İlk elektronik hasta kaydı 1960'larda Amerika'da Massachusetts Genel Hastanesi, Bilgisayar Bilimleri laboratuvarında geliştirilmiştir.

Hasta Odaklı Standartlar
• Uluslararası Hasta Güvenlik Hedefleri
• Hizmete Erişim ve Hizmetin sürekliliği
• Hasta ve Yakınlarının Hakları
• Hastaların Değerlendirilmesi
• Hastaların Bakımı
• Anestezi ve Cerrahi Bakım
• İlaç Yönetimi ve Kullanımı
• Hasta ve Yakınlarının Eğitimi

Klinik veriler arasında; hastanın öyküsü, şikayetleri, progres notları, doktor istemleri, ameliyat raporları, patoloji raporları, acil servis raporları, hemşire bakım planı, sosyal hizmet değerlendirmeleri, yardımcı hizmetler raporları, taburculuk özeti ve konsültasyon gibi gerekli görülen diğer değerlendirme raporları yer alır. Hastanın etnik kökeni hastanın sosyoekonomik verileri arasındadır. Doğru cevap D’dir.

Verimli bir arşiv hizmeti sunabilmek için aşağıdaki hususlara özellikle dikkat edilmelidir.

• Her şeyden önce arşivin havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir.
• Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak bir ortam hazırlanmalıdır.
• Arşivde çalışma yerleri güney-güneybatı yönünde, depolar kuzey-kuzeydoğu yönünde inşa edilmelidir.
• Arşivin girişi, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik özelliklere sahip olmalıdır.
• Arşivdeki dosyalar ve içindeki belgeler neme, küfe, mantarlara ve sıcaklığa karşı korunmalıdır. Bunun için gerekli olan klimatizasyon (iklimleme) sistemi kurulmalıdır.
• Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddeler kullanılmalıdır.
• Arşivdeki rutubet %50-60 arasında tutulmalıdır. Bu amaçla higrometre (nemölçer) arşivin her bölümünde bulundurulmalıdır.
• Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı arşiv depoları dezenfekte edilmelidir.
• Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır. Raflar pasa, manyetik etkileşmeye ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır.
• Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın zararlarına karşı gerekli tedbirler alınmalıdır.
• Arşivin duvar, döşeme, kapıları vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.
• Yangın tehlikesine karşı özellikle depolarda, ısı yükselmesini ve dumanı algılayan ve
  alarm veren dedektörler kullanılmalıdır.

Doğru cevap C'dir.

Örneğin 100 hastanın yaşlarını, cinsiyetlerini rastgele bir düzenle içeren tablo veri iken, bu tablonun yaşa göre cinsiyet dağılımını gösteren bir diğer tablo veya cinsiyete göre yaş ortalamalarını içeren veriler bilgi olmaktadır.

Sağlık kurumunda görev yapan doktor, hemşire, sağlık çalışanı ve öğretim üyelerinin bilimsel araştırma yapmalarına imkan sağlayan hasta dosyaları arşiv bölümü tıbbi araştırmalar bölümüdür. Doğru cevap C'dir.

Türk Ceza Kanunu’nun 239. maddesinde; sıfat veya görevi, meslek veya sanatı gereği vakıf olduğu sırrı, yetkisiz kişilere veren veya ifşa eden kişinin bir yıldan üç yıla kadar hapis ve beş bin liraya kadar adlî para cezası ile cezalandırılacağı düzenlenmiştir.

Kodlama ve İstatistik Bölümünde Yapılan İşler
• Eksik dosyalar bölümünden gönderilen hasta dosyalarını inceleyerek dosyadaki tanı/tanıları ve
ameliyatları (tıbbi işlemleri) yönetimce tespit edilen hastalıkların uluslararası sınıflandırma sistemlerine göre kodlamak.
• Kodlanan hastalık ve ameliyatlara ait kodları hastalık ve ameliyat indekslerine, hasta dosyalarına
veya bilgisayara kaydetmek.
• Hastalık ve ameliyat indekslerine göre hastalık ve ameliyatlara ilişkin bilgilerin istatistikleri tutarak
ilgili kurum veya kişilere sunmak.
• Hastane yönetimi tarafından periyodik istatistiklerin dışında istenilen bilgi ve istatistiksel verileri
hazırlamak ve gerektiğinde bu verileri istatistiksel yöntemlerle değerlendirerek yorumlamak ve hastane yönetimine bildirmek.
• Bildirimi zorunlu olan hastalıklar ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak.
• Her yılbaşında tıbbi istatistik bülteni hazırlayarak hastane yönetimine sunmak.

Doğru cevap E seçeneğidir.

Ülkemiz hastanelerinde ICD 10’un kullanımı, 1 Temmuz 2005 tarihi itibariyle zorunlu
hale gelmiştir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Araştırmacıların kullanabilmesi ve oluşturulduğu alanda bilgi içeren tek veya önemli bir kaynak özelliği taşıması genel olarak bir belgenin “arşiv belgesi” olabil­mesi için gereken özelliklerden biridir. Ancak bir belgenin arşiv belgesi olabilmesi için sonradan duyulması gerekir, yani II numaralı madde yanlıştır. Bu nedenle cevap “D” seçeneğidir.

Kişinin, bireysel olarak belirlenmesini sağlayan her türlü bilgi kişisel veridir. Kişisel sağlık verileri kişinin hayat hakkı, sağlık hizmeti alma hakkı, özel hayata ve aile hayatına saygı hakkı, ayrımcılığa maruz kalmama hakkı, düşünce vicdan ve din özgürlüğü hakkı bağlantılıdır. Özel hayatın gizliliği ve korunması kapsamında;

• Hastanın bilgilendirilmesi: Hasta kendisine uygulanacak tedavi hakkında anlayabileceği bir dilde bilgilendirilmelidir.
• Rıza, onam alınması: Hasta bilgisinin kullanılması ile ilgili olarak hastadan veya yasal temsilcisinden onay alınmalıdır.
• Hasta kimliğinin gizlenmesi: Hastanın kimlik bilgisi saklanmalı, bilginin korunması için gereken önlemler alınmalıdır.
• Erişim ve düzeltme: Kişiler kendileriyle ilgili bilgilere erişme bu bilgileri düzeltme, ve silme (bloke etme) hakkına sahip olmalıdır.

Kâğıda dayalı kayıtların güçlü yanlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
• Anlaşılan noktalar anlık olarak oluşturulmakta,
• Gizlilik ve mahremiyeti gizleme kolay gerçekleşmekte,
• Bilgisayar sistemlerinin çalışmaması, hata
yaşanması gibi çekinceler ortadan kalkmaktadır. Cevap: A şıkkıdır.

Yeterli Mali İmkânlar; Diğer kurum ve kuruluşlarda olduğu gibi hasta dosyaları arşivlerinde de verimli bir çalışma ancak yeterli mali imkânların olması, gerekli malzeme ve cihazların varlığı ile mümkün olabilir. Doğru cevap D' dir.

Bazıdurumlarda kişisel bilgilerin açıklanması sır saklama yükümlüğünü yerine getirmeme olarak anlaşılmaz. Bu durumlar şunlardır:

• Sosyal Güvenlik Kurumları: hizmet
verdikleri kişilerin tıbbi kayıtların
kendilerini ilgilendiren kısımlarını ilgili
kişi ve kurumdan isteyebilirler ve bu istek
yerine getirilmelidir.
• Özel sigortalar: Özel sigortalarda bazı
durumlarda sigortalılarının kayıtlarını alma
hakkına sahiptirler, kanunlar buna izin
vermektedir.
• İşveren: Özel hizmet sözleşmesine ya da
başka türlü bir statüye dayanarak çalışanların
işverenleri, çalıştırdıkları kişinin tıbbi
kayıtlarından kendisini ilgilendiren kısmını
isteyebilir. Bu, kişisel hayatın gizliliğine aykırı
sayılmaz. Örneğin sağlık raporları.
• Sağlık Bakanlığı: Bütün özel ve kamu
sağlık kurumlarını denetleme yetkisi bulunan
Sağlık Bakanlığı’nın tıbbi istatistikleri
oluşturmak ya da toplum sağlığı açısından
önemli durumları öğrenmek için tıbbi kayıtları
öğrenme hakkı vardır.

Meslektaşların kişinin sağlık hizmetlerine erişmesi durumu sorumluluk ihlali olarak değerlendirilir.

Problem Odaklı Kayıt, hastanın yaşadığı probleme göre kayıt edilmesidir. Problem odaklı kayıt 1970'lerde Dr. Lawrence Weed tarafından sunulmuştur.

İdari davalar devlet kurumları tarafından yapılan işlere karşı açılan davalardır. Söz konusu davalarda sağlık çalışanlarının iyi düzenlenmemiş hasta dosyaları nedeniyle karşı karşıya kalması mümkün değildir. Diğer dava türleri ile sağlık çalışanı karşı karşıya kalabilir.

Hasta indeksleri, hasta dosyalarının bulunmasında en önemli araçlardan birisidir. Hasta indeks kartı hastaya ait bilgilere ve özellikle dosya numarasına kısa sürede ulaşmak amacıyla kullanılır. Hasta indeks kartında, hastanın soyadı, adı, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi (gün, ay, yıl), dosya numarası ve adresi bulunur.

Özel hastanelerde, özel hastaneler yönetmeliği gereği merkezi bir hasta dosyaları arşivi kurulması zorunludur. İlgili diğer mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, özel hastanede tutulan hasta dosyaları, en az yirmi yıl süre ile saklanır.