Örgüt iki veya daha fazla kişinin belirli bir amaç doğrultusunda birlikte ve beraber çalışmalarını sağlayan yapıdır (Özalp, 2010: 204). Örgüt yapısı çalışanlar ve kaynaklar arasındaki biçimsel ilişkileri belirler.

Biçimsel yapı, işletmenin hedeflerine ulaşması için gerekli alt yapıyı hazırlar. Birimlerin oluşturulması, yönetim kadrolarının hazırlaması, yetki ve sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi, faaliyetlerin sürdürülmesi için gereken iletişim kanallarının işletilmesi, kısaca emir komuta düzeninin kurulması biçimsel örgütü ifade etmektedir.

Biçimsel örgütün beşeri yanı olarak ele alınan biçimsel olmayan (informel) örgüt ise gayriresmî grup ve ilişkileri içermektedir. İşletmelerde temel unsurlarından biri olan insanı esas alır. Her biçimsel örgüt içinde, biçimsel olmayan yapıların varlığından söz edilebilir.

Örgütleme, bir işletmenin hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli kaynakların dağıtılması sürecidir. Örgüt bir yapıyı, örgütleme ise bir eylemi ifade etmektedir. Örgütleme (Özalp, 2010: 205);

• Amaçlar doğrultusunda yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması,
• Yer amaç ve yöntemlerin belirlenmesi,
• İşleri yapacak insan kaynağının belirlenmesi ve yetkilendirilmesinden oluşan bir süreçtir.

Örgütsel yapılanmanın görsel bir ifadesi olan örgüt şemaları birçok amaca hizmet eder. Örgüt şemaları bir işletme içerisindeki pozisyonları, yetki ilişkilerini, yönetim alanını ve faaliyet biçimini kolaylıkla görmemizi sağlar.

Örgüt şeması, çalışanlar ve kaynaklar arasındaki biçimsel (formel) ilişkileri görüntüler. Ancak örgüt şemalarında bireysel ilişkiler gibi çeşitli unsurlardan kaynaklanarak oluşan biçimsel olmayan (informel) ilişkileri görmek ve gösterebilmek mümkün değildir. Örnek olarak; arkadaşlık, hemşerilik gibi ilişkiler biçimsel değildir.

Şemalar, yasal olarak yetkili ilk birim olan bir pozisyonla başlar ve sonraki aşamalarda bölüm, kısım ve örgütün diğer parçaları yetki ve sorumlulukların akışına göre birbirlerine bağlanır. Örgüt şemalarının mevcut iş yapma biçimlerini ve pozisyonları yansıtması önemlidir. Bunun sağlanması da ancak doğru yapılmış bir iş analiziyle mümkün olacaktır.

Örgütsel dikey yapının oluşturulması sürecinde dikkate alınan unsurlardan bazılarını iş bölümü ve uzmanlaşma, emir komuta zinciri, kontrol alanı, merkezîleşme derecesi, formelleşme ve bölümlendirme olarak ele alabiliriz.

İşletme içinde çok sayıda ve çeşitte iş vardır. Bu işler ne kadar çok bölünürse yalın hâle dönüşür ve işi yapacak kişiler uzmanlaşır. İş bölümü, amaçlara ulaşmak için yerine getirilmesi gereken işlerin alt işlere bölünme derecesini gösterir. 

Emir komuta zinciri, yetki ilişkileri bağlamında en üst seviyeden en düşük seviyeye kadar kimin kime rapor vereceğini açıklar.

Yetki, yöneticilerin görev alanlarında karar alma, emir verme ve kaynakları dağıtmaya ilişkin resmî ve meşru haklarıdır. Emir komuta zinciri yöneticileri işlerin koordinasyonunu sağlamak ve diğerlerinin çalışmalarına nezaret etmek için yetki sahibidirler. Örgüt yapısı yetki üzerine inşa edilir.

Yöneticilerin sahip olduğu yetki kapsamına ve etkisine göre farklı biçimlerde ortaya çıkar. Bunlar; komuta, kurmay ve fonksiyonel yetki olmak üzere üç türdür.

Komuta yetkisi, bir yöneticinin bir işin yapılması ya da yapılmaması konusunda astlarına doğrudan emir verme ve karşılığında itaat bekleme hakkını ifade eder. Kurmay yetki, danışmanlık yapma, görüş bildirme ve önerilerde bulunma işlevini ifade eder. Fonksiyonel yetki ise, belirli bir grup faaliyet veya bir faaliyetin bazı yönlerine ilişkin olarak bir yöneticinin başka bölümlerdeki personel üzerinde emir verme hakkını ifade eder. 

Yönetimde yetki kavramı sorumluluk kavramı ile birlikte düşünülmelidir. Bir yönetici bir görevi çalışanlarına verdiğinde, çalışanlar bu görevi gerçekleştirmek için yükümlülükleri üstüne alır. Bu yükümlülük ve hesap sorulabilme durumu sorumluluk olarak bilinir. Yöneticiler sahip oldukları yetkilerin bir kısmın astlarına devredebilirler. Bu duruma yetki devri denir. Yetki devredilen ast o görevle ilgili sorumluluğu da almış olur. Ancak yetkilerini devreden yönetici devrettiği görevle ilgili sorumluluktan kurtulmaz. Kısacası hem yetki devreden hem de yetkiyi üstlenen o görevle ilgili sorumluluğa sahip olurlar.

Kontrol alanı, bir yöneticinin kaç çalışanı verimli ve etkili bir biçimde yönetebileceğiyle ilişkili bir kavramdır. Yöneticinin ‘doğrudan’ kontrol edebileceği ast sayısı kontrol alanı olarak ifade edilmektedir. Dar kontrol alanı hiyerarşik kademelerin artmasına ve daha dik bir örgüt yapısına neden olmaktadır. Geniş kontrol alanı ise örgütsel kademelerin az olduğu yatay bir örgüt yapısına neden olur.

Karar alma yetkisi çeştili unsurların etkisiyle üst basamaklarda toplanabilir veya alt basamaklara doğru yayılabilir. Yöneticilerin yaklaşımı, örgütün genişliği, faaliyet türü gibi unsurlar karar almanın merkezini belirler. Merkezleşme-merkezleşmeme örgütte karar verme yetkisinin nasıl dağıtıldığına ilişkin kavramlardır. Yetkinin üst yönetimde toplandığı yapılar merkezleşmiş, yetkinin tek elde toplanmayarak alt kademelere göçerildiği yapılar merkezleşmemiş örgüt yapısını ifade etmektedir. Eğer üst düzey yöneticiler önemli kararları alt seviyeden gelen girdileri çok kullanmadan (az sayıda bilgi girdisiyle) alıyorsa örgüt daha merkezidir. Diğer taraftan, birçok alt düzey çalışandan girdi sağlayıp ya da başka bir ifadeyle aslında kararlara katılıyorsa burada merkezileşmeme vardır.

Örgütler aynı yapıda olamazlar. Her işletme veya kurum farklı amaçlarla değişik sektör, kültür, yasal ve benzeri çevresel koşullarda faaliyet gösterir. Faaliyet gösterilen ortamla uygun bir yapılanmada olmak rekabet gücü kazandırır ve yönetsel süreçleri kolaylaştırır. Örneğin, dinamik ve değişken bir faaliyet çevresi esnek, takım tabanlı ve yenilikleri kolaylaştıran bir yapılanmayı zorunlu kılar. Örgütsel yapılanmayı etkileyen durumsal unsurları örgüt stratejileri, büyüklük, teknoloji ve çevrenin belirsizliği olarak gruplandırabiliriz.

Örgüt içerisindeki benzer veya ilişkili işlerin bir araya getirildiği bölümlerden oluşan bir yapılanma tipidir. Güçlü yönleri; uzmanlaşma sonucunda faaliyetlerde etkililik ve maliyetlerde azalma, benzer özellikler gösteren çalışanların bir grup altında toplanarak sinerji yaratılmasıdır. Zayıf yönleri; yöneticilerin fonksiyonel hedeflere odaklanarak örgütün genel hedef ve çıkarlarının gözden kaçırmaları ve bütünün görülememesidir.

Coğrafi (Bölgesel) temelli bölümlendirmiş yapı, işletmenin faaliyetlerinin coğrafik bölgelere göre gruplandırılmasıdır. Çoğunlukla fiziksel birimlerin geniş bir coğrafik alana yayıldığı ve her bir bölgedeki kuruluşun aynı ya da benzer mal ve hizmetleri sunduğu örgütler için gidilen bir yoldur. Örnek olarak bankalar verilebilir.

Ürün temelli bölümlendirmiş yapı; birden çok ürün üreten örgütlerde, üretilen her bir ürün veya ürün grubu için ayrı bir birim oluşturur. Ağırlık işleve değil, üretilen ve satılan ürüne yöneliktir. Bu tür bölümlendirmede, bölümlerden her birinin yöneticisi ürüne ilişkin tüm eylemlerden sorumlu olacağı gibi, her bir bölüm ayrı ayrı tüm işlevlerin yerine getirilmesini üstlenmiş olacaktır.

Matris yapı, fonksiyonel ve bölümlendirilmiş örgütlenmelerin bileşimidir. Bu tip örgütlenmede yatay düzeyde iletişim ve bilgi paylaşımı kolaylaşır. Ayrıca, ürün-fonksiyon ya da ürün-bölge matrisi biçiminde de matris yapı oluşturulabilir. Bu tür örgütsel tasarımın en önemli yönü çalışanların, ikili emir komuta zinciri tarafından yönetilmeleridir. Biri fonksiyonel yönetici diğeri ürün veya proje yöneticisidir. Astlar iki yöneticiden de emir alabilmekte ve bu durum çatışmalı bir ortam yaratabilmektedir. Yöneticilerin yetkilerinin hangi durumlarda kullanacağının netleştirilmesi ve üst yönetimin etkili bir kontrol mekanizması oluşturması matris yapının en az sorunla çalışması için alınan önlemlerdir.

Fiziksel olarak yaygın veya farklı coğrafik alanlara yayılmış üretim, pazarlama ve diğer faaliyet birimlerinin ya da işletmelerin, bilişim teknolojilerinden yararlanılarak tek bir merkezden yönetilmesi ve koordinasyonudur.

Bölümlendirilmiş yapılanmada örgütün ana birimleri farklı birer işletme gibi yönetilir. Bu tip bir yapıda her bölüm kendi içerisinde bir yetkilendirmeye sahip olmakla birlikte her bölümün başında o bölümün performansından sorumlu bir yönetici bulunmaktadır.

Güçlü yönleri; sonuçlar üzerine odaklanma/bölüm yöneticileri ürettikleri ürünün akıbetinden sorumludur.

Zayıf yönleri; kaynakların ve faaliyetlerin çoğalması maliyeti yükseltir ve verimliliği azaltır.