Gereksinim, bireyin yapmakta olduğu işi, araştırması, zihni ve ahlaki yönden gelişimi ve eğlence amacıyla sahip olması gerekenleri içeren kaçınılmaz ve zorunlu bir durumdur. Birey, yaşamındaki kişisel ya da işle ilgili belirsizliklerin kabulü ve tanınması için bilgiye gereksinim duyar. Zihinsel bir durum olan bireyin bilgi gereksiniminde elde edilen her verinin hayatına bir etkisi söz konusudur. Bu etki her insanın bilgiyi farklı algılaması ve içeriğinden farklı anlamlar çıkarması sebebiyle insan doğasına, çevresine, işine ve sosyal yaşamına göre değişiklik göstermektedir.

Bilgi gereksinimi işlevsel olarak “yeni bilgi için duyulan gereksinim”, “halihazırda elde olan bilginin açıklanması için duyulan gereksinim” ve “elde olan bilginin geçerliliğini ve doğruluğunu saptamak için duyulan gereksinim” şeklinde üçe ayrılmaktadır.

Bilgi, tarım toplumunda sorun çözmede yardımcı olan kritik bir “girdi”, sanayi toplumunda ticari bir ürün ve en temel ekonomik kaynak olarak “çözümün” kendisidir. Teknolojideki gelişmelere bağlı olarak günümüzde sınırları tam olarak bilinmeyen yaratılması, iletilmesi, depolanması “sorun” olan bir ürün haline gelmiştir.

Birey yaşamını sürdürebilmek, çevresine etkili şekilde uyum sağlayabilmek, sorunlarını çözmek ve kararlar alabilmek için bilgiye ihtiyaç duymaktadır. Bilgi, semboller halinde belli ortamlarda sunulan, depolanan ve yapılandırılan bir kaynaktır. Bilgiye erişebilmek için bir kısım beceri, yetkinlik ve araçlara ihtiyaç duyulmaktadır.

Bilgi erişim (information retrieval), farklı ortamlarda (basılı ya da elektronik) yer alan bilgiyi elde etmek için ona ihtiyaç duyan kullanıcı tarafından kaynakların sorgulanması sürecinde izlenen yoldur. Bu süreç bilgi toplama, sınıflama, kataloglama, depolama, büyük miktardaki verilerden arama yapma ve bu verilerden istenen bilgiyi üretme ya da sunmayı kapsamaktadır.

Bilgi erişim terimi, ilk olarak Calvin N. Mooerstarafından 1950 yılında kullanılmış ve ardından 1952 yılında Mortimer Taube tarafından bilginin sistematik hale getirilerek erişilebilir olmasını olanaklı kılan bağlantılı dizinler (coordinate index) kavramı ile günümüzde sorgulama aşamasında kullanılan “boolean mantığı” ve “boolean operatörleri” olarak bilinen VE (AND), VEYA (OR), DEĞİL (NOT) yaklaşımı ortaya çıkmıştır.

Web okuryazarı olabilmek; gereken bilgi kaynaklarına erişebilmeyi, erişilen kaynakları kullanabilmeyi ve yeni bilgi kaynakları yaratabilmek için ağları kullanmayı gerektirir.

İlk olarak 90’lı yılların başında dosya sunucusundaki aranan dosyaları bulmaya yarayan ilk arama motoru “Archie” adı ile kuruldu. Sonrasında, dağınık noktalardaki dokümanlara menü temelli bir arayüz yardımı ile ulaşılmasını sağlayan “Gopher” ile listelerdeki siteler üzerinden arama yapılabilen bir servis ortaya çıktı. Web sitelerinin bilgilerini kullanarak kendi web sitesi açıklamalarını girmelerine imkân sağlayan “Aliweb” gibi uygulamalar hayata geçirildi.

1993 yılında bir indeks oluşturmak için “Wandex” adında ilk “bot (robot)” yani dizinleme işini yarı-otomatik olarak yapabilen bir robot teknolojisi geliştirildi. 1994 yılında “tam metin (full text)” aramasına imkan sağlayan “WebCrawler” diğerlerinden farklı olarak herhangi bir kullanıcının bir web sayfasını her kelimesi için aramaya izin veren ilk arama motoru oldu. Bu gelişmenin ardından web sayfalarını bulmayı kolaylaştıran ve sunduğu farklı yaklaşımlarla kullanıcıların ilgisini çeken Magellan, Excite,Infoseek, Overture, Looksmart ve Inktomi, AltaVista ve Yahoo gibi arama motorları piyasaya çıktı.

1997’de açılan Yandex ve 1998 yılında Overture, Looksmart ve Inktomi arama motorlarından güç alan “Msn” kuruldu. 2004 yılında Altavista ile teknoloji yükseltmesi yapılan Msn, 2009 yılından sonra hayatına “Bing” olarak devam etti.

1998 yılında “PageRank” adlı teknolojilerini satmak için yola çıkan “Google”’ kurucuları ağ üzerindeki her sayfayı önemine göre puanlayan sisteme yatırım yaparak, “Google Search” arama motorunu kurdular. Ağ üzerindeki her sayfayı puanlayan bu sistem; o sayfaya verilen bağlantı ve bağlantı veren yerlerin puanı ile matematiksel olarak hesaplama yaparak söz konusu sayfaya puan veren bir mantığa dayanıyordu. Bu yaklaşımla Google bir sayfayı incelerken sayfanın komşu sitelerine de bakıyor, bir sitenin önemini belirleyebilmek için ağın tamamını tarıyordu. Bu algoritma ile Google alakalı arama sonuçları listelemede daha başarılı oluyordu. Bu sayede 2007 yılının sonlarına doğru dünya çapında tanınan bir web arama motoru haline gelen Google birçok farklı alanda servis sunarak büyümesini sürdürmektedir.

Bir arama motoru web robotu, arama dizini ve kullanıcı arabirimi şeklinde üç temel bileşenden oluşmaktadır.

Ağ üzerinde bağlantıları kullanarak farklı kaynaklar arasındaki geçiş yapmaya web’te gezinme denilir.

Bir web sitesine ulaşabilmemizi sağlayan şey onun adresidir. Her bir web sitesi IP adresi olarak ifade ettiğimiz sayısal gösterimlerle ağ üzerinde ulaşılabilir hale gelmektedir. Kullanıcı olarak çoğu zaman bu sayılar yerine web sitelerine tarayıcılar üzerinden bu adresleri işaret eden alan adları (domain name) ile ulaşırız.

Her bir web sitesi IP adresi olarak ifade ettiğimiz sayısal gösterimlerle ağ üzerinde ulaşılabilir hale gelmektedir. Kullanıcı olarak çoğu zaman bu sayılar yerine web sitelerine tarayıcılar üzerinden bu adresleri işaret eden alan adları (domain name) ile ulaşırız. Alan adı belli bir tanımlama kuralı olan, satın alınamayan fakat belli süreliğine kiralanabilen bir hizmettir.

Robot, web üzerinde bulunan web sitesi kaynaklarını ve bunların bağlantılarını otomatik olarak gezerek sayfa içeriklerini saklayıp, aramada hızlı erişim sağlayacak şekilde dizinlemektedir. Bu işlem için hazırlanmış yazılımlara robot (bot) ya da web örümceği (spider ya da web crawler) denir. Bu yazılımlar, web siteleri üzerindeki bağlantıları takip ederek buldukları siteleri tararlar ve okunabilir (metin) içeriği arama motorlarının ilgili sunucularında kayıt altına alırlar.

Web sitelerindeki metinleri otomatik olarak tarayan ve bunları belli sistematik içinde sunan, site sahiplerinin verdiği özet bilgi içinde sorgulama yapan arama dizinleri (directory) yanında aranan sözcüklerin herhangi birini içeren kelimenin yer aldığı sayfayı getiren arama motoru (search engine) ya da birden fazla arama motoru ile veri tabanında tarama yapan üst veri arama (metasearch) servisleri de yer almaktadır.

Web sayfalarının belli ilişkiler içinde bir araya getirilmesiyle kullanıcılara bilgi ya da hizmet sunan web siteleri oluşturulmaktadır. Her bir web sitesinin “Ana sayfa (Home Page)” olarak isimlendirilen ve onu oluşturan sayfaların üstünde siteye ulaşanları ilk olarak karşılaması hedeflenen sayfası vardır.

Kullanıcının ağda istediği yere rahat ulaşması gezinim tasarımıyla sağlanmaktadır. Web siteleri oluşturulurken kullanıcıların gereksiz tıklamalar yapmadan ve kafa karışıklığına maruz kalmadan aradıkları şeyi kolayca bulabilmeleri bu düzenlemeye bağlıdır. Web sistemlerinde kullanıcıların nerede olduklarını anlamaları ve ulaşmak istedikleri yere en kolay nasıl gidebileceklerine dair yönlendirmeleri en etkili biçimde yapmak için arayüz ve bilgi tasarımı ile birlikte kullanılır. Arayüzdeki yönlendirmelerin yanı sıra site haritaları ve indeksler de gezinim tasarımının bir parçası olarak kullanılmaktadır. Site haritası ile kullanıcılara tek sayfada bütün site içeriğine ulaşabilecekleri öz bilgi sunulur.

Kapsam: Kapsam kaynağın hangi konuları içerdiğini belirtirken, genişlik, derinlik, zaman, tür ve içerik gibi alt boyutları barındırır. Kapsam Genişliği dendiğinde, konunun tüm yönlerini kapsaması, derinlik dendiğinde konunun düzeyini, zaman dendiğinde konunun ele alındığı dönemi, tür dendiğinde sunulan içeriğin biçimsel halini ve içerik dendiğinde ise sunulan fikri/görüşü ifade etmektedir. Webde yer alan bir kaynak doğrudan bir bilgi aktarabileceği gibi sağladığı bağlantılar sonucunda yararlı kaynaklara ulaşmamızı da sağlayabilir. Webde bilgi metin, görsel, video, sunum farklı türlerde çok farklı dosya düzenlemeleri içinde yer alabilmektedir. Bu farklı türlere erişim ve değerlendirme konusunda da farklı araç ve beceri gereksinimleri olabilmektedir. Ağda içeriğin kapsamı genellikle onu oluşturan, düzenleyen ve sunanın amacına hizmet etmektedir ve onun bakış açısı ile ifade edilmektedir.