Hesap tablosu kavramı muhasebe terminolojisinde satır ve sütunlardan oluşan geniş bir sayfada organizasyonun tüm işlemlerini göstermek ve incelemek için kullanılan belgeye verilen addır. Yöneticiler karar verecekleri zaman işletmenin gelir, gider, vergi ve benzeri değerlerini bu tabloya yayarak ya da başka bir ifadeyle göstererek kullanırlardı.

1961 yılında Profesör Richard Mattessich tarafından ilk kez bir muhasebe hesap tablosu ana bilgisayar üzerinde
programlanarak bir tablo olarak gösterildi. Daha sonra Bricklin and Frankston tarafından modern çağın hesap tablolarının atası olan VisiCalc adında bir yazılım üretildi.

Ofis ortamlarının vazgeçilmez yazılımları arasında yer alan hesap tablosu yazılımları verileri tablo olarak ya da başka
bir deyişle satır ve sütunlardan oluşan hücreler şeklinde organize ederler. Hesap tablosunda hücrelere erişim için iki boyutlu matrisin referans sistemine benzer bir yapıda sütunlar harf, satırlar ise rakam ile kodlanır. Örneğin “A2” adresi bir hesap tablosunun ilk sütunun ikinci satırındaki hücreyi işaret etmek için kullanılır. Bu sayede hücrelerde yer alan verilerden hesap yapılabilecek etkin bir referans sistemi oluşturulur.

Microsoft, yaygın olarak kullanılan hesap tablosu yazılımına Excel ismini vermiştir.

Hesap tabloları kâğıt üzerine ya da bilgisayar ekranından veri toplamak amacıyla oluşturulan formların tasarımında kullanılır. Envanter giriş formu, performans ölçüm formu, hasta bilgi formu, iş başvuru formu, değerlendirme formu bu tür kullanıma örnek verilebilir.

Faturalama, bütçeleme, hesap özetleme, maliyet tahmin etme, ödeme sistemi gibi işlemlerde hesap tablosu yazılımları kullanılmaktadır. Ayrıca bu değerlere ait grafiklerin oluşturulması, rapor düzenlemesi için hesap tabloları uygun yazılımlarıdır

İstatistiksel Analiz: Hesap tablolarının gelişmiş özellikleri kullanılarak belirli istatistiksel analizlerinin yapılması mümkündür. Hesap tablolarının işlev kütüphanelerinde bulunan istatistik işlevleri ve özel eklentiler bu ihtiyacı karşılayabilmektedir.

Karar Destek Sistemi: Hesap tabloları sistemlerde karşılaşılan problemlerin çözülmesine yönelik olarak matematiksel modellerin oluşturulması ve çözümü için kullanılan özellikler içerir. Özellikle what-if analizleri için uygun bir hesaplama aracıdır. Doğrusal programlama, ağ analizi, amaç programlama, simülasyon ve kuyruk modelleri hesap tablolarında çözülebilmektedir.

Küçük işletmelerde ya da organizasyonlarda hesap tabloları bir bilgi sistemi gibi kullanılabilmektedir. Örneğin öğrenci sayısı az olan okullarda öğrenciler, dersler ve notları hesap tablolarında depolanmakta, işlenmekte ve raporlanmaktadır.

Google e-tablolar, Microsoft Office 365 Excel uygulamaları web tarayıcı üzerinde herhangi bir uygulama kurmadan ve içeriğin ilgili bulut depolama alanında saklandığı yeni nesil hesap tablolarına örnek verilebilir. Bu yazılımlar İnternetin bulunduğu her ortamda birçok kullanıcı tarafından aynı anda ulaşılabilmekte ve düzenlenebilmektedir

Masaüstü hesap tabloları yazılımlarının en yaygın kullanılan ve bilinen örnekleri olarak Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Numbers, LibreOffice Calc ve Lotus 1-2-3 yazılımları örnek verilebilir.

Bir hücreye formül tanımlamak için o hücrenin ilk karakterinde “eşittir” (=) işlecinin kullanılması gerekmektedir. Örneğin bir hücreye “2+2” ifadesi girildiğinde görüntülenen yine “2+2” olan bir metin olacaktır. Ancak aynı ifade eşittir sembolü ile girdiğinde (“=2+2”) görüntülenen “4” ifadesi yani işlemin sonucu olacaktır.

Bir listenin sıralanması için izlenmesi gereken adımlar aşağıda listelenmiştir.

• Öncelikle sıralanacak listenin tüm satır ve sütunları seçilir.
• Daha sonra genellikle veri menüsünde yer alan sırala
komutu seçilir.
• Sıralamanın yapılacağı sütunlar sırası ile seçilir.
• Sıralamanın hücrenin hangi özelliğine göre yapılacağı belirlenir.
• Sıralama düzeni seçilir. Sıralanacak alanlar artan ya
da azalan sıralanabilir.
• Sırala komutu tamamlanır.

Kullanıcıların karşılaşabilecekleri temel hatalar arasında sıfıra bölme hatası “#SAYI/0!”, işlevlere hatalı veri türünün parametre
olarak girilmesi durumunda “#DEĞER!”, formülde hatalı referans yazımı “#BAŞV!”, bir arama işlevinin değer bulaması  durumunda “#YOK”, hatalı ad kullanımı “#AD?” ifadeleri hücrede görüntülenir. Bu hataların kontrol edilmesine yönelik işlevler
kullanılabilmektedir.

Veri listelerini filtrelemek başka bir deyişle sınırlamak ya da süzmek hesap tablolarında sıklıkla başvurulan veri işleme şekilleridir. Mevcut veri listesinin istenilen koşullara uyan alt kümelerini elde etmek için filtreleme işlemi kullanılır. Hesap tablolarında bir veri listesini filtrelemek için veri listesinin tamamı seçilerek aşağıdaki komutlar sırası ile uygulanır.

1. Filtreleme işlemi sonrası sütun başlıklarının sağında beliren oklara basılarak filtreleme seçenekleri görüntülenir.
2. Seçilen alanda yer alan veriye göre filtre özellikleri seçilir.

3. Filtreleme türü belirlenir (büyük, küçük, arasında, içerir vb.)
4. Filtre değerleri girilerek işlem tamamlanır.

Grafikler satır ve sütunlar hâlinde bulunan verileri şekillere dönüştürerek görselleştirilmesini sağlayan ve kolay bir kullanıma sahip araçlardır. Veri tablolarına bakıldığında fark edilemeyen büyüklük, ilişki, trend gibi olgular doğru bir grafik oluşturulduğunda kolayca ortaya çıkabilmektedir.

Sütun Grafik: Veri büyüklükleri sütunlar hâlinde oranlanarak görselleştirilir.

Pasta Grafik: Bir bütünün parçalarının bütündeki oranını göstermek için çizilir.

Alan Grafiği: Değişikliğin büyüklüğünü vurgulamak için kullanılan grafiklerdir.

Özet tablo ya da İngilizce karşılığı ile de kullanılan Pivot tablo, veri listelerini özetlemede hızlı ve kolay kullanıma sahip yaygın bir araçtır. Özet tablolar listelerdeki sütun başlıklarının bir tablo üzerine yerleştirilerek o alanlardaki verilerin sayılması,  toplanması ya da birtakım hesapların yapılmasını otomatik olarak gerçekleştirirler.

Hesap tablolarında özet tablo oluşturma adımları aşağıda sıralanmıştır.

1. Özet tablosu hazırlanacak verinin seçilmesi
2. Özet tablo komutunun seçilmesi
3. Özet tablonun nereye oluşturulacağının seçilmesi (yeni bir sayfada ya da aynı sayfada başka bir konuma)
4. Listenin sütun başlıklarından oluşan alan adlarını özet tablo şablonda ilgili yere yerleştirilmesi ve hesaplama seçenlerinin belirlenmesi