Fiziksel dosyalara erişim, elektronik belgelerle aynı kurallara tabi olmalıdır.

Elektronik olmayan belgelerin tanımlanması için kullanılacak üstveriler elektronik belgelerle aynı olmalıdır.

EBYS, bünyesinde bir sistemi barındırmalı ya da bu sistemlerle uyumlu çalışabilmelidir.

Bir EBYS, halen kağıt ortamında kullanılan belgelerin de yönetimine izin vermelidir.

Fiziksel belgelerin hangi raf ve dolapta bulunduğu bilgisi, ya da fiziksel belgenin zimmet karşılığı takibi yapılıyorsa hangi tarihte kime teslim edildiği bilgisi elektronik ortamda takip edilebilmelidir.