“Gelen/Giden Evrak İşlemleri” modülü aşağıda listesi verilen ekranlardan oluşmaktadır: Doküman Tarama Sistemi, Dosya Evrak Kayıt İşlemleri, Kıymetli Evrak Eşya Kayıt, Evrak Arama İşlemleri, Evrakı Onaya Sunma İşlemleri, Evrak Zimmet İşlemleri, Giden Evrak Oluşturma, Dağıtım Planı İşlemleri, Tarama Merkezi Evrak Kayıt, Dosya Evrak Düzeltme İşlemleri, Dosyadan Evrak Silme Ekranı, Derdest Dosya İşlemleridir.

Doküman Tarama Sistemi, birime dışarıdan kağıt üzerinde gelen tüm bilgiler ilgili birimin doküman tarama sistemi yardımı ile taranarak elektronik ortama aktarılır. Doküman Tarama Sistemi ekranı, tarayıcı cihazının ayarlarının ve tarama işleminin yapıldığı ekrandır.

Dosya Evrak Kayıt İşlemleri ekranı, birime gelen evrakın kabulünün ve evrakların ilgili dosyalarına kaydedildiği ekrandır. “Evrak Bilgileri”, “Dosya Bilgileri-Ek Listesi”, “İlgili Evrak Listesi” ve “İlgili Kişi Listesi” sekmelerinden oluşur.

Kıymetli Evrak Eşya Kayıt ekranı, ilgili dosyaya ait herhangi bir belge ya da eşya muhafaza, depo vb. işlemlerle kayıt işleminin gerçekleştirildiği ekrandır.

Evrak Arama İşlemleri ekranı birime gelen ya da dosya içerisine girmiş olan evrakların sorgulandığı, detaylarının listelendiği ve görüntülendiği ekrandır. Evrak Arama İşlemleri ekranında bulunan metin alanları ve liste düğmelerinin her biri yapılacak olan sorgulama için ayrı ayrı birer kriterdir. Bu alanlardan herhangi birine bilgi girişi yapılarak sorgulama işlemi yapılır.

Evraka ait ilgili evrak listesi görüntülenmek istenir ise ilgili evrak üzerine bir kez tıklanır ve evrak seçilir “İlgili Evrak Listesi” düğmesi tıklanarak evraka ait ilgili evrak listesi görüntülenir. “Kapat” düğmesi tıklanarak Evrak Arama İşlemleri ekranından çıkılır.

Evrakı Onaya Sunma İşlemleri ekranı sistem üzerinde kullanıcı tarafından oluşturulan evrakların onaylanması için “Onaya Sunma” işleminin gerçekleştirildiği, görüntülendiği, ek evraklarının listelendiği ve tüm evraklar üzerinde değişiklik yapılmasını sağlayan ekrandır.

“Sorgu Kriterleri” bloğu “Dosya No” ve “İlgili Tarih Aralığı” metin alanları ile “Hazırlayan” ve “Evrakın Durumu” sorgu kriterlerinden oluşmaktadır. 

Dosya bazında evrak araması yapılıp onaya sunma işlemi gerçekleştirilecek ise “Dosya No” metin alanına bilgi girişi “...” arama düğmesi tıklanarak açılan Dosya Arama ekranında ilgili dosya seçilir. Dosya Arama ekranında zorunlu alan olan “Dosya No” metin alanına ilgili dosya numarası yazılır “Sorgula” düğmesi tıklanır. İlgili dosya sistem tarafından getirilir. Liste alnından dosya üzerine tıklanarak seçilir ve “Tamam” düğmesi tıklanır. Seçilen dosya [Evrakı Onaya Sunma İşlemleri] ekranında “Dosya No” metin alanına sistem tarafından getirilir. Onaya sunulacak olan evrak üzerinde çalışılacak dosya ekranın sağ üst köşesinde belirlenmiş dosyaya ait bir evrak ise, “Aktif Dosya” düğmesi tıklanır bu dosya numarası “Dosya No” metin alanına sistem tarafından getirilir. “Hazırlayan” liste düğmesi tıklanarak evrakı hazırlayan kullanıcı seçilir. “İlgili Tarih Aralığı” ve “Evrakın Durumu” alanlarına da ilgili bilgiler girilebilir. Bilgiler ilgili kriter alanlarına girildikten sonra “Evrak Listesini Getir” düğmesi tıklanır sistem girilen kriterlere uygun evrak listesini liste alanına getirir. İlgili evrak liste alanından üzerine tıklanarak seçilir. “Giden Evrak Bilgileri” bloğunda yer alan “Dosya No” ve “Evrak Tipi” alanları seçilen evraka göre sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Seçilen evrakla ilgili ek evraklara ulaşılmak istenirse “Ek Listesi” düğmesine tıklanır ve [Evrak Ek Listesi] ekranı açılır. Seçilen evrakla ilişkili evrak bilgilerine ulaşılmak istenirse “İlgili Evrak” düğmesine tıklanır ve [İlgili Evrak Listesi] ekranı açılır.

Evrak Zimmet İşlemleri ekranı, birimlere gelen veya giden evraklarla ilgili zimmet işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Evraklarla ilgili yeni zimmet işlemlerinin yapılması, daha önceden yapılmış olan zimmetlerin sorgu aracılığıyla bulunması ve oluşturulan zimmetlerin silinmesi işlemlerini kapsamaktadır.

Giden Evrak Oluşturma ekranı sistem üzerinde oluşturulan evrakların gönderme işleminin yapıldığı ekrandır. Ekran “Dosya Tipi” opsiyon kutularından ve “Giden Evrak Bilgileri” bloğundan oluşmaktadır.

Dağıtım Planı İşlemleri ekranı, ilgili birimin düzenli olarak evrak dağıtımı yaptığı birimlere, bir plan çerçevesinde sistem üzerinde yaratılan evrakların gönderilmesi amacıyla kullanılan ekrandır.

Tarama Merkezi Evrak Kayıt modülüne tıklanarak Tarama Merkezi Evrak Kayıt ekranı açılır. Bu ekran taranan evrakların sisteme dâhil edildiği ve ilgili birimlere dağıtımının yapıldığı ekrandır. “Evrak Bilgileri”, “Dağıtım Listesi” ve “Ek Listesi” bloklarından oluşmaktadır.

Dosya Evrak Düzeltme İşlemleri ekranı, birime gelen evrakın kabulünün ve evraklarla ilgili düzenlemelerin yapıldığı ekrandır. “Evrak Bilgileri”, “Dosya Bilgileri-Ek Listesi” sekmelerinden oluşur.

Derdest Dosya İşlemleri ekranı, sistem üzerinden gelmeyip mahkemede daha önceden bulunan evrakın kabulünün gerçekleştirildiği ve evrakların ilgili dosyalarına kaydedildiği ekrandır. “Evrak Bilgileri”, “Dosya Bilgileri-Ek Listesi”, “İlgili Evrak Listesi” ve “İlgili Kişi Listesi” sekmelerinden oluşur.

Kullanıcının yetkisi dâhilinde gerçekleştirmesi gereken işlerin, dosya ya da evrak bazında listelendiği ekrandır.

“Listele” düğmesine tıklanarak, gelen tüm evrak ve dosyalar listelenir. Tabloda listelenen evrak ya da dosyanın üzerine bir kez tıklanır ve “Başlat” düğmesine basılarak evrak ya da dosya ile ilgili işlemler yapılmaya başlanır. İş Listesi ekranında sistem dışından, diğer alt sistemlerden veya diğer kullanıcılardan gelen her türlü iş listelenir (“Onay Evrakları”, “Talimat Dosyaları”, “İstek Üzerine Dosya Gönderme”, “Karar İşlemleri” vb.). İş Listesi ekranında birimden çıkan, diğer alt sistemlere gidecek veya diğer kullanıcılara gidecek her türlü iş de listelenir. Tabloda listelenen evrak ya da dosyanın üzerine bir kez tıklanır ve “Başlat” düğmesine basılarak evrak ya da dosya ile ilgili işlemler yapılmaya başlanır.

Evrak ya da dosya tamamen kapatılıncaya kadar ilgili iş kullanıcının iş listesinden düşmez. Ancak geçici evraklar (Onay evrakları vb.) işlemleri tamamlandıktan sonra iş listesinden düşer

Sisteme dâhil edeceğimiz evrak için tarama işlemi gerçekleştirilemiyorsa (Değerli evrak, eski bir kitap vb.) “Taranmamış Evrak” opsiyon kutusu işaretlenir. “Taranmamış Evrak” opsiyon kutusu işaretlendiğinde zorunlu alan olan “Evrakın Yeri” metin alanı doldurulmalıdır.

Reddiyat İşlemleri; dosyanın açılmasından sonra taraftan alınan paraların kullanılması sırasında para çıkışı işlemlerinin otomasyon ortamında gerçekleştirildiği ekrandır.