HAP Hazırlama Kılavuzu’nda hastanede afet ve acil durum yönetimi kapsamında kullanılması işleyişi ve bilgi yönetimini kolaylaştırabilecek form örneklerine yer verilmiştir. Kılavuz’da yer verilen formlar başlıca beş kısımda incelenebilir: 1.Planlama aşamasında kullanılan formlar 2.Operasyon anında kullanılan formlar 3.Raporlama amacıyla kullanılan formlar 4.Diğer formlar 5.Özel kullanım amaçlı formlar.

'Form-09 Hasta Dosyası Formu' 2. kısımda yer almaktadır.