Belirli bir amaca göre düzenlenmiş kayıt ve dosyaların tümü veritabanını oluşturur. Verileri bilgisayar ortamında saklamanın yollarından biri olan veritabanlarını işlemek amacıyla Veritabanı Yönetim Sistemi (DBMS-Database Management System) yazılımları geliştirilmiştir. Kullanıcılar veritabanı oluşturmak ve oluşturdukları veritabanını sorunsuz yönetmek amacıyla Veritabanı Yönetim Sistemi yazılımlarından faydalanmaktadır. Modern veritabanı yönetim sistemleri, ilişkisel veritabanı yönetim sistemini (Relational Database Management System - RDBMS) kullanırlar. İlişkisel veritabanı yönetim sistemlerinde, veritabanındaki her kayıt bir tek konu hakkındadır ve yalnızca o konuyla ilişkili bilgileri içerir. Sistem tüm verileri tablolar içerisinde yönetir. Bu tablolar arasındaki veriler, çeşitli anahtarlar aracılığı ile birbirlerine bağlanır. Tablolarda, sütunlar arasında bir anahtar sütun yer alır ve bu anahtar sütun aracılığı ile birden çok tablo verileri birbiriyle bağlantı sağlayabilir, herhangi bir sorgulamada birlikte görüntülenebilir.

MS Access Veritabanı Yazılımı Microsoft Access, veritabanı yönetim sistemleri arasına çok sonradan girmiş olmasına rağmen en yaygın kullanılan masaüstü veritabanı yönetim sistemleri yazılımlarından biridir. 90’lı yılların başında ortaya çıkan MS Access, ilk masaüstü ilişkisel veritabanı yönetim sistemidir. MS Access’in bu kadar yaygın kullanılmasının en önemli nedeni küçük ölçekli veritabanları için çok kullanışlı bir yazılım olması ve yazılım araçlarının yüksek kullanıcı kolaylığına sahip olmasıdır. MS Access’in içerisindeki temel nesneler, tablolar, sorgular, formlar, raporlar, veri erişim sayfaları, makrolar ve modüllerdir. Access’te bulunan nesnelerin bir çoğu şablonlar ve sihirbazlar yardımıyla kolayca hazırlanabilmektedir.

Tablolar Tablolar belirli konular hakkındaki verilerin toplandığı bölümdür ve bir veritabanının en gerekli nesneleridir. Her konu için ayrı bir tablo oluşturmak işlemlerin daha hızlı yapılabilmesini ve verilere daha kolay erişilebilmesini sağlar. Veri girişlerindeki hata yapma oranını azaltarak karmaşık veri yığınlarında çalışmayı kolaylaşır. Bir veritabanı tablosu görünüm olarak elektronik tabloya benzer. Veriler satır ve sütunlar içerisinde saklanır. Bu nedenle elektronik tabloları veritabanı tablolarına almak oldukça kolaydır. Tablolar, verileri belli bir düzen içerisinde kaydeder. Tablodaki her satır bir kayıt her sütun ise bir alan olarak kabul edilir. Kayıtlar, bağımsız bilgi parçalarının saklandığı alanlarda bulunur. Örneğin, Çalışanlar isimli bir tablonuz varsa her kayıt (satır) farklı bir çalışanın bilgilerini içerir ve her alanda (sütunda) ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası vb. gibi farklı bilgi türleri bulunur.

Alanda bulunan tüm değerlere uygulanan ve bu değerlerin ne tür veriler olabileceğini belirleyen bir dizi niteliğe veri türü denir. Alanların; metin, tarih, sayı gibi belli bir veri türü olarak atanması gerekir. Access’te on farklı veri türü vardır:

• Ek: Dijital fotoğraflar gibi dosyalar. Her kayda birden çok dosya eklenebilir.
• Otomatik Sayı: Her kayıt için otomatik olarak üretilen numaralar.
• Para Birimi: Para değerleri.
• Tarih/Saat: Tarihler ve saatler.
• Köprü: E-posta adresleri, web sayfaları gibi bağlantılar.
• Not: Uzun metin blokları ve metin biçimlendirilmesinin kullanıldığı metinler. Örneğin adresler ya da ayrıntılı ürün açıklamaları.
• Sayı: Sayısal değerler. Para birimleri için ayrı bir veri türü olduğunu unutmayın.
• OLE Nesnesi: Word belgeleri gibi OLE (Object Link and Embedding–Bağlı ve gömülü nesneler) nesnesi.
• Metin: Ad-Soyad ya da posta adresi gibi kısa alfasayısal değerler.
• Evet/Hayır: 0 ya da 1 değeri olarak saklanan bolean değeri.

Access veritabanına tablo eklemenin çeşitli yolları vardır. Yeni bir veri kaynağı varsa yeni tablo oluşturularak veritabanına eklenebilir ve alanlar tanımlanarak veri girişi yapılabilir. Excel çalışma kitabı, Word belgesi, metin dosyası, web hizmeti ya da başka bir veritabanındaki tablo veritabanında kullanılmak istenirse bu kaynaklar veritabanına aktarılabilir ya da bağlanabilir. Access’te tabloların yapısı dinamiktir ve üzerinde işlem yapılabilir. Veritabanında daha önce oluşturulmuş bir tablonun alan veri türü değiştirilebileceği gibi ihtiyaç duyulursa yeni alan da eklenebilir. Veritabanında oluşturulan her tabloya içeriğine göre bir ad verilmelidir. Tabloların içeriğe göre adlandırılması hangi bilgilerin hangi tabloda olabileceğini kolay bulmayı sağlar. Access’te tablo isimleri en fazla 64 karakter uzunluğu ile sınırlıdır.

Tablo İlişkileri Veritabanındaki her tablonun belirli bir konu hakkında verileri depoladığını daha önce belirtmiştik. İlişkisel veritabanlarında farklı tablolarda yer alan veriler başka bir tabloyu ilgilendirebilir. Bu durumda farklı tablolarda depolanan verileri bağlamak için tablolar arasında ilişkiler oluşturulur. İki tablo arasında ilişki oluşturabilmek için tabloların ortak bir alana sahip olması gerekir. Örneğin, öğrenci bilgilerinin olduğu Öğrenciler tablosu ile sınav notlarının yer aldığı Notlar tablosu arasında ilişki kurabilmek için iki tabloda da öğrenci numarası gibi bir ortak alanın yer alması gerekir.

Bire Bir İlişkisi İki tablo arasındaki bire bir ilişkisinde birincil tablodaki her kaydın birincil anahtar değeri ilişkili tabloda bir ve yalnızca bir kayda ait eşleşen alan veya alanlardaki değere karşılık gelir. Yani bir tablonun bir kaydı ile diğer tablonun bir kaydı eşleştirilebilir. Örneğin bir otelde konaklayan bir müşterinin bir yatağa yerleştirilmesi bire bir ilişkisidir. Böylece Otel müşterilerinin bilgilerinin yer aldığı tablonun bir kaydı ile otelin yatak bilgilerinin bulunduğu tablonun bir kaydı ilişkilendirilmiş olur.

Bire Çok İlişkisi İki tablo arasındaki bire çok ilişkisinde birincil tablodaki her kaydın birincil anahtar değeri ilişkili tabloda birden çok kaydın eşleşen alanı veya alanlarındaki değere karşılık gelir.

Bir başka değişle bir tablonun bir kaydı diğer tablonun birden fazla kaydı ile eşleştirilebilir. Otel örneğini düşünecek olursak bir odaya birden fazla müşteri yerleştirilebilir ancak bir müşterinin birden fazla odaya yerleştirilmesi mümkün değildir.

Çoka Çok İlişkisi; İki tablo arasındaki çoka çok ilişkisinde, tablolardan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden çok kayıtla ilişkilendirilebilir. Otel örneğine devam edecek olursak bir otel çalışanı birden fazla müşteriye hizmet verebilirken, bir otel müşterisi de birden fazla otel çalışanından hizmet alabilir.

Anahtarlar, tablo ilişkisinin parçası olan alanlardır ve ilişkisel veritabanlarında tablolar anahtarlarla birbirine bağlanır. Anahtarlar genellikle tek alandan oluşsa da bazen birden fazla alandan da oluşabilir. Access’te birincil anahtar ve yabancı anahtar olmak üzere iki çeşit anahtardan söz edilebilir.

Birincil Anahtar Birincil anahtar, değeri veya değerleri bir tablodaki her kaydı benzersiz olarak tanımlayan bir veya daha çok alan (sütun) olarak tanımlanabilir. Birincil anahtarda her zaman bir değer olmalıdır. Birincil anahtar Null (geçersiz, boş) değerlere izin vermez ve her zaman benzersiz bir dizine sahip olmalıdır. Birincil anahtar bir tabloyu diğer tablolardaki yabancı anahtarlarla ilişkilendirmek için kullanılır.

Yabancı Anahtar İki tabloyu ilişkilendirebilmek için ortak alana ihtiyaç duyulduğunu belirtmiştik. Ortak alan bir tabloda birincil anahtar ise diğer tabloda yabancı anahtar olarak isimlendirilir. Başka bir deyişle yabancı anahtar, bir tablonun birincil anahtar değerlerinin başka bir tabloda karşılık gelen değerlerini içerir. Bir tabloda bir veya daha fazla yabancı anahtar bulunabilir.

Bilgi Tutarlılığı Bilgi tutarlılığı, bir tabloya kayıtlar girildiğinde ya da silinmek istendiğinde tablolar arasında tanımlanan ilişkileri korumak için izlenen kurallardır. Bilgi tutarlılığının zorunlu kılınması, bilgi tutarlılığını zedeleyen tüm işlemlerin Access tarafından reddedilmesini sağlar. Buna göre Access, bir başvurunun hedefini değiştiren güncelleştirmeleri ve bir başvurunun hedefini kaldıran silme işlemlerini yapmaz.

Formlar Access’te veriler tablolarda saklanır, ancak tüm bu verilerle çalışmanın en kolay ve en yaygın yolu bir form kullanmaktır. Formlar, Access veritabanında yer alan nesnelerden biridir. Veritabanında depolanan tablolara veri eklemek, düzenlemek ya da görüntülemek amacı ile kullanılırlar. Formlar, verilerle çalışmaya yönelik kullanımı kolay bir biçim sunan arayüzlerdir. Formlara komut düğmeleri gibi işlevsel öğeler eklenebilir. Bu düğmeler yardımıyla formda hangi verilerin görüntüleneceği belirlenebilir, diğer formları veya raporları açmak ve çeşitli görevleri gerçekleştirmek üzere programlanabilir. Diğer kullanıcıların veritabanındaki verilerle etkileşimini denetlemek için Formlar kullanılır.

Tablo ya da Sorgudan Form Oluşturma Veritabanındaki bir tablodan ya da sorgudan form oluşturmak için, Gezinti Bölmesi’nden oluşturulacak forma ilişkin verileri içeren tablo ya da sorgu seçilerek Oluştur sekmesinde Form işaretlenmelidir.

Alt Form İçeren Form Oluşturma Ayrı ayrı tablolarda depolanan ilişkili verilerle çalışırken, birden fazla tablo ya da sorgudan alınan verileri aynı form üzerinde görüntülemek için alt formlar kullanılır. Alt form, başka bir formun içine eklenen formdur. Birincil forma ana form adı verilir. Alt formlar, özellikle bire çok ilişkisi bulunan tablolardan veya sorgulardan alınan veriler görüntülenmek istendiğinde etkilidir. Bire çok ilişkisi, birincil tablodaki her bir kaydın birincil anahtar değerinin, ilişkili tabloda birçok kaydın eşleşen alanındaki veya alanlarındaki değere karşılık geldiği iki tablo arasındaki ilişki olarak tanımlanır. Örneğin öğrenci verilerini görüntüleyen ve her öğrencinin kayıt yaptırdığı derslerden aldığı sınav sonuçlarını gösteren alt formu bulunan bir form oluşturulabilir. Öğrenciler tablosundaki veriler ilişkinin “bir” tarafını oluşturur. Notlar tablosundaki verilerse ilişkinin “çok” tarafıdır (her öğrenci birden fazla derse kayıt yaptırarak sınav olabilir).

Raporlar, veritabanında yer alan verilerin, yazdırılabilecek bir görünümde düzenlenmiş hâlidir. Bir rapor genellikle belli bir soruya yanıt verecek şekilde düzenlenir. Raporlar verileri tablolardan alabilir ancak hazırlanacak rapor tek bir tablodaki verilerin düzenlenmesi ile elde edilemiyorsa sorgular yolu ile verilerin diğer tablolardan alınması gerekir. Raporlar üzerinde bulunan her nesnenin boyutu ve görünümü üzerinde düzenleme yapılarak bilgiler istenilen biçimde görüntülenebilir.

Access veritabanında oluşturulan bir raporda aşağıdaki düzenlemeler yapılabilir;

• Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme,
• Koşullu biçimlendirmeyle verileri vurgulama,
• Renk ve yazı tiplerini özelleştirme,
• Logo veya arka plan görüntüsü ekleme.

Sorgular, tablolarda depolanmış verileri özel bir görünümle bize sunan nesnelerdir. Sorgu sonuçları genellikle formlara ve raporlara yönelik kayıt kaynağı olarak hizmet verir.

Sorgu Türleri;

• Seçme Sorgusu,
• Eylem Sorgusu,
• Çapraz Sorgu,
• Parametre Sorgusu,
• SQL Sorgu.

Eylem Sorguları;

• Tablo oluşturma Sorgusu,
• Ekleme Sorgusu,
• Güncelleştirme Sorgusu,
• Silme Sorgusu.

Veritabanı, birbiri ile ilişkili veri dosyaları ve veri tabloları kümesinin çok amaçlı kullanıma olanak sağlayacak şekilde depolanmasıdır.

İlişkisel veritabanı yönetim sistemi, verilerinizi tanıma, onlarla çalışma ve başkaları ile paylaşma konularını tümüyle denetlemenizi sağlar. Sitemin, Veri Tanımlama, Veri Yönetimi ve Veri Denetimi olmak üzere 3 ana becerisi vardır.