişim ana işlerden ayrı ve bağımsızdır. İşletme ortak girişim konusunu kapsayan belirlenmiş amaca dayalı olarak kurulur. Buna karşın, stratejik işbirlikleri ise, her zaman karşılıklı yatırımları içermeyebilir. Bu tür işbirliklerinde daha sık olarak, pazarları veya bazı tesisleri paylaşmak yerine taraflar bağımsız örgütler olarak rollerini oynarlar. Pek çok havayolu şirketinin stratejik işbirlikleri bulunmaktadır ve bu şirketler; bilet rezervasyonları, mühendislik bakım-desteği sağlama, uçuş rotaları oluşturma ve belirli bölgelere uçuşta işbirliği içindeki şirketlerden biriyle uçmak isteyen müşterilere rezervasyon desteği veren paylaşım tesisleri oluşturmuştur. Bu yöntemde işbirliği içindeki katılımcılar toplam ve bireysel pazar paylarındaki artışlardan yararlanmayı beklerler.

Başarılı bir işbirliği yaratmada etkili faktörlerin Başarılı İşbirliği Yaratmada Sekiz Faktör tablosunda listelendiği görülmektedir (S:63, Tablo 3.6). Bu faktörler:

• bireysel yetenek,
• önem,
• birbirine bağlı olma,
• yatırım,
• bilgi,
• bütünleşme,
• kurumsallaşma ve
• güvenirliktir.

Tedarik zincirinde bütünleşme, nihai ürünün üretilmesi, dağıtılması ve desteklenmesinde toplam başarım düzeyini optimize etmek için birlikte çalışan, müşteri ve tedarikçilerin oluşturduğu birlik olarak tanımlanabilir.